Moguće je imati popis obaveza koji vas oživljava, pomaže vam odrediti prioritetni dan i motivirati vas da nastavite dalje, čak i nakon onih neizbježnih ometanja ili zastoja. Ipak, toliko mnogo ljudi koji pišu popise nađe se da ne mogu provjeriti sve do 18 sati.
I to uglavnom zato što svoje popise ne prave ispravno. U stvari, mnogi ljudi obično ubijaju vlastitu produktivnost.
Ako ste krivi za bilo što od sljedećeg, možda bih razgovarao s vama.
1. Postavljate vrijeme za energetske vampire
Čak i ako nikada prije niste čuli ovu frazu, znate tko su ti ljudi: Oni troše vašu energiju usredotočujući se isključivo na sebe, a ne na dobro tima. Vaše vrijeme i prioriteti se uopće ne registriraju na njihovom radaru. Iz nekog razloga, ta vam osoba stalno šalje e-poštom da vam pomogne u nečemu, što je češće nego ne, dugotrajno nečemu što se završi na vašem popisu obaveza (unatoč tome što nema nikakvu korist od vas).
Rješenje
Lako. Ako nije hitna stvar koja se mijenja u tvrtki, pristojno se možete odvojiti jednostavnim „Sada sam pod tijesnim rokom i nažalost ne mogu vam pomoći ovaj tjedan“. Ako osoba ustraje, nastavite s pitanjem koje postavlja zašto ovo ne pripada tvom tanjuru: "Trenutno radim na tome. Ako je ovo hitno, mogu se zatvoriti u svog upravitelja i pitati ga kako bi želio da mi prioritet postavi. "
2. Navodite stavke koje nisu jasne
Jednostavno rečeno, bilo koja stavka na vašem popisu koja se ne može navesti kao radnja ne bi trebala biti tamo. To uključuje oba zadatka koja su nejasna (odgovorite na projekt) ili višesatna (pokretanje nove linije). Ili se zaglavili pokušavate sjetiti na koji ste projekt željeli odgovoriti ili ste preplavljeni izgledom za pokretanje linije u popodnevnim satima.
Rješenje
Umjesto toga, koristite jasne izraze za stavke na svom popisu, uvijek koristite više detalja nego što mislite da vam je potrebno. Jer u 16 sati vaše misli u 9 ujutro mogu biti sjećanje u daleko vrijeme. A kad su u pitanju oni veći predmeti, razdijelite ih na manje korake. Zapravo bi stavka na vašem popisu mogla biti, "Nacrt vremenske trake za pokretanje nove linije proizvoda." Ta vremenska traka tada postaju one manje radne stavke koje svaki tjedan možete staviti na svoj popis.
3. Učitavate svoj popis s previše predmeta
Ako je vaš popis idealističniji od onoga što realno možete ostvariti, onda se postavljate za neuspjeh i sprječavate sebe da postignete to ostvarenje na kraju dana. Osim toga, kada napišete previše stvari, veća je vjerojatnost da ćete to previše zastrašiti. Nećete znati odakle početi i povećat ćete vjerojatnost odgađanja.
Rješenje
Belle Beth Cooper, izrađivač sadržaja na Bufferu, podijelio je sa Jeffom Hadenom sljedeći savjet o tome kako preraditi vaš popis obveza:
Kako odrediti što je najvažnije? Obično su to mjere koje su mjerljive, kao i one koje su generativne, što znači kada se dovrše, premještaju cijeli projekt, tim ili tvrtku ka ostvarenju ciljeva.
4. Zaboravljate na rasporede odmora
Naravno, u idealnom svijetu ste mogli ući u ured u 9:00 i raditi non-stop do 18:00. Ali ovo nije idealan svijet i pretvarat ćete se, ogladnjeti i mrakom sjediti satima.
Rješenje
To bi moglo uključivati šetnju (moj osobni favorit), grabljenje nešto za jelo ili piće ili posjet korisnoj ili inspirativnoj web stranici. Trebate ideje? Ovaj popis ističe 55 korisnih i nadahnjujućih web stranica savršenih za brzi radni odmor.
5. Ne dozvoljavate sebi nikakve prostore za sprečavanje prekida
Uložili ste veliki napor da biste razumjeli svoje prioritete i zapisali ih. Ali tada se odvraćaš. E-poštom svog suradnika putem vijesti - popis se nastavlja i nastavlja. Dakle, unatoč svom napornom radu i referenci obojenim u boji, zaobilazite drugu prvu hitnu poruku koja dolazi u vašu poštu.
Rješenje
Ostavite nekoliko praznina u svom rasporedu svaki dan u kojima ne planirate ništa. To će vam dati marže za rad u ovim neočekivanim trenucima. Najgori scenarij? Ništa hitno ne iskoči i dan završiš ranije.
Pored toga, mnogim prekidima možete izbjeći i proaktivno: učinite svoj status "zauzetim" u bilo kojem internom chatu, postavite telefon da ide ravno u glasovnu poštu i prilagodite postavke e-pošte, tako da ćete biti upozoreni samo kad vam određeni ljudi pošalju poruku, (Evo kako to učiniti u Gmailu i Outlooku.)
Ne postoji pravi način da se napravi popis obveza, ali način na koji se približite vašem može vam uljepšati ili uništiti dan. Dakle, bez obzira na to što koristite - aplikaciju, računalo, staromodnu olovku i papir - izbjegavajte ovih pet ubojica produktivnosti i na vrijeme ćete obaviti prave stvari.
