Nisam matematičar, ali procijenio bih da dnevno dobijem između 100 i četiri milijarde e-poruka. I koliko god bih želio odgovoriti na svaki pojedini, to jednostavno nije moguće. Ne ako želim raditi druge stvari u svom životu, poput prolaska kroz moj popis obaveza i uspostavljanja kontakta s očima s drugim ljudima.
Pa, kako mogu odlučiti tko će dobiti odgovor, a tko se zauvijek izgubio u pristigloj pošti? Pa, obučem svoj Božiji kostim, zatvorim oči i vidim što se događa.
Šalim se, ispadanje produktivnosti pokazalo se kao totalno poprsje. Umjesto toga, radim kroz svoje poruke s najboljim namjerama. Naglasak na najboljim namjerama jer predmeti prolaze kroz pukotine. A ako to učine, obično iz sljedećih razloga:
1. Niste razmatrali moju dostupnost
Vidim ovaj skočni prozor i mislim „Svakako!“ Međutim, otvorim privitak i vidim da je na 65 stranica. I to je otprilike 64 stranice više nego što mogu pročitati u 10 slobodnih minuta koje danas imam.
U idealnom bih svijetu raščistio svoj raspored, razvio vještinu udvostručenja moje brzine čitanja i pružio vam moje najsjajnije povratne informacije. Ali daleko je vjerojatnije da ću pretpostaviti da ću u nekom trenutku moći naći "vremena", a onda to neću moći, a onda se ne sjećam primanja vaše bilješke dok vaš sastanak nije završen.
Čim znate da ćete htjeti nečije "misli", pošaljite ovo: volio bih dobiti vaše mišljenje o mojoj prezentaciji na 65 stranica prije sljedećeg petka. Znam da je to puno za pročitati, pa me obavijestite kada bi bio dobar trenutak da je pošaljem.
2. Uopće niste ništa pitali
Rekli ste da je vaša prezentacija sljedećeg tjedna ovdje. I doista, ovdje je u prilogu ove poruke kako je i obećano.
Ali nisam baš siguran što mi sad trebaš. Želite li opću povratnu informaciju? Potvrda da sam to vidio? Možda namignuta emojija lica?
Svaka pojedinačna poruka e-pošte trebala bi sadržavati sljedeći korak (čak i ako je odgovor "ne potreban"). Nikad ne želite ostaviti primatelja misleći: "Hm, u redu, hvala?"
Isprobajte ovo za veličinu: evo moje prezentacije za sljedeći petak. Volio bih vašu stručnost u odabiru odgovarajućeg memorija SFW. Javite mi ako imate bilo kakvih ideja!
3. Niste mu pojasnili zašto sam pozvan u CC stranka
Zdravo, zdravo, zašto sam ovdje? Iako je uvijek čast biti uključen u ono što će se vjerojatno pretvoriti u neprestani lanac e-pošte koji progoni moje snove, vidim to i odmah sam zbunjen. Ovo je prvi put da čujem za ovaj projekt i bez ikakvog konteksta ne mogu zaključiti otprilike ništa o tome zašto sam zarobljen.
Umjesto da se „petljate u ljude“ i nadate se da će oni to shvatiti, napišite što biste željeli od svih: Jenni: Da li donja vremenska linija djeluje na vaš tim da stvori SFW meme? Tom: Možete li dvaput provjeriti jesu li zapravo sigurni za posao?
4. Niste iskoristili datum dospijeća
Iako ću imati sve namjere reagirati na to, vjerojatno neću. I to nije zato što ste tražili da posudite mačku s apsolutno nikakvim kontekstom. Ali prije nego što prije nego što uopće mogu razmišljati o odgovoru, moram se vratiti svima koji su ušli u moju poštu i s jasnim rokom. Tako da će se ovaj nastaviti gužvati na mom popisu dok ne zaboravim što uopće znači "slanje detalja o Dave mački".
Učinite sebi uslugu i ubacite vrijeme ili datum na koji vam je potreban odgovor. Jednostavno je kao. Možete li me obavijestiti do četvrtka popodne ako imate mačku koju mogu posuditi za moju prezentaciju u petak?
5. Nisi upotrijebio dovoljno riječi koje znam
Neću odgovoriti na to jer ne mogu odgovoriti na to.
Djelomično zato što ne bih ni znao odakle započeti u svom odgovoru, a djelomično zato što nisam siguran hoće li to rezultirati virusom od bilo kojeg robota koji vam je hakirao pretinac.
Brzo još jednom pošaljite e-poštu i pobrinite se da svaka riječ ima barem jedan samoglasnik. U redu, u redu, zauzeti ste - pobrinite se da većina riječi radi.
Uz vrlo rijetku iznimku, vaši suradnici ne smetaju čitateljima. Ni oni nisu savršeni. Oni su samo ljudi poput vas koji pokušavaju ostati iznad svoje pristigle pošte, dok rade svoj posao, dok raspravljaju o tome što će jesti za večeru, jer je ručak bio prije sat vremena i opet su gladni (oh, samo ja?).
Iako ne mogu garantirati da ćete, uzimajući sve moje preporuke, dobiti stopostotan odziv, to će vam dati puno bolji učinak. A ako to možete dobiti upisivanjem nekoliko dodatnih riječi, zašto to ne biste uzeli?
Jesam li išta ostavio? Javi mi na Twitteru!
