Je li u svijetu preopterećenost e-pošte zaista iznenađenje što naše ličnosti pronalaze put u načinu na koji odgovaramo na poruke?
Možda je vaš šef, onaj koji vas pita da li je espresso koji se može injektirati, uspjeti vratiti odgovor u roku od nekoliko sekundi nakon što pogodite „pošalji“ - uzrokujući da se još jednom zapitate jeste li ikad proveo trenutak bez napajanja.
Iako volite neposrednost njegovih odgovora, također znate da ne možete usvojiti njegov stil, usprkos vašim najboljim namjerama. To je zato što ste metodična i postojana osoba - što se prevodi u vašu ulazna osoba u inbox.
Zanima vas gdje spadate u svijet osobnosti e-pošte? Evo pet najčešćih vrsta na koje ćete naići u bilo kojoj pristigloj pošti. Možda ćete se vidjeti?
1. Demon brzine
Poznati ste kao osoba koja nikada nikoga ne ostavlja da visi - čak ni sat vremena (osim ako niste na ručku, naravno, ali čak i tada, oči su vam zalijepljene za telefon). Čim stigne poruka e-pošte, vi ste na njoj i zatvarate odgovor.
Iako je sjajno što ste iznad svojih poruka, ako ga koristite kao zamjenu za stvarni posao koji izbjegavate, to je problem. Zadovoljavajuće je očistiti red, ali ako ste osam sati kasnije još uvijek ušli u pretinac pristigle pošte, možda ćete biti ovisni o ispunjavanju jednostavnog zadatka otkrivanja odgovora, umjesto da uronite u pravi posao koji zahtijeva stvarnu snagu mozga.
2. Duh
Oh, kako bih volio reći da "ghosting" postoji samo u datiranju, ali istina je da je ova praksa prilično česta i u stručnim krugovima; u stvari, to traje sve dok se međusobno dopisujemo. Ali sada, uz sve digitalne stvari i, prema tome, trenutno, ne možete okriviti svoj nedostatak odgovora na nestali kamion pošte ili čak i loše povezivanje - to jednostavno nisu zakoniti izgovor.
Krivi ste za duhove ako ste osoba koja bi radije ostavljala e-poruke - posebno one na koje niste sigurni kako odgovoriti - da odgode u pristigloj pošti. Nemojte se zavaravati u razmišljanju da netko kupuje vaše "slučajno sam ga ostavio u mapi s nacrtima".
Pa ću reći ono što vaši suradnici vjerojatno žele da vam kažu: Bilo kakav odgovor, (pa i gotovo bilo koji), bolji je od potpune radio-tišine. Čak je i kratka napomena, „Shvatio sam vašu poruku, radeći na detaljima!“, Bolja od puštanja vašeg tima da se pita je li njihovo pitanje palo u potpunu crnu rupu.
3. Slučaj za slučajne slučajeve
U vijestima se uvijek nešto nalazi o situaciji u kojoj su se nalazili i s katastrofalnim rezultatima. A ako ste krivi za to jednom ili dva puta, nema velike stvari.
Ali, kad petljate svoj tim u sve što primite, bez provjere je li to zapravo bitno za vaše suradnike, riskirate ne samo da nervirate svoje kolege, već i gubite relevantnost.
Iako je marljivo i pažljivo od vas da ih cijelo vrijeme pokušavate uključiti, razmislite o činjenici da bi se mnogi radije doveli do brzine kasnije, kada je to potrebno da oni stvarno doprinesu.
4. Odsutni
Možda vam se sviđa da imate tajanstvene podatke o svom mjestu stanovanja. Ili ste možda obično obično krivi što ste zaboravili uključiti i isključiti svoj automatski odgovor. Bez obzira na to, zbog vaših čestih odmora, bolesnih dana ili nejasno definiranih izostanaka, vaše kolege su ljubomorne, frustrirane ili potpuno dosadne. Kad suradnici vide auto-odgovor - opet! - prisiljeni su preskočiti zahtjev za unosom i preći na sljedeću osobu.
Ako želite povećati povjerenje i poštovanje svojih kolega, učinite sebi uslugu i razmislite dvaput prije postavljanja suvišnog odgovora izvan ureda. Možda je vaš popravak prilagodba poruke točnoj situaciji i održavanje datumskog raspona automatskog odgovora "apsolutni minimum".
5. Maker greške
"UPS oprosti! Evo privitka. "
Zvuči poznato? Možda ste samo brzi okidač i ne možete vam pomoći da otpustite e-poštu, samo da biste kasnije shvatili da ste zaboravili jedan bitan korak na koji vas podsjećaju kada vas šest vaših suradnika pingne po klizaču koji ste zaboravili dodati.
A često se nađete s 65 različitih lanaca e-pošte jer ste zaboravili odgovoriti na dva od tri pitanja supervizora ili ste posljednje pitanje ostavili praznim u HR anketi.
Potrebna brzina treba provjeriti na poslovima vrata kada izbacivate te odgovore. Samo zato što pokušavate odbiti vrata, to ne znači da je u redu žuriti i naknadno izbaciti neuredne odgovore. Učinite li svojim suradnicima (i pristiglom poštom) uslugu i triput provjerite jeste li odgovorili na svako pitanje i priložili sve relevantne dokumente prije otpuštanja odgovora.
Dakle, možda ste to uspjeli napraviti kroz ovaj popis i možete imenovati suradnika (ili šefa) za svaku vrstu, ali ne i sebe. Pa, čestitke! Izbjegli ste neke uobičajenije navike i to je razlog da se potapšate po leđima.
No, prije nego što se potpuno oslobodite udice, ne zaboravite na neke manje stvari zbog kojih možete izgledati nehotice manje samouvjereno ili nepristojnije nego što namjeravate. Nitko ne očekuje da ste superstar e-pošte, ali postoji puno razloga za pokušaj poboljšanja, pogotovo nakon što primijetite vlastite manjkave navike.
