Podignite ruku ako u ovom trenutku imate barem jedan e-mail koji ste već trebali poslati - prije jedan dan, prije tjedan dana, pa čak (eek!) Prije mjesec dana.
Znam da nekoliko poruka koje trenutno kasnim u slanju. Ipak, oni mi uvijek polagano padaju na pamet prije no što odem spavati - u tom trenutku obećavam sebi da ću ih prvo poslati sutra ujutro.
Tada prolazi vrijeme i prođe još malo, i prije nego što to znam, suočavam se sa situacijom u kojoj je gotovo neugodno reagirati. Nije li se bolje pretvarati da je uhvaćen u neželjenoj pošti?
Ne. A da bih konačno poslao tu poruku e-pošte, stvorio sam nekoliko predložaka koji će oboje spasiti vašu profesionalnu reputaciju i učinit će vašem primatelju bolje razumijevanje kašnjenja.
1. Za „prijateljske“ e-poruke koje tehnički ne zahtijevaju odgovor
Odgoda je odgovarati na takve vrste e-poruka, jer vaše svakodnevne odgovornosti obično imaju prednost. Ali vjerujte mi, bolje je poslati kasni odgovor nego nikad poslati jedan. Samo pripazite da se iskreno izvinite i dokažite da vas, unatoč svom zamornom odgovoru, zanima život druge osobe.
2. Za zahtjev e-pošte
Kad vas netko zatraži za informaciju ili pomoć i zaboravite odgovoriti (ili odložiti jer nikad nije pravo vrijeme), možete se osjećati prilično krivim. Pokažite osobi koja je posegnula da niste kreteni radeći najbolje što možete da mu sada pomognete.
3. Za e-poštu s lošim vijestima
Nevjerojatno je jednostavno odložiti loše vijesti (i pronaći milijun razloga za to). Međutim, na kraju morate raskinuti taj Band-Aid. Prvo se ispričajte, zatim pokušajte objasniti situaciju, i na kraju, zapravo se potrudite pomoći!
4. Za svaku drugu e-poštu
Za sve te razne, oh-gosh-ja-stvarno-moram-za-odgovoriti e-poštu, ovaj predložak možete koristiti kao pokretač.
Da biste odgovorili na zakašnjelu poštu uvijek je potrebno malo volje. Ali znate da ćete se osjećati bolje kad to učinite - a sada kada imate ove predloške, nema opravdanja da ne tražite "pošalji".
