Vjerojatno ste čuli savjet kako svaki pojedinačni e-mail koji šaljete mora sadržavati jasan poziv na akciju za primatelja. Ima smisla - ako nemate ništa što bi im zapravo trebalo učiniti s tom e-poštom, trebate li je zaista slati?
No, ako budete jasni u vezi s tim što vam treba, možete se osjećati pomalo kontratuktivnim. Ne želimo izgledati poput parolera, pa šaljemo poruke toliko uljudno nejasne, da su na kraju potpuno nejasne. Primatelj dolazi do kraja i misli: "Uhhh, u redu … Što sad?"
Kriv prema optužnici? Niste sami - zato sam sastavio ove jednostavne predloške za pozivanje na radnju koje možete kopirati, lijepiti i koristiti u vlastitim porukama e-pošte.
Neki pozivaju na akciju: Do i nemoj
Prije nego što prijeđemo na predloške, obuhvatimo nekoliko najboljih praksi koje biste trebali imati na umu prilikom korištenja poziva na akciju u svojim e-porukama.
Ovaj bi prvi mogli vjerojatno vidjeti: Ne budite previše općeniti. Budite precizni o onome što vam treba od te druge osobe.
Slanje e-pošte s priloženim izvješćem na 80 stranica i pokrivačem poput "Hej, možete li to pogledati?" Samo će preplaviti vašeg primatelja - što znači da vjerovatno nećete dobiti odgovor.
Umjesto toga, pitanje poput: "Možete li pogledati stranice 18-24 i javite mi imate li promjena do srijede?", Pruža jasan i koristan smjer.
Zatim uključite rok sa svojim pozivom na akciju. Shvaćam - zbog čega se osjećaš gipko. Ali, vjerojatno znate koliko je iritantno kad vam netko pošalje nešto za što ne morate znati kada to treba. Uklonite svaku zbrku odmah oko šišmiša tako što ćete jasnu vremensku traku.
Napokon, ne zaboravite reći „hvala“ odmah nakon vašeg poziva na akciju. Da, istovremeno možete biti otvoreni i milostivi, a to će vam također pomoći da olakšate bilo kakve vlastite živce oko toga da budete tako napredni u odnosu na ono što vam treba.
Razumiješ? Sjajno! Uključimo se u pozive na radnju koje možete kopirati i zalijepiti u neke uobičajene scenarije e-pošte.
Poziv na akciju br. 1 kada trebate odgovor na pitanje
Predložak: Možete li me obavijestiti? Treba mi odgovor da bih mogao. Hvala!
Primjer: Možete li me obavijestiti je li klijent još odgovorio? Potreban mi je odgovor do petka da zaključim ovaj posao. Hvala!
Pozovite na akciju br. 2 kad vam zatreba povratna informacija o nečemu
Predložak: Molimo pošaljite svoje povratne informacije najkasnije do. Hvala puno!
Primjer: Molimo pošaljite svoje povratne informacije o slajdovima 10-20 ove prezentacije pomoću Google Doc-a s kojim sam povezan u ovoj e-pošti najkasnije do zatvaranja posla 30. studenoga. Hvala vam puno!
Pozovite na radnju broj 3 kada trebate potvrditi sastanak
Predložak: Možemo li se sastati na raspravi? Javite mi ako to uspije za vas. Hvala vam!
Primjer: Možemo li se sastati u četvrtak u 10 sati kako bismo razgovarali o redizajnu web stranice? Molim vas da me obavijestite do sutra ako vam to odgovara. Hvala vam!
Poziv na akciju br. 4 kad šaljete nadopune ili resurse
Predložak: Pregledajte prije i slobodno me kontaktirajte s bilo kojim pitanjem. Hvala puno!
Primjer: Pregledajte priloženi izvještaj koji ističe brojeve prometa ovog mjeseca prije sastanka našeg tima i slobodno me kontaktirajte s bilo kojim pitanjima. Hvala puno!
Poziv na akciju br. 5 kada vam treba samo odgovor
Predložak: odgovorite na ovu poruku e-pošte od korisnika. Ako se do tada ne čujem s tobom, hoću. Hvala!
Primjer: odgovorite na ovaj e-mail sa svojim RSVP-om do utorka. Ako se do tada ne čujem s vama, pretpostavljam da ne prisustvujete ručku. Hvala!
Znam kako čudno može izgledati toliko jasno o onome što trebate u svojoj e-pošti. Ali, ozbiljno, nemojte paničariti.
Zapamtite da ova razina jasnoće zapravo pomaže primatelju. Spremite im korake i dodali ste posao da pronađu ono što trebate učiniti. I premda se čini pretjerano asertivnim, obećavam da će većina ljudi cijeniti (a možda čak i učiti!) Činjenicu da ste tako neposredni i transparentni.
