Opsjednut sam proizvodnjom što je moguće ljudskije, bilo da je to postavljanje boljih rokova ili pronalaženje najučinkovitijeg načina za zakazivanje mojih dana.
Ali moja je pretinac pristiglih i dalje bio velik. A pokretač je: slao sam puno istih e-mailova iznova i iznova.
Tada sam počeo koristiti konzervirane odgovore. Ako s njima niste upoznati, možete spremiti odgovor koji napravite i umjesto da ga stalno ispravljate, možete kliknuti i umetnuti u svoju e-poštu, štedeći vam vrijeme i trud.
Još nije prodan? Napisao sam pet uobičajenih predložaka koji štede vrijeme da biste započeli rad i uvjeravam vas da to ima smisla. (Prvo, morate se postaviti. Ako ste korisnik Gmaila, ovdje ćete pronaći upute. A ako ste Outlook korisnik, oni se nazivaju "Brzi dijelovi" i možete ih vidjeti ovdje.)
1. Odložiti odgovaranje
Ponekad možete brzo odgovoriti. Ali drugi će put vaš odgovor zahtijevati dodatnu misao ili rad s nogama. Budući da osobu u međuvremenu ne želite ignorirati, pošaljite je tako da joj javi da ćete odgovoriti kad možete. To izgleda ovako:
2. Smanjiti situaciju
Znate da je jedna od najgorih stvari koje možete učiniti kada napetost raste, recite nekome kako se osjećate putem e-pošte. Umjesto da riskirate kada su emocije snažne, upotrijebite unaprijed izrađeni predložak da biste bili sigurni da koristite radno mjesto odgovarajućeg tona. To izgleda ovako:
3. Dijeliti upute
Govorite li neprestano ljudima kako se kretati po vašoj web stranici ili koristiti vašu bazu podataka? Umjesto da iznova i iznova oblikujete upute, upišite je jednom i nećete se morati brinuti zbog nedostajućih koraka kad ste pod stresom ili ste super zauzeti (ili ponavljate posao cijeli tjedan). To izgleda ovako:
4. Izvršiti posao s niskim prioritetom
Imate previše na tanjuru? Držite svoju e-poštu konciznom i iskrenom, nudeći alternative. Pokušaj ovo:
5. Slanje priloga
"Molim vas pronađite u prilogu …" mora biti jedan od najčešćih odgovora na e-poštu, što ga čini savršenim kandidatom za predložak odgovora u obliku konzerve. (Samo pripazite da datoteku priložite prije nego što kliknete "Pošalji!"). Pokušaj ovo:
Spremanje odgovora putem e-pošte pomoći će vam u upravljanju pristiglom poštom - i vašim vremenom. Na ovaj način ih možete napisati kad se osjećate ravnodušno i jasno razmišljate, i pružite im pri ruci za taj stresan, vremenski raštrkan dan.
Konačno, nemojte zaboraviti da samo što su spašeni ne znači da su postavljeni u kamenu. Slobodno ih promijenite ako trebate, pa će oni istinski raditi za vas ako krenete naprijed.
