Obožavam pisati i volim sva „pravila“ koja dolaze uz to. I premda shvaćam da je kopiranje mojih tweetova i postova na Facebooku prije nego što ih podijelim sa svijetom većini ljudi, mnogo mislim da bi trebalo postojati nekoliko pravila pisanja, posebno na poslu.
Ali mnogi od nas (uključujući i mene) ih svakodnevno razbijaju, često ni ne shvaćajući. I dok savršena proza možda nije od najveće važnosti u svakom uredu ili industriji, vjerojatno postoji netko - kolega, klijent ili vaš šef - koji primijeti vaše pisanje i, što je još gore, na temelju toga prosuđuje vaš profesionalni rad,
Prije nego što sastavite još jednu poruku e-pošte, uzmite u obzir najčešće pogreške u pisanju na radnom mjestu i slijedite ovaj vodič kako biste ih izbjegli.
1. Pisanje previše ležerno
Primjer: Thx za povratne informacije, Joe! Hoće li sutra f / u.
Sretan sam što radim u prilično ležernom okruženju - onom u kojem možemo (i radimo) nositi flip-flops za rad i masovno slati e-poštu smiješno Photoshopped snimke slika jednih drugih.
Ali ta ležernost nije pravilo za svaki ured, što znači da je najbolje biti profesionalni nego neozbiljni u svom profesionalnom pisanju. Iako to očito znači zaobići kratice i sleng, to također znači pisanje cjelovitih rečenica, korištenje ispravnog pravopisa i izbjegavanje nadimaka. Možda dođe vrijeme kada ćete biti dovoljno ugodni da razgovarate opuštenije s primateljem svoje poruke, ali u poslu je uvijek bolje igrati sigurno (i profesionalno) nego žaliti.
2. Upotreba pasivnog glasa umjesto aktivnog
Primjer: Priloženi dokument primio je tim.
Izvedimo prvo ovo s puta: Pasivni glas - to jest kada je primatelj radnje predmet rečenice (u ovom slučaju dokument) - nije gramatički netočan. Ali rečenice koje su izražene pasivno često izgledaju nespretno ili nepotrebno nejasne. Aktivni glas - kada je onaj koji poduzima radnju je predmet rečenice - obično je izravniji i jasniji. Također zvuči autoritativnije i može biti bolji način da pokažete vlasništvo ili odgovornost za ono što ste učinili. ("Štedio sam klijentu 5000 USD" pokazuje vaše dostignuće mnogo bolje nego "5000 $ je bilo spremljeno.")
3. Prekomjerna upotreba uskličnika
Primjer: Bok Bob! Nadam se da ste imali sjajan vikend! Želim pratiti izvješće o prvom tromjesečju i nadao sam se da ćete mi moći poslati najnoviji nacrt - ali bez žurbe! :-)
Definitivno dobivam razloge zbog kojih ljudi u profesionalnom pisanju dobivaju usklik. Lako je pogrešno protumačiti ton ili emociju koja se krije iza e-pošte, ako ne i vrlo očiti prikazi temperamenta, a ljudi često pišu pisanje uskličnicima u pokušaju da pokažu da su prijateljski raspoloženi. Ali istina je da jednostavno nije profesionalna - i što je još gore, može se naići na maloljetnike. (Isto vrijedi i za emotikone - osmiješno lice vam nikad neće dati poantu na inteligentan način.)
Imajte na umu da uskličnici imaju značenje isticanja i oni imaju tendenciju da gube smisao kada se pretjerano koriste. Koristite ih štedljivo, a kada ste u nedoumici, uopće.
4. Pisanje nejasnih tema
Primjer: Predmet: utorak; Tijelo: trebam izvješće za prvo tromjesečje dostavljeno do idućeg utorka.
Predmet e-pošte trebao bi biti kratak sažetak onoga što se nalazi u tijelu. Ovo je vrlo jednostavan koncept koji, začudo, još uvijek nije shvatila velika većina radnog svijeta. No, kada većina nas primi više od 200 poruka e-pošte dnevno i često je potrebno skenirati u pretrpani pretinac zaglavljene pošte za teme koje tražimo, može biti posebno jeziva pogreška prilikom pisanja teksta da vaše teme ostanu nejasne.
Uz svu profesionalnu komunikaciju, vaš je cilj pružiti jasnoću što je brže moguće - a e-poštom započinje s naslovom teme. U gornjem primjeru, "Izvještaj o Q1: Sljedeći utorak" trebao bi biti mnogo jasniji nego jednostavno, "Utorak".
5. Dobivanje žargon-sretno
Primjer: Možete li povući FS brojeve i provjeriti da li paralelno odgovaraju našem STH broju?
Iako biste mogli pomisliti da vam se buzzword-ovima industrije ili tvrtke čini da zvučite profesionalno i bez znanja, to pobija vašu svrhu ako nitko ne može razumjeti što govorite. Zapamtite, čak i ako mislite da će vaš izravni primatelj znati o čemu govorite, vašu poruku mogao bi proslijediti drugima, unutar i izvan vaše organizacije.
Najbolja poruka e-pošte ili obavijest je ona koja čini vaš stav (ili vaš zahtjev ili odgovor) lako vidljivim, a žargon nepotrebno prikriva tu svrhu.
Da, svi povremeno kršimo ta pravila (hej, mnogim sam danima poslao osmijeh preko interoffice e-pošte). I to brzom e-poštom u povremenom uredu bliskom suradniku, s vremena na vrijeme? Fino. Ali, općenito, vaša je najbolja opklada igrati na sigurnom, ostati profesionalni i pregledati svoj rad kako biste izbjegli ove uobičajene pogreške u pisanoj komunikaciji.
Želite nastaviti poboljšavati svoje pisanje? Evo kako u 10 minuta možete postati bolji pisac.
