Trčite iz sastanka u sastanak. Vaša pristigla pošta napunjena je krovnjacima (a vi ste ovdje gore). Svakodnevno provodite sate i sate radeći, a još uvijek se ne osjećate kao da ste se udubili na popis obaveza.
Razumijemo. Bili smo tamo. A znamo da jednostavno neće biti dovoljno sati u danu. Dakle, sastavili smo popis vrhunskih savjeta o produktivnosti koji pomažu u tome da većinu vremena imamo.
Od planiranja napada dnevno, pa sve do sprječavanja da se e-pošta svlači onih distrakcija za koje se čini da se uvijek pojavljuju, pomoći ćemo vam da učinite sve što je moguće efikasnije, tako da konačno imate vremena za druge stvari (poput, znaš, spavaj).
Planiranje obaveza
- Ne precjenjujte broj stvari koje možete učiniti u jednom danu. Umjesto da stvorite ogroman popis zadataka (i osjećate se frustrirano kad ga ne dovršite), pokušajte s našim popisom obveza 1-3-5: planirajte dobiti jedan veliki zadatak, tri srednje veličine i pet sitni zadaci koji se obavljaju svaki dan.
- "Ako sam već nešto završio, to zapišem i provjerim na popisu. Uvijek je dobro vidjeti nešto što ćete učiniti. " Michael Peggs, @michaelpeggs
- Pokušajte povezati emocije sa svojim zadacima: Podsjećanje na to da ćete se, ako dovršite veliki korak s klijentom, osjećati "pobjedonosno" ili obaranje poreza, dobit "ogromno olakšanje" možda samo pojačani napredak koji vam je potreban za to.
- Nikada ne stavljajte ogroman projekt kao samo jedan zadatak na vašu listu. Umjesto toga, razdijelite ga na manje zadatke koji će vam pomoći da ostanete na tragu postizanja vašeg konačnog cilja.
- "Zahvaljujući Evernoteu, moj se organizacijski sustav pretvorio iz nespretnog združivanja stranica bilježnica, ljepljivih bilješki i datoteka uređivanja teksta u čvrsto utkani, integrirani sustav Evernote koji se sinkronizira preko mog prijenosnog računala, mobitela i tableta. Od bilješki klijenata, skica blogova do skripti govora, sve je tu. “ Michael Terrell, @michaelterrell
- Dok razmišljate o svim stvarima koje trebate učiniti - i u poslu i u životu - razmislite koje zadatke možete ukloniti sa tanjura tako što ćete ih dodijeliti van.
- Prvo napravite ono što želite učiniti. To će vas potaknuti da to obavite brže, tako da možete pristupiti zadacima u kojima više uživate, a ostatak dana ćete učiniti malo boljim.
- Ispunite jedan značajan zadatak prije ručka. Ako vam se jedna velika stvar odmakne od rane, možete iskoristiti oživljavajuću pauzu za ručak i započeti poslijepodnevno svježe, a da ne osjetite paniku zbog ogromnog posla na vašem popisu.
- "Svake nedjelje sastavljam popis onoga što trebam ispuniti u tom tjednu. Blokiram dan da završim predmete. Zadnjih 30 minuta svakog radnog dana spremim za izradu plana za sljedeći dan s tri prioriteta. Posljednjih 30 minuta također koristim za zatvaranje zadataka i provjeru e-pošte. To olakšava rana jutra! “ Anna Runyan, @classycareer
- Postoje brojni sustavi za upravljanje zadacima, tako da je u konačnici riječ o pronalaženju onoga što za vas funkcionira i tome se pridržavate. Stalno isprobavanje novih sustava dugoročno će vam gubiti vrijeme, stoga provedite mjesec dana eksperimentišući, a zatim se predajte. Savjet: Vaš krajnji sustav možda je kombinacija nekoliko!
Suočavanje s e-poštom
- Provjerite e-poštu samo u određeno vrijeme tijekom dana i pokušajte je ograničiti na samo 4-5 puta dnevno. Ako nemate gotovo toliko samokontrole, upotrijebite alat poput Inbox Pause kako biste spriječili da se e-poruke prikazuju u pristigloj pošti dok ih ne budete spremni.
- Ako vam se e-pošta stvarno spušta, pokušajte Ninja sustav za upravljanje vremenom samo provjeriti dva puta dnevno.
- Trebate odgovoriti na e-poštu u žurbi? Na dnu stranice dodajte perfinirani potpis „Poslano s mog iPhonea“, čak i ako šaljete e-poštu s računala. Iako to ne biste trebali stalno raditi, brz je način da izbacite odgovore iz jedne rečenice bez da ljudi misle da ste nepristojni.
- Približite se svojoj e-pošti s obzirom na to koliko će vam vremena trebati da odgovorite na njih. Ako će vam trebati manje od tri minute, odmah to učinite. Ako će trebati više od toga, ostavite ga. A onda, kad imate veliki dio vremena, prvo se pozabavite tim.
- Što brže odgovorite, kraći je vaš odgovor - i manje ćete vremena morati trošiti s objašnjenjima "Izvinite zbog odgođenog odgovora". Dakle, ako ne možete odgovoriti na e-poštu u roku od 48 sati, barem odgovorite brzo "Doći ću uskoro!"
- Jednom tromjesečno uradite veliko čišćenje mape pristigle pošte i arhivirajte sve poruke starije od dva do tri mjeseca. (Ozbiljno, odgovaranje na njih u ovom trenutku jednostavno bi bilo neugodno.) Dok e-poruke koje ste pretplatili da se prebacuju u mapu pristigle pošte, donesite odluku o tome da li ih zapravo čitate ili se želite odjaviti.
- "Izbjegavajte da prvo provjerite e-poštu ujutro. Suviše je lako zaobići odgovaranje na poruke. Otkrijem kad čekam da nakon što ispunim neke od prioritetnih stavki na svom popisu obaveza, mogu pružiti više pažnje e-porukama, a osjećam se kao da sam i ja obavila svoj posao. " Hannah Morgan, @careersherpa
- Koristite konzervirane odgovore da izbjegavate ponavljanje istih stvari iznova i iznova. Za bilo koju e-poštu koju redovno šaljete - ili čak samo dio e-pošte, kao što je završni odlomak - stvorite konzervirani odgovor u koji se možete pojaviti kad god vam zatreba. Nikad niste čuli za konzervirane odgovore? Saznajte više ovdje
- Postavite automatske filtre tako da e-poštu odmah izvučete iz pristigle pošte i u pravu mapu. (Ovo je sjajna opcija za stvari poput biltena, kojima se želite vratiti u svoje vrijeme.)
- Upotrijebite Boomerang kako biste izvukli e-poštu iz pristigle pošte sve dok ne budete spremni da se nosite s njima. Ovo je korisno iz dva razloga: Prvo, poruku dobivate iz vida i iz uma, omogućavajući vam razmišljanje o drugim stvarima. Drugo, kasnije vas automatski podsjeća na e-poštu i daje vam manje zadatak da se sami brinete o praćenju.
- Želite li dobiti manje e-pošte u pristigloj pošti? Pokušajte stvoriti automatski odgovor s odgovorima na često postavljana pitanja koja ste dobili. Kad je to moguće, uvijek odgovarajte na poruke e-pošte izjavama, a ne pitanjima kako biste izbjegli previše naprijed i natrag.
Upravljanje sastancima
-
Ne planirajte više vremena nego što vam treba. Većina sastanaka zakazana je za cijeli sat, kada bi trebali biti 20 minuta, 30 minuta ili 45 minuta.
-
Ne zakazujejte „sastanke za ažuriranje“ - davanje ažuriranja može se gotovo uvijek dogoditi e-poštom. Ako svrha sastanka nije ili zajedno donijeti odluku ili dovršiti akciju, otkažite je (ili lijepo predložite šefu da možda nije potrebna).
-
Grupirajte sastanke unazad, kako ne biste prečesto prelazili iz načina sastanka u način rada ili se bavili nezgodnim vremenom između sastanaka za koji smatrate da ne možete ništa učiniti. Još bolje, zakažite dan bez sastanka kako biste imali barem jedan dan kada se zaista možete zaroniti u fokusirani posao.
-
Ako se sastajete s nekim izvan ureda, razmislite trebate li se doista osobno upoznati. Možete li svoj cilj postići umjesto telefonskog poziva ili video konferencije?
-
Budite nevjerojatno proaktivni u pogledu održavanja sastanaka na tragu. Svima pošaljite dnevni red za svaki sastanak, a ako razgovor pređe iz teme, nemojte se bojati ponovno uključiti ga. Jednostavno, „Zakažite vrijeme za raspravu o tome kasnije ako je to korisno, jer nam preostaje samo 10 minuta, ”Savršeno funkcionira.
-
Imate li telefonski sastanak jedan na jedan? Tajno ga nastojte držati ispod 19 minuta. To će vam pomoći da prijateljski chit-chat svedete na minimum i direktno pređete na stvar. A ako se razgovor nastavlja i nastavlja, dajte lijep izgovor zašto se morate spustiti (poput tvrdog zaustavljanja ili telefona koji umire).
Ovladavanje upravljanjem vremenom
- Sastavite svoj raspored na temelju najboljih vremena za postizanje posla. Znaš da si ujutro na licu mjesta? Ovog puta izdvojite za fokusiran rad i pokušajte ga održavati slobodnim od sastanaka i ometanja. Uvijek pogodi zatišje oko 15 sati? Planirajte svaki dan sat vremena za neumjerene zadatke.
- "Ne podcjenjujte snagu malih komada vremena da biste to učinili. Umjesto da trošite 15 minuta između sastanaka, smislite popis malih zadataka koje možete otkloniti za 15, 10 ili čak pet minuta: Odgovorite na e-poruke, kontaktirajte s kontaktom i obavite čitanje u industriji. “ Fast Company
- Niste sigurni kamo ide sve vaše dragocjeno vrijeme? Upotrijebite tracker poput Rescue Time ili Toggl da biste pratili što radite tijekom dana. Kroz tjedan ili dva, počet ćete dobivati osjećaj o tome koji su vremenski krivci - i moći ćete planirati napad kako ćete ih se riješiti.
- Ne biste trebali raditi cijeli vikend, ali pokušajte pronaći nekoliko sati kako biste očistili pretinac pristigle pošte, otklonili manje, nepromišljene zadatke i započeli s bilo kojim novim projektom. Ako to učinite dok gledate film u nedjelju navečer, to može biti sjajan način da se to postigne, a da pritom ne osjetite da radite previše .
- Koristite rokove i rokove u svoju korist. Čak i ako tehnički nemate rok za zadatak, postavite ga sebi. Znajući da imate samo dva sata da nešto učinite, pomoći ćete da ne izgubite sat vremena na internetu.
- Zvuči kontratuktivno, ali obavezno zakažite obilje pauze tijekom dana. Najsproduktivniji smo kada imamo komade usredotočenog rada praćene kratkim odmorima. Pokušajte koristiti internetski tajmer kako biste se podsjetili da ustanete od stola, popijte grickalicu ili malo vode ili razgovarajte s suradnikom nekoliko minuta prije nego što se vratite na kamen za mrvljenje.
- Proračun ograničeno vrijeme za vaše omiljene distrakcije. Znajući da ćete morati provesti 10 minuta na Instagramu nakon što radite nekoliko sati, možete vam izbjeći da sada trošite vrijeme na njega. Osim toga, korištenje toga kao nagrade za naporan rad može vam pomoći ostati motiviran.
- "Ako imate problema s započinjanjem projekta, započejte s pokretanjem crtice. Drugim riječima, odredite određeno vrijeme ili određenu količinu posla na projektu koji morate dovršiti prije nego što prijeđete na bilo što drugo. " 43 Mape
- "Uvijek imate sigurnosne zadatke. Postoje slučajevi u kojima će vam život pokušati onemogućiti produktivnost: Osoba s kojom morate razgovarati nije dostupna, Internet je u padu ili se jednostavno ne možete usredotočiti na zadaću koja vam je potrebna. Uvijek imajte druge mogućnosti kako biste mogli nešto završiti čak i kad ne možete dovršiti svoj osnovni zadatak. “ Upravljanje vremenom Ninja
Suočavanje s distrakcijama
- "Isključujem računalo i ostavljam telefon na čudnim mjestima koja me onemogućavaju da ga odmah pronađem. To osigurava da sam prekinuta i u potpunosti prisutna. A istina je da znam da mom mozgu treba odmor, inače će moj posao patiti. " Christie Mims, @revolutionsclub
- Trebate brzi popravak kako vas suradnici ne bi ometali? Uključite slušalice. Nije glupo, ali ljudi imaju manje vjerojatnosti da će vam se obratiti sa ne hitnim pitanjem ili tračevima ako izgledate spojeni i na zadatku.
- Kad naiđete na zanimljive članke, ne dopustite da vam čitanje sada ometa vašu produktivnost. Umjesto toga, koristite uslugu poput Pocket ili Instapaper da biste ih sačuvali za čitanje kasnije kad imate više vremena (primjerice, možda na putovanju).
- Odredite svaki tjedan besplatan Internet. Iako se velik dio našeg rada oslanja na internet, još uvijek postoje stvari koje moramo bez njega učiniti - a to su često fokusirani zadaci kojih najviše izbjegavamo. Isključite svoj Wi-Fi na nekoliko sati svakog tjedna da biste se upustili u te zadatke.
- Budite agresivni u načinu korištenja društvenih medija na poslu. U idealnom slučaju to uopće ne biste trebali koristiti. Ako morate, ograničite ga na određeno vrijeme "odvlačenja papira" i onemogućite automatsku prijavu kako biste imali prepreku svaki put kada pređete na Facebook. Trebate biti agresivni? Isprobajte aplikaciju poput SelfControl da vam blokira pristup tijekom radnog dana.
- Prestanite pokušavati s više zadataka! Mi stvarno nismo izgrađeni za to, i iako može izgledati kao da sve više radite, na kraju će vam sve trebati duže. Ako vam je ovo teško, provedite tjedan ili dva agresivno mono-zadatkom.
- "Baš kao i obavljanje više zadataka, nered preopterećuje vaša osjetila i otežava vam posao. Dakle, ako vam je teško da se fokusirate, pogledajte stol (i stolno računalo vašeg računala) da biste vidjeli treba li neko od njih. " Ooomf
- Slobodno se isključite od kolega kad vam treba usredotočeno vrijeme. Ako koristite interni sustav za razgovor, dodajte poruku "Ne uznemiravaj" i tako obavijestite ljude da radite na nečemu i kada će vam biti ponovno dostupan. A ako imate stvarni ured s vratima? Zatvorite, s lijepom notom na prednjoj strani koja objašnjava istu stvar.
- Za krajnji fokus, provjerite nijedan vaš uređaj neće vas pingati kad stignu nove poruke. Čak i nešto malo poput zujanja s vašeg telefona može biti dovoljno da uništite produktivan protok.
