Znam da postoji milijun i jedan različit način upravljanja svakodnevnim zadacima pomoću tehnologije. I dok ja obično cijenim digitalna rješenja, uvijek sam bio netko tko upravlja mojim popisom obveza dobrim olovkom i papirom. Ne samo da mi pomaže da budem zaista učinkovit tijekom napornih radnih dana u školskoj školi, dajem prednost zadacima i radim čak i kad nemam podatke o ćeliji, ali doslovno ništa više nije zadovoljavajuće od prekrižavanja dovršenog zadatka sa stvarnog u- napraviti popis.
Ako ste imali problema s pronalaženjem organizacijskog sustava koji radi za vas, ili jednostavno želite pokušati izgubiti nered i vratiti se osnovama, preporučio bih vam da ovaj način snimite! Evo kako to učiniti.
1. Nabavite pravi, teški planer kopiranja
Očito, prvi korak u tome je dobivanje alata koji rade za vas. Važno je koristiti planer na papiru koji odgovara vašem organizacijskom i radnom stilu. Na primjer, koristim Poppinove planere jer oni na lijevoj strani prikazuju tjedni raspored, a s desne strane podstavljeni papir, uklapaju se u moju torbicu i prilično su jeftini.
Volim vidjeti cijeli tjedan na jednoj stranici, ali ako vam se sviđa drugačiji pogled, pogledajte Moleskine koji ima mnoštvo različitih formata ili - ako želite i vi dobiti analognu kupovinu - uputite se u lokalni ured Barnes & Noble i prelistajte njegov veliki izbor sve dok ne nađete pravu prikladnost.
2. Navedi sve svoje najbolje obveze za tjedan
Uvijek započinjem s popisom svih glavnih obveza koje imam na svom tjednom rasporedu, samo da bih stekao predodžbu o tome što ću trebati planirati. Volim uključivati i osobne i profesionalne zadatke i događaje kako bih zaista dobila cjelovitu sliku za tjedan.
Na primjer, ako se moram pripremiti za veliki sastanak u srijedu, ali moram prestati raditi u utorak u 18 sati kako bih prisustvovao rođendanskoj večeri, tada ću znati da ću vjerojatno morati raditi u ponedjeljak.
3. Napišite i odredite prioritete svojih zadataka
Nakon što sam započeo s ispunjavanjem kalendara sa svojim glavnim obvezama, papirnu stranu mog planera podijelim u četiri okvira, pri čemu gornji desni okvir predstavlja važne / nehitne zadatke, gornji lijevi predstavlja važne / hitne zadatke i donja dva okvira koja predstavljaju nevažne / nevažne i nevažne / hitne zadatke.
Zatim napišem sve zadatke koje moram obaviti za tjedan dana, obavezno ih navedite u odgovarajućem okviru. Na primjer, "račun za plaćanje kreditnom karticom" uvijek se nalazi u važnom / hitnom okviru, dok je "kupi zimski kaput" u važnom / ne-hitnom.
On funkcionira kao sustav prioriteta koji je unaprijed stvoren, jer me tjera da identificiram na čemu trebam raditi i kada.
Također je presudno za pozivanje na zadatke koji su nevažni / hitni, a kojima često stavljam prioritete iznad važnih, dugoročnih predmeta ako nisam oprezan. Na primjer, radim na tri dugoročna istraživačka rada u ovom semestru, koji nikada ne izgledaju tako hitno kao nešto što bi se sutra moglo dogoditi i lako bi se mogli izgubiti u buci pune liste obveza. Ovaj sustav prioriteta prisiljava me da radim na papirima kao važnim i počnem ih pisati unaprijed.
4. Napravite dnevni raspored (i uključite vrijeme spuštanja)
Sve ovo tjedno planiranje je lijepo, ali kako mi ovo pomaže da shvatim što da radim u određenom danu? Svakog jutra izvadim prazan komad papira (koristim bijeli papir za pisač, ali možete dobiti i bilježnicu ako želite malo položiti postupak) i napravite tri stvari.
Prvo napišem doba dana od 8:00 do 23:00 u koracima od 30 minuta i uključim se u bilo koje sastanke, časove i osobne obveze koje imam. Zatim pogledam svoj tjedni planer i izvučem zadatke koje želim dovršiti taj dan, pokušavajući iz svake četiri kutije izvući barem jedan predmet. Na kraju, sve zadatke stavljam u svoj kalendar, popunjavajući vrijeme oko sastanaka.
Budući da zadaci obično zahtijevaju duže vrijeme u praksi, moje pravilo je da proračunu 1, 5 puta više vremena za koje mislim da će mi trebati, samo da bih bio sposoban da sve unesem u sebe. Uvijek budem siguran da ugradim vrijeme rane večeri i sat vremena za odlazak u teretanu, obojica mi treba za održavanje zdravlja!
5. Prekrižite stvari
Ovo je moj omiljeni dio postupka: isključivanje zadataka kad ih završim. Obožavam koristiti olovke u boji, samo da stvari učinim malo zabavnijima. Obično pratim svoj dnevni raspored, a zatim na kraju svakog dana prelazim sve stavke sa mog tjednog spiska obaveza.
6. Prenesite nepotpune predmete
Na kraju tjedna važno je osigurati da se dovršeni predmeti prenose u buduće tjedne kako ne bi prošli kroz pukotine. U nedjelju navečer obično sjedim s crvenom olovkom i precrtavam nedovršene predmete jednu po jednu dok odlučim hoću li ih „otkazati“ ili ih premjestiti prema naprijed na sljedeće tjedana. Jedna od ljepota planerskog papira je da uistinu možete gurati zadatke za koje nemate vremena jer ih možete pisati gdje god želite - zapravo sam samo preselio liniju „blagdanske kupovine“ u prvi tjedan prosinca jer Znam da do tada neću imati vremena.
Znam da bi ovaj postupak mogao zvučati komplicirano, ali trošenje samo 20 minuta dnevno na planiranje može vam uštedjeti sate. Znam da sam posebno sklona gubitku kratkih blokova (npr. 30 minuta između nastave) ako nisam smislila što želim raditi, ali ako sam već napravila svoj raspored, ne moram dvaput razmišljati o onome što bih trebao raditi sa svojim vremenom.
Nadam se da će vam ovo pomoći da se riješite nekog umora od odluke i još više stvari.
