Ako svom timu kažete riječ "sastanak", vjerovatnije je da ćete se susresti sa stenjanjem i gunđanjem "Zašto?", A ne da! Jedva čekamo! "
Jedan od razloga zašto se skupovi toliko loše odvijaju je taj što ne počinju kako treba. Kao što ste vjerojatno primijetili, prvih nekoliko minuta često je tonski ton postajao ton. Ako nema jak start, članovi vašeg tima napuste ili skreću s puta. A znate da se ništa ne osjeća gore nego voditi raspravu i vidjeti ljude kako se prikradaju pogledom na svoj telefon.
Naravno, ako ste odvojili vrijeme za pripremu, ovo možete izbjeći. Na kraju krajeva, vaši se sastanci ne bi smjeli odvijati samo na pilotu. Ne trebate započinjati svaki tako što ćete jednostavno pokrenuti dnevni red i nastaviti dalje. Umjesto toga, možete ga izbaciti na različite načine.
1. Recite svima o čemu se održava sastanak
Većina je ljudi prilagođena WIIFM-u (Što je to za mene?). Da biste potaknuli polaznike, prvo ih morate podsjetiti zašto sjede u sobi s vama i odvlače se od posla. Da, vjerojatno ste spomenuli nešto prilikom postavljanja sastanka, ali uvijek je dobro ponovno odrediti svrhu. (Savjet: Ako ne možete smisliti neku vjerojatnu svrhu, vjerojatno biste trebali otkazati sastanak.)
Zatim pratite zašto je vaš tim posebno tu da raspravlja o tome. Ne trebate upućivati svakog člana i dijeliti mu zašto je potreban na sastanku, ali morate jasno da su svi tu s razlogom. "Kao marketinški tim tvrtke, na nama je da pripremimo tri solidne ideje za povećanje naše publike u sljedećem tromjesečju" ili "Svima koji su u ovoj sobi preporučio vas je voditelj zbog vaše organizacijske sposobnosti." (Opet, ako ima nekoga u sastanak koji nema svrhu, nemojte ga natjerati da prisustvuje.)
2. Potaknite pozitivnost
Kako započinjete sastanak, diktira kako prolazi ostatak. Ako sastanak započne sa prigovaranjem, grčevitošću i cviljenjem, moglo bi se završiti i na taj način. S druge strane, ako se otvorite s optimizmom, to može imati pozitivan utjecaj na ostatak rasprave.
Možete pitati članove svog tima da podijele sa sobom nešto što ide dobro. Ili, ako je grupa prevelika, možete početi hvaleći grupu za nedavni uspjeh - bilo da je velika ili mala. Bez obzira na to što se događa u vašoj tvrtki ili vašem odjelu, ključno je započeti razgovor uz napomenu o nadogradnji. U suprotnom ljudi počinju povezivati sastanke s predavanjima, lošim vijestima i razočaravajućim izvješćima.
3. Podijelite iznenađujuću statistiku ili pogrdnu ponudu
Zapanjujući statistički ili pronicljiv citat nije samo dobar otvor za govor; može biti i hrana za veliku raspravu. Neka vaš tim ima nekoliko minuta za raspravu o tome što znači prije nego što krenete u glavnu svrhu sastanka.
Očito bi to trebao biti stat ili citat koji se nekako odnosi na sadržaj cjelokupnog sastanka. Možda su to brojevi iz nedavnih projekcija rasta tvrtke, ili je to možda šokantan citat iz nove industrijske studije. Što god to moglo biti, trebalo bi biti dovoljno relevantno da vaš tim bude fokusiran i na putu.
4. Ispričaj priču
Priča može naučiti moral, usaditi važnu lekciju ili čak nasmijati ljude. Najbolji dio toga je da ne dolazi iz vlastitih usta, što ublažava "udarac" (ako je potrebno omekšavanje puhanja).
Poput citata ili statista, trebali biste nekako podijeliti priču koja se nekako odnosi na sastanak. Međutim, ovdje imate malo više fleksibilnosti. Na primjer, mogli biste dijeliti priču o uspjehu; nešto što je išlo u prilog klijentu ili članu tima koji je išao iznad i izvan službe. Ili možete razgovarati o nečemu što ste nedavno pročitali u vezi s nevjerojatno uspješnim predstavljanjem proizvoda zbog čega ste razmislili o strategiji koju ste prvotno izradili. Ljudi se obično dobro odnose prema anegdoti bez obzira na kontekst. A da i ne spominjemo kako to uključuje srce u misaoni proces, umjesto samo um.
Dobar sastanak je pomalo umjetnička forma, pa si priuštite malo vremena da shvatite tok. Prvo možda stvari ne idu savršeno, ali uvijek se može poboljšati ako uložite napor da to učinite.
