Savjesni ste kada je riječ o e-pošti. U stvari, uvijek pokušavate odgovoriti u roku od 24 sata. Stisnite to - u trenucima dolaznih poruka.
A češće to nije, to je sjajno. Ali ponekad slanje prve e-pošte koja vam padne na pamet može rezultirati velikim brojem puta. Evo nekoliko znakova da biste trebali odstupiti od računala i kasnije se vratiti poruci.
1. Vaš je odgovor zaista dugačak
Nažalost, nije moguće diplomatski reći nekome za koga mislite da je idiot. Dakle, ako sastavite e-poštu koja sjajno pleše oko činjenice da omalovažavate misli svog suradnika, mogu vam obećati da e-mail otprilike prevodi na: "Evo nekoliko lepršavih rečenica. PS Mislim da je tvoja ideja bezveze. "
Ako biste mogli napisati ono što mislite u jednoj rečenici (npr., "Nikad ne bih preuzeo takav pristup") i e-adresa vam je dugačka tri paragrafa, u nevolji ste. Možda mislite da je prikladno jedan odjeljak posvetiti tome kako razumijete zašto se druga osoba može zbuniti, a drugi kako znate o čemu govorite, a treći kako je vaš plan bolji. Međutim, to je zaista samo više redaka koje bi druga osoba mogla pogrešno pročitati (ili pogledati kroz njih).
Umjesto toga, pokušajte biti što kraći. Ako se ne slažete s nekim, kratki „Nisam siguran da smo na istoj stranici“ ili „imao sam drugačije čitanje na njoj“ zapravo je puno ljepši - i učinkovitiji.
2. Vaš je odgovor prepun interpunkcije
Ako nekome ne kažete da je nešto najbolja vijest koju ste ikada čuli - a zaista je i takva - trebali biste biti oprezni kod e-pošte s naglaskom. Ako je svaka druga riječ podebljana ili poševno istaknuta ili velikim slovima ili velikim slovima, a interpunkcijski znakovi su u tri primjerka druga će osoba pretpostaviti da je vaše značenje ekstremno. (U prethodnom sam poslu imao klijenta koji je sve njegove e-mailove, čak i one svjetovne, napisao velikim slovima. Osoblje je ljubav s njim prepisivalo kao bilješke o otkupnini.)
Ali nije sve zabava i igre. Ako vaši osjećaji nisu pozitivni, druga bi osoba mogla lako pomisliti da pokušavate prenijeti bijes - za razliku od jednostavne zbrke. Na primjer, "Nisam siguran što to znači ??? !!!!" čini se potpuno neprijateljski. Srećom, popravljanje je ovdje prilično jednostavno. Ograničavanje u jednom interpunkcijskom znaku i bez kurziva ("nisam siguran što to znači") još uvijek izražava da vam nešto nije jasno, ali to na mnogo odmjereniji način.
3. Vaš je odgovor nejasan (čak i vama)
Odbrojavate minute do završetka radnog dana. Ili ste preplavljeni poslom i samo pokušavate držati glavu iznad vode. Bez obzira na razlog, vi ste fokusirani i pročitali ste e-poštu koju pišete šest puta.
I sigurno, mogli biste to provjeriti sedmi put i onda pogoditi poslati. Ali ako se još uvijek pitate ima li ta linija smisla, to je znak da ne, to vjerojatno ne.
Ako se možete vratiti e-pošti, recimo, nakon što ste pojeli ručak ili nakon nadolazećeg sastanka koji ugrožava svu vašu energiju. Ako trebate odgovoriti što prije, pošaljite kratki odgovor koji obećava da ćete naknadno poslati više detalja. Često brza napomena kojom potvrđujete primanje i dajete nekome do znanja da ćete biti u kontaktu s više informacija održava linije komunikacije otvorenima i daje vam prostor za disanje za sastavljanje odgovora kada imate više propusne širine.
4. Vaš se odgovor uključuje da idete iznad svojih dužnosti
Znate koje su vrste poruka obično u vašoj pristigloj pošti. Ali ponekad vam se nešto dogodi i mislite bilo što, od "Hmm, to je neobično …" do "Čekaj, je li to moj posao?"
Možda želite poželjeti brzi odgovor iz nekoliko razloga. Možda ne mislite da to pitanje vrijedi vremena vašeg supervizora. Možda vam padne na pamet sjajan odgovor, a vi samo nastavite i shvatite da će to biti inicijativa.
Na primjer, recimo da vam klijent šalje e-poštu o projektu koji nije izvan vašeg radnog opterećenja. Dakle, shvatite da ćete vidjeti možete li pronaći odgovor, a ako ne, vratite joj se e-poštom s imenom osobe koja to rješava. To je korisno, zar ne? Pa, ne ako postoji pozadina koju niste svjesni. Iako ste imali dobre namjere, mogli biste staviti svog suradnika ili šefa na teško mjesto.
Dobra opcija je prosljeđivanje e-pošte odgovarajućoj osobi s ponudom za pomoć. Izgleda da je ovaj "Arthur iz ABC Corporation pitao mogu li proslijediti vaše kontakt podatke. Da li bi to bilo u redu? "Ili, " Mark je pitao detalje o XYZ projektu. Bilo bi korisno da ga povežem s vama ili podijelim našu vremensku traku? ”To bi moglo odgoditi vaš odgovor, ali znate da ćete poslati pravi.
Niste sigurni da li e-pošta pogađa pravu bilješku? Odmorite se i vratite se tome.
