Postoji puno načina kako se e-pošta može pogrešno protumačiti ili pogrešno protumačiti. Da biste nadoknadili ton glasa koji se ne može prepoznati preko telefona ili govora tijela koji osobno govori, morate pažljivo, ponekad taktički odabrati fraze koje koristite.
Da budem iskren, ne volim koliko često uzvikujem kako bih naznačio da su stvari u redu, dobro, nikad bolje ili da izrazim poštovanje zbog zahtjeva koji je ispunjen - ali ponekad ne postoji drugi način da to pokažem m igra. Međutim, ponekad čak ni uzbuđeni interpunkcijski znak može spasiti situaciju ako značenje vaših riječi sadrži čak i temeljno neprijateljstvo.
Prije nego što izbacite brzopleti e-mail i riskirate ili uvrijedite primatelja, pogledajte ove uobičajene, ali nepopularne linije i umjesto toga se odlučite za alternativu.
1. "Žao mi je što vas opterećujem / smetam"
Ovo je takva pasivno-agresivna linija. U gotovo 100% slučajeva kada se upotrebljava ova linija, osoba uopće nije ispričana i ne misli da im predstavlja teret ili muku. Umjesto toga, devet puta od 10, oni koriste ovu frazu jer žele privući pažnju čitatelja (a možda i simpatije ili sažaljenja). Pretpostavljaju da će takav pristup pobuditi odgovor suosjećanja.
Umjesto toga, reci: "Hvala ti što si strpljiv sa mnom"
To ukazuje na odgovornost za ono što se događa i daleko je vjerojatnije da će biti ispunjen velikodušnim odgovorom, a možda čak i uvjeravanjem da to nije problem. A ako doista trebate što prije odgovor, ovo je najbolji način za brzo praćenje.
2. "Što god mislite"
U redu, pretpostavimo da je ovo izgovoreno nakon zahtjeva za unosom. Ako je zahtjev bio iskren, ali nervirate se što postoji bilo što naprijed i nazad (vaša ideja je bila u redu na prvobitni način na koji ste je iznijeli, hvala vam puno), onda neka vam budem prvi koji će vam reći da su ove tri naizgled bezopasne riječi prenose vašu neugodnost i frustraciju u piku.
Umjesto toga, recite: "Otvoren sam prema vašim idejama i sretan sam što ću napraviti još neki mozak"
To pokazuje da imate aktivni interes u pronalaženju rješenja koje je prihvatljivo i primjereno. Zapravo nikad nema vremena kada se „što god mislite“ čita kao fleksibilna i prihvatajuća izjava. Ne sugerira da ste spremni biti timski igrač; zvuči kao da ste zbunjeni što vaša ideja nije prihvaćena bez pitanja. Ne budite ta pravedna osoba.
3. "Molim savjet"
Formalno je i pomalo zahtjevno kad malo razmislite. Nadalje, ne otvara raspravu; gipka je, što ukazuje da nemate vremena za to i samo su vam potrebne jasne upute o sljedećim koracima. Ali, na žalost, nije sve okrenuto na drogu. Ponekad je naprijed i natrag i prostor za raspravu potreban za prihvatljiv krajnji rezultat.
Umjesto toga, recite: "Obavijestite me imate li razmišljanja o tome kako nastaviti s ovim"
Refragiranje takvog odgovora potiče angažman i otvoren dijalog. U suštini kažete da ste otvoreni za mišljenje druge osobe o tom pitanju, ali isto tako ste u redu ako sami smislite način zaobilaženja ako je to poželjnije.
4. "Nadam se da će vam se više svidjeti"
Osoba koja to kaže savršeno je zadovoljna bez obzira na to što jest i bila. Ali, nažalost, upoznali su ga s manje oduševljenim povratnim informacijama i prilagodio se u skladu s tim da bi onaj koji procijeni bio sretan. Realnost ga ipak zanima, jer vjerojatno u prvi mah nije vidio nikakve izmjene.
Umjesto toga recite: "Zanimaju me vaše povratne informacije o ovom ažuriranju"
Otvorenost za slušanje povratnih informacija, čak i ako sumnjate da nije 100% pozitivna, ključni je dio poboljšanja i napredovanja. Svi možemo podnijeti prilagodbe s vremena na vrijeme na temelju konstruktivne kritike. Čak i ako vas sami po sebi baš i ne zanimaju, stavite svoje najbolje lice u igru i prihvatite povratne informacije.
Nitko od nas nije savršen ili uvijek točno znamo što reći, ali ponekad je to jednostavno razmišljanje prije nego što progovorite i zapitate se može li se ono što namjeravate reći pogrešno interpretirati. Trenutačno uvrijediti nekoga da prođe kroz vaš popis obaveza dugoročno vam neće dobro donijeti.
