S vremena na vrijeme, primit ću jedan od onih poruka e-pošte zbog kojih kažem: "A?" Lice mi se pretvara u izraz velike zbrke, a ja nisam sasvim siguran što bih trebao odgovoriti. Iz duljine ili sadržaja e-pošte mogu reći kako je potreban odgovor, ali nešto o poruci stvorilo je čak i početak rada na odgovoru veliku glavobolju.
Za one dane u kojima ste suočeni sa sličnom zagonetkom, evo mojih savjeta: Ne upuštajte se u nesenzualnu e-poštu i bacajte je natrag u sud druge osobe.
Da bih vam pomogao, sastavio sam svoje predložene odgovore na četiri najčešće vrste zbunjujućih e-poruka koje primam.
1. Nezadovoljavajuće traženje
Ova vrsta e-pošte je najgori prekršitelj. Obično je dugo, s puno detalja, raskalašna e-pošta bez upita često nestrukturirana - i nejasno je o tome što pošiljatelj stvarno traži. Ponovo je pročitate (a zatim je ponovo pročitate nakon što popijete kavu) i shvatite da to nije vaš zamagljeni mozak - to je ozbiljna neizrazita komunikacija.
Tvoj odgovor
3. Popis rublja
Ova vrsta e-pošte često sadrži ludi popis točaka sa bilješkama, radnji, pitanja i komentara i zahtijevat će puno vremena ne samo da prođete nego i odgovorite. Vaš bi pristup trebao biti malo drugačiji, ovisno o tome ima li pošiljatelj ovlast vam dodijeliti posao ili ne, ali u bilo kojem slučaju, zamolite njega ili nju da prioritet podijeli i podijeli posao.
Vaš odgovor (ako je netko tko vam može dodijeliti rad)
Vaš odgovor (ako je to netko tko vam ne bi trebao dodijeliti rad)
4. Hladna e-pošta za savjet
Ova je vrsta e-pošte jedna na koju često želite odgovoriti, jer želite pomoći drugima koji traže pomoć, ali neki su ljudi bolji u pitanju u odnosu na druge. Kada vam e-poruka od neznanca zatraži nešto nejasno ili, što je još gore, da odgovorite na više pitanja nego prijava za fakultet, razmislite o tome da on ili ona promijene pitanje.
Tvoj odgovor
Ukratko, nemojte praviti nemoć nekoga drugog da komunicira svoje potrebe, neka više posla (ili stresa) padne na vaš tanjur. Uz malo preciznosti, možete prebaciti teret razumijevanja i prioriteta e-pošte natrag u pošiljateljev sud, smanjujući vrijeme odziva i uštedite vam veliku glavobolju u procesu!
