Brzo pitanje: Uzbuđujete li se kad vam se u kalendaru pojavi pozivnica za sastanak? Pretpostavljam da je odgovor ne. Pa ipak, česti - ponekad čak i svakodnevni - sastanci su dio kulture mnogih kompanija.
Mislim da su većinom vremena sastanci osoblja gubljenje vremena. Naravno, razumijem da su povremeno potrebni susreti svih ruku. Ali većinu vremena postoje i drugi, učinkovitiji načini da sve u vašoj tvrtki ili odjelu poboljšate što se događa u uredu.
Evo četiri stvari koje biste trebali uzeti u obzir sljedeći put kada razmišljate o planiranju sastanka.
1. Prekidi su ubojice produktivnosti (i potencijalno profita)
Kad sam izveo matematiku i shvatio da je jednosatni sastanak sa 17 ljudi (veličina osoblja u ShortStack-u, uključujući naše udaljeno osoblje koje nam se pridruži putem Google+ Hangouta) zaista sastanak od 17 sati, odmah sam podnio prijedlog da smanjiti sastanke osoblja na svaki drugi tjedan.
Ako želite neku motivaciju da smanjite količinu vremena koje vi i vaše osoblje provedete na sastancima, pogledajte MeetingCalc. Kad uključite prosječnu plaću svog tima, plus broj sudionika sastanka, a zatim vidite cijenu provedenog vremena, vrlo su šanse da ćete i vi napraviti neke promjene. Uzmite u obzir da jednosatni sastanak sa 17 zaposlenika koji prosječno zarađuju 40.000 dolara godišnje košta 232, 88 dolara. Ako se sastajete dnevno ili čak samo nekoliko puta tjedno, ta se cijena brzo povećava.
2. Automatsko slanje poruka učinkovit je način za dobivanje većine vijesti - brži
U ShortStacku koristimo aplikaciju za razmjenu poruka koja se zove Slack. Svatko ima svoj vlastiti račun koji se može koristiti za privatnu komunikaciju između članova osoblja, a tu su i kanali koji uključuju sve članove određenih odjela.
Na primjer, imamo "opći" kanal na kojem izlaze vijesti koje utječu na sve; "razvojni" kanal na kojem članovi razvojnog tima, koji uključuje neko udaljeno osoblje, dijele ažuriranja o tehničkim promjenama i kanal "podrške" za razgovor o problemima s korisnicima usluga.
I često mi Slack koristimo umjesto sastanaka. Na primjer, nedavno smo re-dizajnirali naš blog, a bio je to prilično velik projekt. Neke će se tvrtke osjećati kao da je potrebno održati sastanak kako bi se ovakva najava dala. Međutim, ovo je bilo savršeno vrijeme za korištenje naše „opće“ sobe za razgovor. Iznijeli smo napomenu da je novi blog bio u funkciji i predložili svima da ga provjere. Da je ovo veća promjena, recimo, promjena platforme koja iziskuje demonstraciju, imali bismo brzi sastanak osoblja. Ali budući da je čitav tim mogao provjeriti svoje vrijeme, odlučili smo se držati chat sobe.
(Oh, i mi također imamo "slučajni" kanal, gdje dijelimo stvari koje nemaju nikakve veze s radom: videozapise o glupostima i ljudskim trikovima, važne vijesti o stanju braka Jay Z-a i Beyonce, mačji meme, naravno .)
3. Postoje i drugi načini za upoznavanje
Nekoliko članova razvojnog tima ShortStack-a zajedno prošetaju svako popodne oko 15 sati. Da, tehnički su na sastanku i razgovarali o napretku različitih projekata na kojima rade, ali to se razlikuje od tipičnog uredskog sastanka. Znam da mi zbog vježbe teče krv i tjera me da razmišljam bolje, tako da sam u potpunosti podržana ove popodnevne šetnje i razgovore.
Uz to, nije neuobičajeno da razvojni tim radi na projektima koji ne uključuju ostatak ureda. Njihove popodnevne šetnje savršeno su vrijeme za razgovor o tim projektima i održavanje vlastitog „sastanka osoblja“ bez korištenja vremena drugog zaposlenika za nešto što ne može utjecati na njih ili ih ne uključuje.
Pročitao sam i istraživanje koje pokazuje da hodnički sastanci povećavaju kreativno razmišljanje, nešto od čega bi svi mogli malo više koristiti. Čitao sam da hodanje u grupi tjera ljude da sarađuju jer se svi kreću u istom smjeru, doslovno, za razliku od sjedenja oko stola. (Više o prednostima hodanja na sastancima, ovdje.)
4. Svaki sastanak treba planirati s produktivnošću u umu
Postoji vrijeme i mjesto za veće sastanke osoblja. Ali kad dođe to vrijeme, trebali biste osigurati maksimum iz najmanje vremena tako da imate dnevni red, a možda čak i jasno navedene ciljeve. Na ShortStacku naš uredski pomoćnik šalje e-poštu nekoliko dana prije naših sastanaka svakog drugog tjedna tražeći točke dnevnog reda. Potom imamo po jednu osobu iz svakog odjela i brzo se informirajte o tome što se događa u sadržaju / PR-u, prodaji, korisničkoj podršci, razvoju i drugim odjelima. U ovom trenutku također ažuriram „stanje posla“ i upućujem široke zahtjeve. Većinu tjedana sastanak našeg osoblja traje oko 40 minuta, max.
Ti su se sastanci održavali svaki tjedan i trajali duže od kada je svaka osoba dala svoje vlastito ažuriranje. Pošto smo smanjili učestalost i duljinu, primijetio sam i da imamo više improviziranih sastanaka među manjim skupinama. Čini se da se osoblje osjeća osnaženo za rješavanje važnih i pravovremenih stvari, a zatim dijele ažuriranja na većem sastanku.
Zanima me znati što svi mislite o sastancima? Da ili ne? Produktivno ili gubljenje vremena? Ako niste obožavatelj, što radite umjesto toga?
