Dok svatko upotrebljava e-poštu za barem neke poslovne komunikacije svaki mjesec, neki od nas upotrebljavaju e-poštu kao dnevni alat za obavljanje našeg profesionalnog rada. Pomoću e-pošte ćemo komunicirati s korisnicima, suigračima, nadređenima i mogućim novim zaposlenicima ili mogućim novim poslodavcima. I da, ti ljudi će nas suditi našom sposobnošću da izradi jasnu i profesionalnu pisanu poruku.
Etiketa e-pošte, ili 'netiquette', već je oko 27 godina World Wide Weba. Netiquette je skup široko prihvaćenih smjernica za pokazivanje poštovanja i kompetencije u vašoj e-pošti. Nažalost, postoje ljudi koji nikada nisu uzeli vremena da nauče e-mail mrežne odrednice za poslovne postavke. Čak i gore: postoje ljudi koji zbunjuju e-mail netiquette s labav i neformalni stil tekstualnih poruka.
Nemojte dopustiti da slabo oblikovana e-pošta ubije vašu vjerodostojnost klijentu ili nadređenom ili potencijalnom poslodavcu. Evo pravila o netočesima e-pošte koja će vam dobro poslužiti i uštediti vam neugodnost na radnom mjestu.
01 od 10Umetnite adresu e-pošte kao posljednju stvar koju činite prije slanja.
Čini se da je kontra-intuitivan, ali ovo je izvrstan oblik. Pričekajte do kraja pisanja i korekcije prije nego što dodate e-adresu (e) na zaglavlje e-pošte. Ova tehnika će vam uštedjeti neugodnost slučajnog slanja poruke prerano prije nego što završite s vašim sadržajem i lektura.
To je osobito važno za dulju e-poštu koja ima osjetljiv sadržaj, poput slanja prijave za posao, odgovaranja na pitanje korisnika ili priopćavanja loših vijesti vašem timu. U takvim slučajevima odgodu e-adrese dodatno pruža sigurnost kada neko vrijeme želite odvojiti od svoje e-pošte kako biste prikupili svoje misli i uvježbavali svoje riječi u svom umu.
Ako odgovarate na e-poštu i smatrate da sadržaj ima osjetljivost, privremeno izbrišite adresu e-pošte primatelja dok ne budete spremni za slanje, a zatim vratite adresu. Možete zamijeniti i zalijepiti adresu e-pošte primatelja u datoteku Notepad ili OneNote stranicu, napisati e-poštu, a zatim vratiti i zalijepiti e-adresu natrag.
Vjerujte nam na to: prazan redak e-pošte tijekom pisanja autorskih prava će vam uštedjeti znatnu tugu jednog dana!
02 od 10Triple provjerite jeste li poslali ispravnu osobu.
To je osobito važno ako radite u velikoj tvrtki ili vladinom odjelu. Kada šaljete osjetljivu poruku e-pošte na "Mike" ili "Heather" ili "Mohammed", vaš će softver e-pošte htjeti predvidjeti upisivanje pune adrese. Popularni nazivi poput ovih imat će mnogo rezultata u adresaru vaše tvrtke, a kasnije možete slučajno poslati zamršenu poruku vašem potpredsjedniku, ili povjerljiv odgovor na ljude koji se nalaze u računovodstvu.
Zahvaljujući pravilima # 1 netiquette iznad, ostavili ste adresu do kraja, tako da trostruko provjeru adrese e-pošte primatelja treba glatko ići kao posljednji korak prije slanja!
03 od 10Izbjegavajte 'Odgovor na sve', posebno u velikoj tvrtki.
Kada primite emisiju poslanom desecima ljudi, mudro je samo odgovoriti pošiljatelju. To naročito vrijedi ako je tvrtka emitirana s velikim popisima distribucije.
Na primjer: generalni direktor e-poštom šalje čitavu tvrtku o parkiranju na jugu, a ona traži da ljudi poštuju brojčane i dodijeljene štandove koje zaposlenici plaćaju. Ako kliknete "odgovoriti svima" i počnete se žaliti da drugi zaposlenici utječu na vaše osobno vozilo i ogrebotine boju, mogli biste naštetiti vašem napredovanju u karijeri tako što ćete postati tvrtka koja se bavi.
Nitko ne želi primati poruke koje se ne odnose na njih, Još više, nitko ne cijeni prigovor grupi ili raspravu o vašim osobnim tugenjem emitiranim u obliku emitiranja.
Izbjegavajte ovaj krivotvoreni pas i upotrijebite pojedinačni odgovor pošiljatelju kao zadanu radnju. Definitivno pogledajte Pravilo # 9 u nastavku.
04 od 10Koristite profesionalne pozdrave umjesto kolokvijalnih izraza.
Najbolji način za pokretanje profesionalne e-pošte je neka verzija sljedećeg:
1. Dobar dan, gospođica Chandra.2. Pozdrav, projektni tim i volonteri.3. Bok, Jennifer.4. Dobro jutro, Patrick.NEMOJTE ni pod kojim okolnostima koristiti sljedeće za pokretanje profesionalne e-pošte:
1. Hej,2. Sup, tim!3. Bok, Jen.4. Mornin, Pat. Kolokvijalni izrazi poput 'hej', 'yo', 'sup' mogu vam izgledati prijateljski i topli, ali oni zapravo izbijaju vašu vjerodostojnost u poslovnom okruženju. Iako svakako možete upotrijebiti te kolokvijalizme u razgovoru nakon što imate pouzdan odnos s drugom osobom, to je loša ideja da se te riječi upotrebljavaju u poslovnoj e-pošti. Osim toga, loš je oblik pravopisnih prečaca, kao što je "mornin". To je vrlo loš oblik skratiti nečije ime (Jennifer -> Jen), osim ako ta osoba nije izričito tražila od vas da to učinite. Kao i kod bilo kakvih inteligentnih poslovnih komunikacija, pametno je pogriješiti jer je previše formalna i pokazujete da vjerujete u etiketu i poštovanje. I doista, vaša reputacija je lako rastavljena zbog loše gramatike, lošeg pisanja i loših odabranih riječi. Zamislite kako će vaš profesionalizam pogoditi ako slučajno pošaljete ' Morate provjeriti svoje met Ala 'kad ste stvarno htjeli reći' morate provjeriti matematiku, Alma ' , Ili, ako kažete ' Mogu napraviti intervue sutra 'kada ste mislili' Sutra mogu napraviti intervju '. Ispravljanje svake e-poruke koju šaljete; to učiniti kao da vaš profesionalni ugled ovisi o tome. Naslovna linija je i naslov za komunikaciju i način sažetka i označavanja e-pošte tako da se kasnije može lako pronaći. Treba jasno sažeti sadržaj i željenu radnju. Na primjer, redak predmeta: 'kava' nije vrlo jasan. Umjesto toga, pokušajte "Postavke osoblja kave: vaš je odgovor potreban" Kao drugi primjer, predmetna linija 'vaš zahtjevje previše nejasan. Umjesto toga, isprobajte jasniju temu poput: 'Vaš zahtjev za parkiranje: više detalja je potrebno '. Moglo bi biti primamljivo dodavati elegantne fontove i boje u e-poštu kako biste je olakšali, ali bolje ste koristeći crni 12-pt ili 10-pt Arial ili Times New Roman. Slične inačice kao što su Tahoma ili Calibri su u redu. A ako skrećete pozornost na određeni izraz ili metak, tada crvena tinta ili podebljani font može biti od velike pomoći u umjeravanju. Problem je kada e-poruke počnu postati nesukladne i unfocused ili početi prenijeti neprijateljski ili ometajući stav s vaše strane. U svijetu poslovanja, ljudi žele da komunikacija bude pouzdana, jasna i kratka, a ne ukrasna i zbunjujuća. E-pošta uvijek ne prenosi vokalnu infleksiju i govor tijela. Ono što mislite da je izravan i jasan može doći na kraj kao oštro i značajan kada se stavi u vašu e-poštu. Ne upotrebljavajući riječi "molim" i "hvala" uzrokovat će negativne potkove. A ono što smatrate smiješnima i svjetlosti zapravo može prenositi kao spretno i nepristojno. Ispunjavanje poštovanja i lijepog ponašanja u e-pošti traje praksa i puno iskustva. Pomaže vam kada glasno čitate e-poruku za sebe ili čak i za nekoga prije nego što ga pošaljete. Ako nešto o e-pošti izgleda srednje ili oštro, onda ga ponovno napiši. Ako ste još uvijek zapečeni kako prenijeti ton nečega u e-poruci, ozbiljno razmislite o preuzimanju telefona i isporuci poruke kao razgovora. Zapamtite: e-poruka je zauvijek i nakon što pošaljete tu poruku, nikada ga nećete povući. Istina, e-poruka je zauvijek. Može se proslijediti na stotine ljudi za nekoliko sekundi. Protiv zakona i poreznih revizora mogu biti pozvani ako ikada bude istraga. Može ga čak i pretvoriti u vijesti ili društvene medije. Ovo je široka i zastrašujuća odgovornost, ali to je ono što svi mi nosimo: ono što pišete putem e-pošte lako bi postalo javno znanje. Pažljivo odaberite svoje riječi, a ako smatrate da postoji mogućnost da vas može ugristi, ozbiljno razmislite o tome da ne šaljete poruku. Snaga slagalica poput 'hvala' i 'molim' su neizmjerljivi. Također, dodatnih nekoliko sekundi za uključivanje vašeg profesionalnog potpisa blok govori o vašoj pažljivosti na detalje, te da preuzimate vlasništvo nad svojim komunikacijama istiskivanjem svojeg imena i podataka za kontakt. Ispravite svaku poruku, kao da je vaš profesionalni ugled ovisio o njoj.
Sažeta i jasna tematska linija postat će čuda (i pomoći vam da pročitate).
Koristite samo dva klasična slova: Arial i Times Roman varijante, s crnom tintom.
Izbjegavajte sarkazam i negativne / njuške tonove, po svaku cijenu.
Pretpostavimo da će svijet čitati vašu e-poštu, stoga planirajte u skladu s tim.
Uvijek završite s kratkim stilskim 'hvala' i potpisom blok.
