Kad vam se obrati da napišete preporučno pismo, trebali biste biti laskavi i nadati se uzbuđenju da pomognete svom suradniku ili starom kolegi. Međutim, ovaj scenarij može biti nervozan - na kraju krajeva, pomažete u odlučivanju nečije budućnosti! Kako sve njezine sjajne kvalitete možete uklopiti na jednu sićušnu stranicu? Što ako ne kažete pravu stvar?
Zaustavite se i udahnite. Pisanje pisma nije raketna znanost, pogotovo ako se osjećate pozitivno prema osobi koju preporučujete. U današnji dan napisao sam puno pisama, čak sam ih i napisao za rukovoditelje mnogih različitih tvrtki (da, rukovoditelji delegiraju ovaj zadatak), a usput sam naučio nekoliko stvari koje pojednostavljuju postupak. Slijedite ove korake za pisanje pisma koje će pomoći kolegi da se zaposli.
1. Obavite pozadinsko istraživanje
Pisma preporuke mogu se zatražiti iz čitavog niza razloga - prijava za posao, nominacija za priznanje, prijem u školu ili odbor i drugo. Dakle, čak i ako znate sve što treba znati o kandidatovoj trenutnoj situaciji, radnoj etici i prošlim uspjesima, još uvijek nemate sve potrebne informacije. Otkrijte zašto preporučiteljica traži pismo i što će čitatelji tražiti u njemu.
Prije nego što počnete pisati, obavezno pitajte sljedeće:
Ova će vam pitanja pomoći u usmjeravanju sadržaja vašeg pisma i osigurati da pozicionirate kandidata za posao ili nagradu na najbolji mogući način.
2. Slijedite formulu
Pisma preporuke trebaju se baviti tri stvari: vaš odnos s kandidatom, vaša ocjena rada i kako se uspoređuje s drugima s kojima ste radili na sličnim pozicijama (aka, zašto se ističe). Dakle, dok pišete, strukturirajte pismo oko tih područja:
Objasnite svoj odnos
Prvo, objasnite prirodu vašeg rada s kandidatom, prema početku pisma. To može biti jednostavna izjava u kojoj je detaljno prikazano kada ste radili s njom, koliko dugo i u kojem svojstvu. Na primjer: „Jane je bila direktor računa u mojoj tvrtki od 2010. do 2013., gdje je bila odgovorna za planiranje, razvoj i provođenje marketinške strategije za pet naših najvećih klijenata. Kao njen menadžer svjedočio sam… "
Ocijenite Kandidat
Nakon objašnjenja vašeg odnosa sljedeći je prioritet procjena rada vašeg kolege. Ovo bi trebalo biti meso vašeg pisma, premda će se točan sadržaj razlikovati ovisno o onome što joj preporučujete. Na primjer, ako znate da se mjesto na koje se prijavljuje za upravljanje, možda biste se trebali usredotočiti na to koliko je dobro radila u vašem timu i na njezinu prirodnu sposobnost da bude sjajan vođa. Ako je pozicija za koju se prijavljuje više tehnička ili možda pismena pozicija, usredotočite se na njezinu sposobnost žongliranja nekoliko projekata odjednom, istodobno pružajući rezultate.
U svakom slučaju, morat ćete objasniti što ste vidjeli u njenom radu i ukazati na opipljive rezultate koje je proizvela. Zapamtite da je uvijek bolje pokazati, a ne reći. Ako kažete da je u stanju razviti i primijeniti sofisticiranu marketinšku strategiju, ukažite na stvari poput ukupnog marketinškog proračuna kojim je upravljala i postotnim povećanjem prodajnog tima koji je vidio tijekom svog mandata. Svi brojevi ili statistike na koje se možete pozivati pomoći će vam da stvorite jasnu sliku onoga što je, točno, postigla.
Napravite usporedbu za zapečaćenje ponude
Usporedba kandidata s drugim ljudima s kojima ste radili može biti moćan način pružanja snažne preporuke. Moglo bi se reći da je netko „najučinkovitiji projektni menadžer s kojim sam ikad radio“ ili „jedan od prva tri zaposlenika s kojima sam ikad upravljao.“ Naravno, koristite samo izjave u koje istinski vjerujete!
Ovo može biti i način na koji ćemo ublažiti zabrinutosti koje bi mogao imati menadžer za zapošljavanje. Na primjer, ako preporučujete mladog kandidata ili koji nema mnogo iskustva, kad kaže da pokazuje "zrelost i strateško razmišljanje mnogo više od svojih godina i iskustva", može prijeći dug put.
Ako je moguće, koristite priču ili anegdotu da biste demonstrirali jedno od gore navedenih područja. Lako je pročitati pismo i vidjeti da kandidat ima snažne karakteristike, ali na kraju ga odbaciti jer nije bilo nečeg izvanrednog ili opipljivog po kojem ga se sjećati. S druge strane, teško je zaboraviti nekoga tko je učinio očigledan utjecaj i istinsku povezanost sa svojim bivšim kolegama.
3. Uključite u završne dodire
Sada logistika: Prvo, osoba koja sakuplja i čita preporučna pisma je vjerojatno zauzeta i ima dosta drugih stranica za čitanje. Da biste postigli najveći učinak, brzo držite svoje pismo kratko (ne više od jedne stranice) i točno. U smislu tona, želite biti formalni i profesionalni, ali i entuzijastični. Lagana preporuka može biti i loša, pa pripazite da saopštite koliko vam se sviđa kandidat.
Upotrijebite obrazac svoje tvrtke i na dnu navedite svoj potpis i podatke za kontakt. Uključite datum, obratite se primatelju po imenu (ako je moguće) i završite sa izjavom o vašoj spremnosti za daljnju raspravu o kandidatu, poput: "Ako imate dodatnih pitanja, slobodno me nazovite."
Pisma su samo početak različitih vrsta preporuka koje se od vas mogu zatražiti, ali ovi koraci vam mogu pomoći u bilo kojem obliku. Bez obzira na to služite li kao bivša zaposlenica preko telefona ili preporučujete kolegi na LinkedInu, istražite, slijedite format i ostanite oduševljeni. Vi (i vaš kolega) trebali biste biti dobri!
Za kraj, zapamtite da ako vas kolega pita za preporuku, utjecali ste na nju i ona će vam biti zauvijek zahvalna ako joj pomognete na putu do uspjeha. Proces pisanja pisama može se činiti stresnim, ali zaista je čast.
