Evo ne sasvim nerealne situacije: Zamislite da upravljanje vašim primljenim sandučićem u posljednje vrijeme oduzima toliko vremena i energije da se počinjete osjećati kao da bi to jednostavno trebalo biti tako. Ti trikovi s e-poštom koje vidite na internetu nikad se ne primjenjuju na vašu situaciju jer pisci nikako ne mogu razumjeti zamršene detalje vašeg određenog posla ili odgovornosti koje dolaze s njim.
Ako vam se to čini poznato, postoji vjerovatnoća da vam nedostaje potpunu kontrolu e-pošte. Zapravo, moguće je da je pretinac pristigle pošte u potpunom načinu mučenja, a sami sebe optužujete za neiskrenost kad biste mogli u potpunosti izbjeći problem. Pročitajte za neke znakove da niste sami u svojim borbama, plus načine kako ih popraviti!
Zapamtite: možete preuzeti kontrolu.
1. Dobijate više e-poruka nego što možete odgovoriti
Zašto se svaki put kada odgovorite na jednu poruku pojavi 10 više? U prošlosti ste proveli sate u vrijeme dok ste prolazili i odgovarali, samo da biste zaostajali za stvarnim akcijskim stavkama na vašem popisu obaveza i čekali na vas pažnju. Ne postoji zdrava ravnoteža između ostanka u toku i, dobro, sklonih svega ostalog u vašem životu. Možda vaš odnos s pristiglom poštom jednostavno nije onakav kakav je nekada bio.
Zašto se to događa
Svojim e-mailovima postupate kao da su svi jednaki. Možda imate politiku prvog ulaska, gdje reagirate na sve što je dugo čekalo na vaš odgovor i radite svoj put do danas. Ili možda imate „last-in“ prvo pravilo, gdje krenete od vrha i radite prema dolje.
Kako to popraviti
Vrijeme je da hitno započnete s prioritetom poruka. Postavite sebi svoja pitanja svaki put kada primite novo:
- Je li to hitno?
- Postoje li drugi ljudi koji su bolje opremljeni?
- Zahtijeva li odgovor?
- Je li to odgovor koji često dajete?
Ako nije hitno, spremite ga za kasnije. Ne kasnije za TBD, nego o stvarnom vremenu koje odredite svaki dan da biste prošli kroz pretinac pristigle pošte. Ako je hitno, ali ima puno ljudi koji su bolje pripremljeni za odgovor - dajte mu nekoliko minuta i pogledajte hoće li netko od njih to učiniti. Ako nije potreban odgovor: Ne odgovarajte. I na kraju, ako se radi o odgovoru koji često dajete, razmislite o upotrebi značajke kao što su Canned Responses na Gmailu ili stvaranju dokumenata koji ima sve vaše predloške na jednom mjestu.
2. Previše putujete bilteni
Svakog se jutra probudite s tonom nepročitanih poruka, uključujući ne manje od 30 različitih biltena (razbijanje naslova! Prodaja! Najbolji restorani u blizini! Vijesti iz industrije!). Ležite u krevetu, oči se jedva otvaraju i prevlačite svaki pojedinačno izravno u kantu za smeće. Ovo je nužan dio iskustva, recite sami sebi. Prijavio sam se za ove i sada je to cijena koju moram platiti.
Zašto se to događa
Shvaćam: bilteni su privlačni. Sa toliko sjajnih vani pokušava se odabrati ono što je zapravo dragocjeno od onoga što je jednostavno zanimljivo . Svaki put kada nađete novo dnevno pismo ili tjedno pismo koje vam se čini zaista korisnim, zapitajte se jeste li stvarno sigurni prije nego što predate zlatne ključeve u pristiglu poštu - i jeste. Dakle, pretplatite se. Ali prije nego što to znate, pa čak i ako vam to ne znači, pretplata brzo postaje još jedna u dugom nizu ranojutarnjih brisanja.
Kako to popraviti
Spriječite da se to događa tako što ćete se intenzivnije odjaviti. Svaki put kada se pretplatite na novi bilten, priuštite sebi probni tjedan. Ako vas na kraju tjedna ne oduševi otvaranje (ili to još niste učinili), odjavite pretplatu. Nema pitanja. Znam što mislite: Tko ima vremena za sve to? Sa aplikacijama poput Unroll.Me (za biltene) i BoxBe (za ljude).
3. Često gubite niti za e-poštu ili ih u potpunosti zaboravite
S petom suradnika surađujete na nadolazećem projektu, a netko je započeo temu da smisli vrijeme sastanka za sljedeći tjedan. S obzirom na sve ostale zadatke koji imate na tanjuru, smatrate da je u redu gurnuti taj detalj o rasporedu do kasnije - još bolje, kada je razgovor razvijeniji i imate više posla. Nekoliko sati kasnije, idete potražiti poruke, a njih nema. Bez obzira na to koje ste termine pretraživanja pokušali.
Zašto se to događa
Dvije mogućnosti: Vaša je poštanska pošta previše zbijena ili previše organizirana. Govorim o ljudima koji se ili odmah oslobode svega sunca ili sakupe tisuće i tisuće nepročitanih poruka. Svaka e-pošta koju primite - od šefa, susjeda, partnera i bake - bit će protjerana u arhive ili zauvijek sjesti u vašu pristiglu poštu.
Kako to popraviti
Vrijeme je za čišćenje mape pristigle pošte. Odvojite sat vremena jedan dan i posvetite mu ne samo sortiranju poruka. Možete: premjestiti teme u mape, koristiti oznake, označiti zvjezdicom sve što vam je potrebno da biste se kasnije vratili, provjerite Boomerang ili isprobajte bilo koji od ovih fenomenalnih alata. Ne birajte metodu samo radi odabira, već odaberite onu za koju znate da ima smisla za vas. Možda ćete morati isprobati nekoliko sustava prije nego što pronađete savršenu opciju, ali vjerujte mi, nekoliko sati provedenih u tome uštedjet ćete dugoročno.
Ako vam neki od ovih scenarija zvuči poznato, to je u redu. Normalno je osjećati se kao da vam poštanska pošta upravlja vašim životom. Ali to ne znači da morate odustati. Umjesto toga, počnite rješavati problem, pošaljite e-poštom sve dok ne budete ponovo u kontroli.
Imate li kakvih trikova za upravljanje e-poštom koje bih trebao pokušati uključiti? Objavi me @caroqliu i javi mi!
