Priznat ću - volim kad se sastanci otkažu. Kad se ta obavijest pokaže na mom računalu da mi kaže da imam povratak sati, osjećam se slobodno. Težina je podignuta i osjećam kontrolu nad svojim rasporedom. (Erm, ne, nemam problema s kontrolom, zašto pitate?)
No također razumijem važnost sastanaka kada su obavljeni kako treba. Neke stvari su upravo bolje postignute kada možete razgovarati s ljudima u stvarnom vremenu i ne izgubiti se u tragu e-pošte i chat poruka.
Kako se kaže, ponekad je potrebno jedno gurnuti unatrag. Evo nekoliko slučajeva kada imate dozvolu za uklanjanje jednog iz kalendara (ako ste to planirali, to jest).
1. Nisi u potpunosti pripremljen
Bacio si loptu. Možda ste zaboravili da dolazi sastanak ili ste zanemarivali vrijeme koje ste izdvojili za pripremu. Bilo kako bilo, jednostavno niste spremni u potpunosti i produktivno voditi raspravu.
Ako se još uvijek susretnete, vjerovatno će nedostajati smjera i ostavit će sve da se pitaju što su poduhvati (ako postoje). Pa, dobro, to je samo gubitak vremena svakog, zar ne?
Ali čujte ovo: Ne želite da "pahuljasti i nepouzdani" budu vaša posjetnica. (Barem mislim da ti ne.)
Dakle, da, u redu je ako se to događa tako često. Život se događa - ali ne dopustite da vam postane navika. Umjesto toga, učinite to svojom misijom zadržati se na zadatku, biti odgovorni i poštovati vrijeme drugih ljudi.
I budite oprezni o vrstama sastanaka koje planirate. Ako, primjerice, stalno odlažete osobu s šefom ili izravnim izvješćem, vjerojatno ćete prekinuti povjerenje u taj važan odnos.
2. Nemate sve informacije
Već ste mjesecima bili blokirani u vašem kalendaru. Proveli ste nekoliko sati prikupljajući sve što vam treba za kraj i razvili ste detaljan, ali realan plan. No, unatoč svim pripremnim radnjama koje ste obavili, još uvijek nedostajete neke ključne informacije.
Klijent nije potpisao ugovor, vaš šef nije odobrio proračun projekta, obnavljate web stranicu, ali marketing se nije odlučio na temu - što god bilo, bez ovih nuggetsa znanja, jednostavno ćete biti vrteći kotače u blatu i nigdje ne stići.
Dakle, odgodite sastanak sve dok ne dobijete potrebne informacije.
3. Dogodi se nešto veće
Pripalo je društvo za koje sam radio, a vodstvo je vijest prenijelo do nas na kraju dana, kada se većina ljudi spremala otići.
To je značilo da je sutradan bio pun neizvjesnosti. Nitko se nije želio sastati kako bi razgovarao o detaljima pojedinog pojedinog projekta. Željeli su odgovore na pitanja poput: "Hoću li još uvijek imati posao?"
Ljudima treba vremena da obrade kada se dogode promjene velikih kompanija, bilo da je to najava da će doći do otpuštanja ili vijesti o reorganizaciji tvrtke.
I, naravno, također im treba vremena i prostora kada nešto veliko zapjeni svijet, poput prirodne katastrofe ili terorističkog napada. Kao rezultat toga, manje svakodnevne predmete ponekad je potrebno izdvojiti. Imat ćete dovoljno vremena da im se obratite nakon što se svi osjećaju stabilnije i spremnije za fokus. Sastanak može pričekati.
Sastanci mi nisu najdraži i nisam sama. Pa vas molim - budite namjerni kad planirate i nastavite s jednim.
Kada to trebate otkazati ili odgoditi, učinite to pažljivo. Kada pritisnete gumb za brisanje, pružite svojim sudionicima objašnjenje. To ne mora biti ništa poetično, samo kratak i sladak razlog:
ili
Dno crta: Ako nešto stavite u kalendar, trebali biste se potruditi da se toga pridržavate.
Ali ako se pojavi jedna od tih situacija, onda svakako odgodite. Sastanak na kojem se ništa ne može postići - bilo zato što je nešto veće distrakcija ili zato što nemate sve dijelove slagalice - ionako se ne isplati.
