Stvari koje su klinički najgore: upuštati se u razgovor kada ste na putu da zgrabite posljednje dvije kocke sira na mrežnom događaju, slušate prijateljicu kako govori o njezinim "borbama" u registru vjenčanja i gledate svoj raspored i viđenje sastanaka unatrag.
Ne stvarno! Jeste li ikad čuli kako se ovaj razgovor odvija?
Vi: "Kakav je bio tvoj dan?"
Vaš normalan, pokretač mlinarskog prijatelja: "Strašno, imao sam jedan sastanak za drugim! PowerPoints, usudio bih se to reći, na točku! "
Ne. Nisi.
Ipak, svi smo krivi što jedni drugima kalendare postavljamo sastanke - uključujući i mene. I kao što zna tko je ikad vodio sastanak, prilično je obeshrabrujuće kad pogledate po sobi i svi njuškajući zaviruju u svoje telefone.
I zato sam sastavio ovaj brzi popis svih razloga zbog kojih ljudi (u redu, dobro, ja) ne slušaju sastanke - kao i nekoliko kratkih ispravki. Jer ako svi počnemo planirati bolje sastanke, svi ćemo ih malo manje plašiti.
1. Nisi imala dnevni red
Razumijem! Hladni ste, opušteni ste, prodajete tablete za smrzavanje sa svog skejtborda.
Ali tu je stvar: Kada započnete sastanak, „danas sam sve doveo ovdje da razgovaramo o našoj strategiji prodaje - bilo koje ideje?“ Odmah se pronalazim jer će 90% odgovora biti na licu mjesta, u potpunosti bespomoćna vrsta ("Trebali bismo prodati više, baš općenito!" i "Jesmo li razmišljali o tome da pas postane naš glasnogovornik?").
A 100% očnog kontakta bit će ona nespretna vrsta u kojoj se ljudi bez riječi klanjaju jedni drugima da bi mogli govoriti.
umjesto
Prije nego što pošaljete poziv za sljedeći sastanak, sastavite i e-poštom pošaljite detaljniji način na koji planirate koristiti to vrijeme. To ne samo da će pomoći ljudima da se pripreme za to i donijeti dobre ideje, već će i osigurati da spriječite pravu količinu vremena.
To je jednostavno kao:
Zapisnik 1-5: Prekoračenje ciljeva sastanka: unajmite Airbud da bude novi glasnogovornik tvrtke.
Zapisnik 5-15: Rasprava o ciljevima: Pričajte o stvarnosti Airbuda koji nije samo dostupan, već je i stvaran.
Zapisnik 15-25: Zamišljanja ideja: Obiđite sobu predlažući druge glasnogovornike koji se udvostruče kao vođe misli u prostoru.
Minute 25-30: Obnova svega: Odaberite najbolje ideje i odredite sljedeće korake.
2. Nisi objasnio da će ovo biti samostalan show
Ako niste Morgan Freeman, jednostavno vas ne mogu slušati kako razgovarate 30 minuta bez stanke. Iz tog razloga nećete pronaći previše popularnih TED Talks razgovora više od 20 minuta.
umjesto
Ako ćete - i samo vi - razgovarati cijeli sastanak, ono što govorite bolje je zanimljivo, lako probavljivo i primjenjivo na mene.
Dakle, kad sastavljate taj dnevni red o kojem smo upravo razgovarali, istaknite sve što neće dovesti do koraka akcije (poput "istraživanja ovoga …" ili "brainstorm that …" ili "praćenja na mačkama koje igraju košarku „).
Zatim - i pripremite se za ovu čarobnjaštvu i čarobnjaštvo - izbrišite. Drugi put kad prestanete činiti sastanak o "sljedećim koracima" je drugi koji započinjete gubiti ljude.
Sada, ako umirete zadržati te stvari, baci jedan bonus prezentaciju u skladu s linijama "kako bismo razgovarali u budućnosti …" ili uključite jedan list s zanimljivim pozadinskim podacima u taj dnevni red koji pošaljete ispred vrijeme.
3. Ništa vam od mene nije trebalo
Ono što govorite tangencijalno je povezano s mojim poslom i mislite da bi bilo korisno da me posluša. Teoretski, sigurno!
Ali u stvarnosti? Čim shvatim da mi neće trebati vagati ili oduzimati bilo što što je podložno sastanku, fokusiram se na listu obaveza koja me čeka za mojim stolom.
umjesto
Mrzim te stalno bacati riječ A, ali ovo se sve vraća na dnevni red. Šaljući ga unaprijed i označavajući „slušatelje“ kao neobavezne goste, dajete pozivu izbor da se pridruži ili ne pridruži (i na taj način osiguravate da će svi koji dođu biti uzbuđeni da slušaju). Zašto na vašem sastanku ima nekoga tko će ionako spustiti raspoloženje svojim praznim zombi pogledom?
Znam što mislite: Jenni, ovaj "dnevni red" zvuči kao puno posla za sastanak. I slažem se! Ali ako tražite od nekoga da vam oduzme 30 ili 60 minuta, trebate malo uložiti.
Ili - i ne, nažalost, neću reći, "samo krilo, Čad" - taj sastanak možete pretvoriti u e-poštu. Potrebno vam je malo više vremena od kreiranja dnevnog reda, ali vam štedi stvarno vrijeme sastanka. I srećom za vas, imamo upute kako lako to učiniti ovdje.
