Kao i većina vas, ni ja se ne mogu sjetiti profesionalnog života (puno manje osobnog) u kojem se nisam dopisivao putem e-maila. Većinom je učinkovit i jednostavan način komunikacije, a ako se pravilno koristi, štedi vrijeme, odgovara na pitanja i uspostavlja vezu. Dovoljno je reći, ne vjerujem da bih mogao živjeti bez toga.
Nažalost, lakoća e-pošte i brzina na koju su mnogi od nas navikli slati, prosljeđivati ili odgovarati dolazi do nekoliko zaleta na cesti, ako hoćete. Ja imam malo tolerancije na neoprezne pogreške poput pogrešno napisanih riječi (većina programa vas upozorava na ove vrste pogrešaka pri upisu škakljiva crvena linija), i kažem da idete nekome u CC, a zatim zaboravite zapravo CC ili nju. To je amaterski teritorij. (Iako, majci mi je oprošteno što mi je povremeno slala poruke velikim slovima.)
Međutim, ozbiljno, s obzirom na to da je forum često jedan od načina na koji komunicirate s klijentom, šefom ili osobom u umrežavanju, nužno je da to ispravite. I ne samo zbog naljepnica vani, već i zbog sebe - mrzili biste primatelja da propusti poantu poruke jer se fokusirao na (koju može izbjeći) pogrešku. Danas vam pogreška pri pisanju gubi malo poštovanja prema suradniku, sutra bi vam mogla izgubiti priliku za posao s osobom koju sretnete na konferenciji.
Ispred, tri nevjerojatno osnovne pogreške koje ste možda napravili ne shvaćajući koliko vas vrlo neprofesionalno čine gledajući čitatelja.
1. Zaboravite na prilog
Trener karijere Rajiv Nathan duboko je zahvalan na uputama u Outlooku i Gmailu koje vam daju do znanja da ćete poslati poruku bez privitka kada izričito izjavljujete da, u stvari, nešto priključujete. Zašto? Jer je, prije nego što su postojali, redovno počinio groznu pogrešku što se nije vezao - ne jednom, ne dva, nego tri puta!
Nathan priznaje da je rano u svojoj karijeri imao užasnu naviku žuriti kroz posao. Zbog toga ga je često slao e-poštu govoreći: "Molimo pogledajte priložene datoteke", a da ih pritom zapravo i ne priložite. Nathan se sjeća da je poslao potrebno praćenje: "Oprosti zbog toga! Izvolite! "Nažalost, tu se nije uvijek završilo. "Konačno, na trećem praćenju (i četvrtom ukupnom broju e-pošte), priložio sam vražju stvar", sjeća se Nathan.
"Definitivno nije dobar izgled", priznaje Nathan. Zapravo, to je bio toliko redoviti problem da je tijekom jednog od njegovih pregleda učinio da mu se treba poboljšati na tom području. Od tog trenutka nadalje, Nathan je zalepio traku papira na vrh ekrana na kojoj je pisalo: "Jeste li priložili dosje?"
Budite posebno pažljivi u spominjanju "priloženih" kako bi se zgodni upiti ("Rekli ste priloženo? Svejedno poslati?") Pojavili prije nego što vam e-pošta bude poslana. Svima je dopušteno klizište ovdje ili tamo, ali napravite naviku na to nepažljivo ponašanje i počet ćete steći reputaciju zbog nemogućnosti obavljanja ovog osnovnog zadatka.
2. Idete i dalje
Jedan od mojih najbližih prijatelja je odvjetnik koji naplaćuje po satu. Kao takva, navikla je pisati štedljivo i ne guta se. Mogao bih od nje uzeti lekciju.
Jenny Foss, trenerica karijere muze, naglašava važnost riječi ono što trebate reći, a ne više. Objašnjava, „Nemogućnost da kažete ono što trebate reći - sažeto i uz obzir vrijeme primatelja - može lako iznervirati nekoga tko je možda bio spreman čuti vas ili čak rado vas čuti.“
To je osobito istinito ako „šaljete e-poštu u potrazi za uslugom, ulazom ili podrškom - ili čak samo da biste dodirnuli bazu ili postavili pitanje.“ Unatoč tome koliko korisne poruke za snimanje mogu biti napredne, dobivaju se kako biste nekim ljudima bili pravi potez, a Foss vas upozorava da "imajte na umu da će osoba koja se nalazi na kraju prijema vrlo dobro pronaći e-poštu (općenito) oko njenog postojanja. Ta je osoba mogla biti do ponoći većinu noći samo pokušavajući iskopirati se iz hrpe e-mailova. "Zato kaže da morate svoje ideje predstaviti uredno ili riskirati da izgledate" neprofesionalno ili potpuno nepažljivo. " Nathanova nesretna situacija koja je rezultirala slanjem nekoliko uzastopnih bilješki bez privitka, "ne daj bože, pošalji tri e-maila jedan na drugi. Saberite svoje misli i pošaljite ih “, zaključuje Foss.
Ako odmah izgovorite kako kažete samo ono što trebate, moglo bi biti potrebno, ali dugoročno je vrijedno truda. Pročitajte sve što ste napisali prije nego što pošaljete i izrežete sve nepotrebno, poput bilo koje riječi, redaka ili čak čitavih odlomaka koji samo ponavljaju ili ponavljaju ono što ste već rekli. Može biti primamljivo pretjerano objasniti, ali češće nego ne, vaši će se pokušaji samo ponavljati. Učenje pisanja s namjerom i osjećajem za smjer dobro će vam poslužiti u mnogim profesionalnim korespondencijama putem e-pošte. Vaš će se čitatelj zahvaliti na strpljivosti i vjerojatno će tako puno vjerojatnije odgovoriti - umjesto da vašu predugu poruku sjedite nepročitani u konkurentnom pretinacu pošte.
3. Napisujete ime osobe pogrešno
Ne samo ne. Ne postoji apsolutno nikakav izgovor za pisanje nekome i pogrešno pisanje njegovog imena. Svi imamo svoje ljubimce, i ovo je moje, ali siguran sam da nisam sam. Evo, moje ime - i njegov točan pravopis - stoji u mom potpisu i u mojoj adresi e-pošte, što je u redu na otvorenom za pošiljatelja. Toliko sam osjetljiv na ovaj problem da redovito dvaput provjeravam pravopis imena koja obično imaju više opcija (Kristin, Stephen, Mark, Carrie i tako dalje, i još mnogo toga) prije nego što pritisnem send.
Potrebne su vam dvije dodatne sekunde? Naravno. Ali, očito, u velikoj šemi stvari to uopće nije vrijeme. Radije bih to ispravio prvi put nego da se moram ispričavati zbog svoje neoprezne pogreške. Ako ste toliko zauzeti da ne možete ni shvatiti ime osobe kojoj se obraćate, što biste onda morali učiniti brzo? To će se pitati vaš čitatelj. Ova mala i neupitljivo jednostavna pogreška govori o vašim drugim mogućnostima. Dakle, dvaput provjerite svoj rad i pravilno se obratite osobi.
Vjerojatno ćete poslati i primiti puno e-poruka u bilo kojem danu. Izbjegavajte stvaranje malih, neopreznih pogrešaka koje šalju poruku, prije svega, da niste profesionalni koliko stvarno jeste. Ne žrtvujte kvalitetu u ime brzine, a za ime Petea (ili je to Peter?), Nemojte gubiti bodove poštovanja zbog pogreške e-pošte koja se može izbjeći.
