E-mail. To je ujedno i glavna pogodnost i neprekidna strepnja. Ali, bez obzira kako se vi osjećate s tim u ovom trenutku, jedno je sigurno - to je neizbježna potreba. Vjerojatno ne možete proći tijekom radnog dana bez sastavljanja jedne (u redu, vjerojatno puno više od jedne) e-pošte.
A ako želite biti profesionalni i prenijeti svoje mišljenje na način koji je jasan, to je učinkovit, a to ne čini da vaši suradnici od čistog frustracija ne žele spustiti glavu na stolove? Pa, postoji nekoliko različitih pravila etiketa koje ćete poželjeti voditi računa.
"Da da da. Čuo sam sve ovo milijun puta prije ", vjerojatno razmišljate. Ali, bez obzira na to koliko su puta ove točke bile udarane kod kuće, spreman sam se kladiti da ste barem jednom u posljednjih tjedan dana počinili uobičajene propuste za e-poštu - možda čak i dan.
Nepotrebno je reći, mislim da bismo svako malo mogli koristiti osvježivač. Dakle, evo zgodnog popisa koji će vam pomoći da utvrdite sva pravila etiketa e-pošte za koja se zaklinjete da znate - a koja zapravo ne provode.
Osnove
Kad sagradite kuću, započinjete s podrumom. Dakle, prije nego što uđemo u posebne odjeljke vaše e-pošte, razmotrimo osnove.
Čak i ako ignorirate ili zaboravite svaki drugi dio ovog članka, u najmanju ruku provjerite jeste li potvrdili ove okvire.
- Ako šaljete s osobne adrese - primjerice, za posao ili informativni razgovor - provjerite je li adresa još uvijek profesionalna. Želite napraviti pravi dojam, a "[email protected]" to neće smanjiti.
-
Ako ste primili bijesnu poruku ili se osjećate bijesno, udaljite se od računala nekoliko minuta. Ako nešto izgubite u trenutku, to će samo stvoriti probleme.
-
Uključite prijateljski pozdrav i zatvaranje. Zbog toga se cijela vaša poruka osjeća puno cjelovitijom, uglađenijom i profesionalnijom.
-
Korekturu. Dovoljno je rekao.
Vrijeme
Učinkovito vrijeme jedno je od onih stvari koje se previše lako zaboravljaju kada dajete sve od sebe kako biste se snašli putem svoje pošte.
Ali ako ste ikada primili neposredan jednosmjerni odgovor na zamišljenu, dugu poruku ili ste tjednima čekali odgovor na koji ste s nestrpljenjem čekali, mislim da ćete se složiti da je tajming dostojan malo više razmatranja.
- Kao općenito pravilo, odgovarajte na e-poruke čim realno budete u mogućnosti. Ne želite ljude ostaviti da vise.
-
Ako poruka zaslužuje malo više vremena i razmišljanja, nemojte pucati napola ocrtan, odmah odgovor samo da biste ga uklonili sa tanjura. Umjesto toga, odgovorite i potvrdite da ste ga primili - i obavijestite pošiljatelja da će vam trebati malo vremena za razmišljanje o stvarima.
-
Sjajan savjet koji će vam pomoći da svoje odgovore provjerite? Suosnivač Muse Alex Cavoulacos preporučuje da što brže odgovorite, kraći bi trebao biti vaš odgovor.
primatelji
Naizgled beskrajni lanci e-pošte. Suradnici koji vas i dalje vide na porukama koje nemaju apsolutno nikakve veze s vama. Oni suigrači koji izgleda nemaju pojma za što je to praktično BCC polje.
Sve su one stvari za koje se vjerojatno hvatate - barem kada ih drugi izvrše. Ali, pogledajmo te na trenutak. Jeste li se borili protiv bilo kojeg od ovih pravila etikete u odnosu na popis primatelja?
- Nastavite s oprezom kad upotrebljavate "Odgovori svima" i upotrebljavajte ih samo kad svi u toj niti trebaju biti ažurirani. Upozoreni ste.
-
Ne bojte se koristiti BCC, posebno u onim slučajevima kada ne želite da sve adrese ili primatelji budu vidljivi svima.
-
Evo priručnog pravila koje morate imati na umu: navođenje nekoga u polje "Za" znači da očekujete odgovor. Suprotno tome, ako tu osobu CC, jednostavno je držite u petlji u svojoj poruci drugima.
-
Uz sve navedeno, što manje ljudi možete uključiti na adresu e-pošte, to bolje. Previše kuhara u kuhinji vjerojatno će dovesti samo do zbrke i prekriženih žica.
Linija predmeta
Koji je prvi dio vaše poruke na koji će ljudi gledati? To je lako: vaš predmet.
Kao što već znate, sjajna linija teksta može stvoriti čuda za vašu e-poštu u cjelini. Loš predmet? Pa, recimo da može nadahnuti veliku otežanost kod vaših primatelja.
- Neka vam tema bude specifična, a ne oslanjajte se na nejasne izraze kao što je "Prijava". To omogućuje primateljima da odmah pogledaju o čemu se radi u vašoj poruci. Uz to, olakšat ćete ga da pronađete kasnije kada vam zatreba.
-
Neka to bude kratko. Iako želite da bude specifična, to ne znači da treba biti vlastiti samostalni odlomak. Pokušajte se držati manje od 10 riječi - išta duže od toga vjerojatno može biti njegova vlastita rečenica.
-
Bez obzira na to koliko ste se žurili, nemojte u potpunosti preskočiti predmetno polje. Nitko ne voli vidjeti taj zloslutni "Nema subjekta" u svojoj pristigloj pošti.
Tijelo e-pošte
Evo ga - meso i krumpir vaše poruke. Druga su polja važna, ali ovdje ćete stvarno jasno objasniti zbog čega kontaktirate osobu.
Da, komunikacije na radnom mjestu postaju sve ležernije. Ali to ne znači da želite da se vaše e-poruke pretvore u totalne neorganizirane zablude. Obavezno se držite ovih pravila etiketa, a poruke su sigurno uglađene i profesionalne.
- Ovo je još jedno mjesto na kojem ćete htjeti biti što jasniji i sažetiji - vjerojatno ćete uzeti u obzir da je to zlatno pravilo slanja e-pošte. Napokon, ako vam nešto objašnjava stranice teksta za objašnjenje, vjerovatno je bolje da to učinite osobno ili preko telefona.
-
Pridržavajte se svih tradicionalnih pravila pisanja koje ste naučili u školi. To znači pravilnu strukturu rečenica, velika i velika slova, interpunkcijski znak i odupiranje iskušenju da svoju poruku nalijepite emojijima.
-
Provjerite sadrži li vaša poruka jasne stavke upita ili radnje. Bez obzira želite li zatražiti mišljenje suradnika o nečemu ili tražite detalje u projektu, morate imati solidan razlog za slanje e-pošte - i isto tako morate to objasniti eksplicitnim.
-
Ako primatelj ne zahtijeva ništa, a vi jednostavno šaljete e-poštom da biste unijeli ažuriranje, razjasnite i to. Ljudi trebaju otići od vaše bilješke znajući što se od njih očekuje.
-
Po potrebi upotrijebite tačke s oznakama ili numerirane liste. Svi smo zauzeti, a neko oblikovanje puno lakše prelazi kroz vašu poruku i dobivate istaknute komentare.
-
Izdvojite važne podatke tako da se ističu, ali izbjegavajte korištenje svih velikih slova, zbog čega izgleda kao da vičete.
-
Koristite čitljiv font i izbjegavajte previše različitih fontova. Želite da vaša poruka bude što jednostavnija za čitanje.
Prilozi
Trebate priložiti nešto svojoj e-pošti? To je često promišljanje, a vi završite samo s onim što je potrebno prije nego što pritisnete "pošalji".
No, prilozi nisu Divlji zapad svijeta e-pošte. Ne, još uvijek postoji nekoliko pravila etiketa za koja ćete se morati obavezno pridržavati.
- Prije nego što bilo šta pričvrstite, provjerite je li zapravo potrebno. Nema smisla pridavati Word dokument s jednom stranicom koji sadrži dvije rečenice.
-
Ako imate dvojbe, priložite datoteku kao PDF kako ne biste naišli na probleme kompatibilnosti.
-
Ako trebate poslati veliki privitak, prvo ga "komprimirajte" ili komprimirajte.
-
Uvijte u naviku priložiti svoju datoteku prije sastavljanja tijela e-pošte. Na taj način možete izbjeći strašnu poruku praćenja "Žao mi je, zaboravio sam privitak!"
Ako ste prevrtali očima i tvrdili da ste čuli sve ovo prije, ja vas ne krivim. No, vjerovatno je da se i dalje ne uspijevate pridržavati ovih često ponavljanih pravila etikete.
Stoga, smatrajte ovo svojim prijateljskim podsjetnikom da iskočite iz autopilota i obratite veću pozornost na svoje poruke. Vaši suradnici će vam zahvaliti.
Imate li neka druga pravila ili ljubimce kućnih ljubimaca koje biste dodali na popis? Javite mi na Twitteru!
