Microsoft Excel Osnovni vodič za početnike

Excel je program elektroničke proračunske tablice koji se koristi za pohranjivanje, organiziranje i manipuliranje podacima. Podaci se pohranjuju u pojedinačne ćelije koje se obično organiziraju u nizu stupaca i redaka u radnom listu; ova zbirka stupaca i redaka naziva se tablica.

Programi proračunskih tablica također mogu izvesti izračune na podacima pomoću formule. Da bi olakšao pronalaženje i čitanje podataka u radnom listu, Excel ima niz značajki oblikovanja koji se mogu primijeniti na pojedine ćelije, retke, stupce i cijele tablice podataka.

Budući da svaki radni list u novijim verzijama programa Excel sadrži milijarde stanica po radnom listu, svaka ćelija ima adresu poznatu kao referenca ćelije kako bi se mogla upućivati ​​na formule, grafikone i druge značajke programa.

Teme uključene u ovaj vodič su:

• Unos podataka u tablicu
• Proširivanje pojedinačnih stupaca radnih listova
• Dodavanje trenutnog datuma i nazvanog raspona na radni list
• Dodavanje formule odbitka
• Dodavanje formule za neto plaće
• Kopiranje formula s ručicom za punjenje
• Dodavanje formata brojeva na podatke
• Dodavanje oblikovanja ćelija

01 od 08

Unos podataka u vaš radni list

Unošenje podataka u listove radnog lista uvijek je proces u tri koraka; ovi koraci su sljedeći:

1. Klikni na ćelija gdje želite da podaci odu.
2. Upišite podatke u ćeliju.
3. pritisni Unesi na tipkovnici ili kliknite mišem na drugu ćeliju.

Kao što je spomenuto, svaka ćelija u radnom listu identificira se adresom ili ćelijskim referencama, koja se sastoji od slovnog slova i broja retka koji presijecaju na lokaciji ćelije. Prilikom pisanja referentne ćelije, pismo stupca uvijek je najprije napisano, a zatim redni broj - kao što je A5, C3, ili D9.

Prilikom unosa podataka za ovaj vodič, važno je unijeti podatke u ispravne ćelije radnog lista. Formule unesene u kasnijim koracima koriste se referencama stanica upisanih podataka.

Da biste slijedili ovaj vodič, upotrijebite reference stanice podataka vidljivih na gornjoj slici kako biste unijeli sve podatke u prazan radni list programa Excel.

Nastavite čitati ispod

02 od 08

Proširivanje stupaca u programu Excel

Prema zadanim postavkama, širina ćelije dopušta prikazivanje samo osam znakova bilo kojeg unosa podataka prije nego što se ti podaci prelijevaju u sljedeću ćeliju desno. Ako su stanice ili stanice s desne strane prazne, uneseni podaci prikazuju se u radnom listu, kao što se vidi s naslovom radnog lista Izračuni odbitaka za zaposlenike ušao u stanica A1.

Ako ćeliju s desne strane sadrži podatke, međutim, sadržaj prve ćelije skraćuje se na prvih osam znakova. U prethodnom koraku uneseno je nekoliko ćelija podataka, kao što je oznaka Stopa odbitka: ušao u stanica B3 i Thompson A . ušao u stanica A8 su skraćeni jer stanice s desne strane sadrže podatke.

Da biste ispravili taj problem tako da su podaci u potpunosti vidljivi, trebaju se proširiti stupci koji sadrže te podatke. Kao i kod svih Microsoftovih programa, postoji više načina proširivanja stupaca. Koraci u nastavku pokrivaju kako proširiti stupce pomoću miša.

Proširivanje stupaca pojedinačnih radnih listova

1. Postavite pokazivač miša na liniju između stupci A i B u zaglavlju stupca.
2. Pokazivač će se prebaciti na strelicu s dvostrukom glavom.
3. Kliknite i držite dolje lijevu tipku miša i povucite dvostruko strelicu desno da se proširi stupac A do cjelokupnog ulaska Thompson A. je vidljiv.
4. Proširite ostale stupce kako biste prikazali podatke po potrebi.

Širine stupaca i naslova radnog teksta

Budući da je naslov radnog lista tako dugo u usporedbi s ostalim oznakama u stupac A, ako je taj stupac proširen da bi se cijeli naslov prikazao u stanica A1, radni list ne bi samo izgledao čudno, već bi to bilo teško koristiti radni list zbog praznina između oznaka na lijevoj strani i ostalih stupaca podataka.

Budući da nema drugih ulaza redak 1, nije netočno napustiti naslov kao što je - prelijevanje u stanice s desne strane. Alternativno, Excel ima značajku združivanje i centar koji će se koristiti u kasnijem koraku kako bi se centar naslova iznad podatkovne tablice brzo centriralo.

Nastavite čitati ispod

03 od 08

Dodavanje datuma i nazvanog raspona

Uobičajeno je dodati datum proračunskoj tablici - prilično često da biste naznačili kada je list zadnji put ažuriran. Excel ima nekoliko datumske funkcije koji olakšavaju unos datuma u radni list. Funkcije su samo ugrađene formule u programu Excel kako bi se olakšalo dovršavanje uobičajenih zadataka - kao što je dodavanje datuma u radni list.

DANAS funkcija je jednostavna za uporabu jer nema argumenata - što je podatak koji treba dostaviti funkciji kako bi mogao funkcionirati. DANAS funkcija je također jedna od Excelovih nestabilnih funkcija, što znači da se ažurira svaki put kad se preračunava - što je obično uvijek kada se otvori radni list.

Dodavanje datuma s funkcijom TODAY

Koraci ispod dodati će DANAS funkcija na ćelije C2 radnog lista.

1. Kliknite na ćelije C2 da je postane aktivna stanica.
2. Klikni na formule kartica vrpca.
3. Klikni na Datum vrijeme opcija na vrpca da biste otvorili popis funkcija datuma.
4. Klikni na Danas funkcija kako bi se pokrenula Formula Builder.
5. Klik Gotovo u okvir za unos funkcije i povratak na radni list.
6. Treba dodati trenutačni datum ćelije C2.

Vidjeti ###### Simboli umjesto datuma

Ako se pojavi niz simbola s oznakom hashtag ćelije C2 umjesto datuma nakon dodavanja DANAS funkcionira na tu ćeliju, jer stanica nije dovoljno široka da prikazuje oblikovane podatke.

Kao što je prethodno spomenuto, neformatični brojevi ili tekstni podaci prelaze na prazne ćelije desno ako je preširok za ćeliju. Podaci koji su oblikovani kao specifična vrsta broja - kao što su valuta, datumi ili vrijeme, međutim, ne prelaze na sljedeću ćeliju ako su širi od ćelije gdje se nalaze. Umjesto toga, prikazuju ###### greška.

Da biste ispravili problem, proširite stupac C koristeći metodu opisanu u prethodnom koraku udžbenika.

Dodavanje nazvanog raspona

nazvanom rasponu je stvoren kada se jedna ili više stanica daje naziv kako bi se raspon lakše identificirao. Nazivi raspona mogu se koristiti kao zamjena za referencu stanica kada se koriste u funkcijama, formulama i grafikonima. Najlakši način za stvaranje imena je korištenje okvir za naziv koji se nalazi u gornjem lijevom kutu radnog lista iznad rednih brojeva.

U ovom tutorialu ime stopa bit će dano ćeliju C6 identificirati stopu odbitaka primijenjenu na plaće zaposlenika. Navedeni raspon će se koristiti u sustavu odbitna formula koji će biti dodan u stanice C6 do C9 radnog lista.

1. Odaberi ćeliju C6 u radnom listu.
2. Tip stopa u Naziv Box i pritisnite Unesi na tipkovnici
3. Cell C6 sada ima ime stopa.

Ovo će se ime koristiti za pojednostavljenje izrade Odrednice odbitaka u sljedećem koraku udžbenika.

04 od 08

Ulazak u formulu oduzimanja zaposlenika

Excelove formule omogućuju izračunavanje broja podataka unesenih u radni list. Excelove formule mogu se upotrijebiti za osnovno crunching broj, kao što je zbrajanje ili oduzimanje, kao i složenije izračune, kao što je pronalaženje prosjeka učenika na rezultatima ispitivanja i izračunavanje hipoteke.

• Formule u programu Excel uvijek počinju s jednakim znakom ( = ).
• Ravnopravan znak uvijek se upisuje u ćeliju u kojoj želite da se odgovor pojavi.
• Formula se dovršava pritiskom tipke Enter na tipkovnici.

Upotreba referenci za ćelije u formulama

Zajednički način izrade formule u programu Excel uključuje unos podataka formata u listove radnih listova, a zatim se koriste reference ćelija za podatke u formuli umjesto samih podataka.

Glavna prednost ovog pristupa je da, ako kasnije postane neophodno mijenjati podatke, to je jednostavna zamjena podataka u ćelijama, a ne prepisivanje formule. Rezultati formule automatski će se ažurirati nakon promjene podataka.

Upotreba nazvanih raspona u formulama

Alternativa ćelijskim referencama jest korištenje navedenih raspona - kao što je nazivani raspon stopa stvoren u prethodnom koraku.

U formuli, imenovani raspon funkcionira isto kao referenca na ćeliju, ali se obično koristi za vrijednosti koje se koriste u brojnim formulama - npr. Stopa odbitaka za mirovine ili zdravstvene beneficije, porezne stope ili znanstvene vrijednosti konstanta - dok su reference na mobitelu praktičnije u formulama koje se odnose samo na određene podatke.

Ulazak u formulu oduzimanja zaposlenika

Prva formula stvorena u ćeliju C6 će umnožiti Bruto plaća zaposlenika B. Smitha po stopi odbitka u stanica C3.

Završena formula u ćeliju C6 bit će:

= B6 * brzina

Upotrebom Pokazivanja za unos formule

Iako je moguće upisati gore navedenu formulu u ćeliju C6 i pojaviti točan odgovor, bolje je upotrebljavati upućujući na dodavanje ćelije reference na formule kako bi se minimizirala mogućnost pogrešaka stvorenih upisivanjem pogrešne reference ćelije.

Pokazivanje obuhvaća klik na ćeliju koja sadrži podatke s pokazivačem miša da biste dodali referencu ćelije ili nazvani raspon u formulu.

1. Kliknite na ćeliju C6 da je postane aktivna stanica.
2. Upišite znak jednakosti ( = ) u ćeliju C6 za početak formule.
3. Kliknite na stanica B6 s pokazivačem miša da biste dodali ćelije referentne ćelije na formulu nakon ravnopravnog znaka.
4. Upišite simbol množenja (*) u ćeliju C6 nakon reference stanice.
5. Kliknite na stanica C3 pomoću pokazivača miša dodajte navedeni raspon stopa do formule.
6. pritisni Unesi tipku na tipkovnici da biste dovršili formulu.
7. Odgovor 2747.34 treba biti prisutan u ćeliju C6.
8. Iako je prikazan odgovor na formulu ćeliju C6, klikom na tu ćeliju prikazat će se formula, = B6 * stopa, u traci formule iznad radnog lista

Nastavite čitati ispod

05 od 08

Ulazak u formulu neto plaće

Ova je formula izrađena u stanica D6 i izračunava neto plaću zaposlenika oduzimanjem iznosa odbitka izračunatog u prvoj formuli iz Bruto plaća, Završena formula u stanica D6 bit će:

= B6 - C6

1. Kliknite na stanica D6 da je postane aktivna stanica.
2. Upišite znak jednakosti ( = ) u stanica D6.
3. Kliknite na stanica B6 s pokazivačem miša da biste dodali ćelije referentne ćelije na formulu nakon ravnopravnog znaka.
4. Upišite minus znak ( - ) u stanica D6 nakon reference stanice.
5. Kliknite na ćeliju C6 s pokazivačem miša na tu ćeliju referencu na formulu.
6. pritisni Unesi tipku na tipkovnici da biste dovršili formulu.
7. Odgovor 43,041.66 treba biti prisutan u stanica D6.

Referencije relativnih stanica i formula za kopiranje

Do sada, odbici i Neto plaća formule su dodane samo jednoj stanici u radnom listu -C6 i D6 odnosno. Zbog toga je radni list trenutno potpuni za samo jednog zaposlenika - B. Smith.

Umjesto da prolazi kroz vremenski zahtjevni zadatak obnove svake formule za druge zaposlenike, Excel dozvoljava, u određenim okolnostima, da se formule kopiraju u druge stanice. Ove okolnosti najčešće uključuju uporabu specifične vrste referentne stanice - poznate kao relativna referenca stanica - u formulama.

Referencije stanice koje su unesene u formule u prethodnim koracima bile su reference relativne ćelije, a oni su zadana vrsta referenca ćelije u programu Excel, kako bi formulacije kopiranja bile što jednostavnije.

Sljedeći korak u vodiču koristi Ručka za ispunjavanje za kopiranje dvije formule u redove u nastavku kako bi se dovršila tablica podataka za sve zaposlenike.

06 od 08

Formule kopiranja s ručkom za punjenje

punjenje ručicom je mala crna točka ili kvadrat u donjem desnom kutu aktivne ćelije. Ručka za punjenje ima niz primjena uključujući kopiranje sadržaja ćelije u susjedne ćelije. punjenje stanica s nizom brojeva ili tekstnih naljepnica i kopiranje formula.

U ovom koraku udžbenika, punjenje ručicom će se koristiti za kopiranje i Odbitak i Neto plaća formule iz stanice C6 i D6 do stanice C9 i D9.

Formule kopiranja s ručkom za punjenje

1. vrhunac stanice B6 i C6 u radnom listu.
2. Postavite pokazivač miša preko crnog kvadrata u donjem desnom kutu stanica D6 - pokazivač će se prebaciti na znak plus (+).
3. Kliknite i držite lijevu tipku miša i povucite ručicu za punjenje do stanica C9.
4. Otpustite tipku miša - stanice C7 do C9 treba sadržavati rezultate Odbitak formula i stanice D7 do D9 Neto plaća formula.

Nastavite čitati ispod

07 od 08

Primjena oblikovanja brojeva u programu Excel

Formatiranje brojeva odnosi se na dodavanje simbola valuta, decimalnih biljega, znakova postotaka i drugih simbola koji pomažu u prepoznavanju vrste podataka prisutnih u ćeliji i olakšavanju čitanja.

Dodavanje simbola postotka

1. Odaberi stanica C3 da ga istakne.
2. Klikni na Dom kartica vrpca.
3. Klikni na General opcija za otvaranje Format broja padajući izbornik.
4. Na izborniku kliknite na Postotak mogućnost promjene formata vrijednosti u stanica C3 od 0,06 do 6%.

Dodavanje simbolu valute

1. Odaberi stanice D6 do D9 da ih istakne.
2. Na mjestu Početna kartica od vrpca, Klikni na General opcija za otvaranje Format broja padajući izbornik.
3. Klikni na Valuta na izborniku za promjenu oblikovanja vrijednosti u stanice D6 do D9 u valutu s dva decimalna mjesta.

08 od 08

Primjena ćelije formata u programu Excel

Oblikovanje ćelija odnosi se na mogućnosti oblikovanja - kao što je primjena podebljanog oblikovanja na tekst ili brojeve, mijenjanje poravnanja podataka, dodavanje granica prema ćelijama ili upotreba značajke spajanja i središta za promjenu izgleda podataka u ćeliji.

U ovom udžbeniku gore navedeni formati ćelija primijenit će se na određene ćelije u radnom listu tako da će se podudarati s gotovim radnim listom.

Dodavanje podebljanog oblikovanja

1. Odaberi stanica A1 da ga istakne.
2. Klikni na Dom kartica vrpca.
3. Klikni na odvažan oblikovanje opcije kao što je identificirano na gornjoj slici da biste podebljavali podatke stanica A1.
4. Ponovite gore navedeni slijed koraka kako biste podebljali podatke stanice A5 do D5.

Promjena usklađivanja podataka

Ovaj korak će promijeniti zadani lijevi poravnanje nekoliko ćelija na središnju poravnanje.

1. Odaberi stanica C3 da ga istakne.
2. Klikni na Dom kartica od vrpca.
3. Klikni na Centar opcija poravnanja koja je identificirana na gornjoj slici kako bi centrirao podatke stanica C3.
4. Ponovite gore navedeni slijed koraka kako biste usmjerili podatke u središte stanice A5 do D5.

Spajanje i središnje stanice

Spoji i Centar opcija kombinira broj odabranih u jednu ćeliju i centrira unos podataka u lijevom ćeliju na novoj spojenoj ćeliji. Ovaj će korak spojiti i centrirati naslov radnog lista - Izračuni odbitaka za zaposlenike.

1. Odaberi stanice A1 do D1 da ih istakne.
2. Klikni na Dom kartica od vrpca.
3. Klikni na Spoji i Centar opciju koja je identificirana na gornjoj slici kako bi se spojila stanice A1 do D1 i centrirajte naslov preko tih stanica.

Dodavanje donjih granica u ćelije

Ovaj korak će dodati donje granice na ćelije koje sadrže podatke redaka 1, 5 i 9

1. Odaberite spojeni stanica A1 do D1 da ga istakne.
2. Klikni na Početna kartica od vrpca.
3. Kliknite strelicu dolje pored Granica kao što je navedeno na gornjoj slici kako biste otvorili padajući izbornik granica.
4. Klikni na Donja granica opciju na izborniku da biste dodali granicu na dno spojene ćelije.
5. Ponovite gornji niz koraka da biste dodali donji okvir stanice A5 do D5 i za Stanice A9 do D9.