Svi uvijek traže način da olakšaju posao. I ne nedostaje savjeta, trikova i hakova koji su dizajnirani da pomognu u tom cilju.
Ali onaj koji meni radi iz dana u dan i izlazak je automatiziranje ponavljajućih zadataka. Ideja koja stoji iza toga je da će uštedjeti mentalnu energiju za projekte koji zapravo zahtijevaju duboko razmišljanje i usredotočenost.
Vjerojatno razmišljate, to zvuči sjajno, ali kako to učiniti?
Sve što trebate učiniti je izgraditi varalicu.
Najlakši i najkorisniji list sadrži predmete koje najčešće kopirate i zalijepite. Nije važno u kojoj se industriji nalazite. Ako za rad koristite računalo, vjerojatno morate nekoliko stvari tražiti prije nego što dovršite zadatak.
Za mene je nekoliko različitih redaka HTML koda koji mi često trebaju za učitavanje članaka u The Muse.
Na prošlim smo pozicijama pripremili nekoliko listova za očuvanje fokusa koji štede vrijeme: jedan za Excel formula proračunske tablice, drugi zaglavlja memoranduma i najpopularniji, dokument s telefonskim brojevima i uputama za prijavu na računalo za nove zaposlenika. Umjesto da se opet pozabavim grozom traženja telefonskog broja ureda za financije , mogao bih se samo obratiti svome povjerljivom docu, kopirati i zalijepiti sve što trebam te poslati e-poštu bez gubitka pare.
Pa kako točno započeti?
1. korak: uzmite u obzir ono što pronalazite u prepisivanju ili ponovljenom pretraživanju
Možda svakodnevno šaljete puno istih ili sličnih e-poruka. Ako svaki put pišete ispočetka, gubite dragocjenu moć (i vrijeme) mozga. Kao što možete vidjeti u gornjem primjeru, moji prijatelji me uvijek pitaju kako da postavim The Muse - sada imam spreman brzi odgovor.
Vaš "cheat sheet" mogao bi se sastojati od nekoliko predložaka e-pošte spremnih za preinačenje, ovisno o tome tko je primatelj. (A ako upotrebljavate Gmail, svakako razmislite o spremljenim odgovorima - to je izmjenjivač igara.)
Korak 2: Odaberite način pohrane podataka
Nema načina da to učinite - koristite program koji za vas ima najviše smisla. To bi moglo značiti Wordov dokument, Google dokument, unos bilježnice ili čak nacrt e-pošte spremljene u zabilježenoj mapi. Što god odabrali, važno je da se možete lako referencirati.
Korak 3: Potrošite 20 minuta ispunjavajući svoj dokument tim stavkama iz prvog koraka
Bez obzira na to (e-poštu, Excel formule ili možda telefonski brojevi), vrijedno je malo truda da biste ga jednom upisali u dokument, a zatim ga jednostavno imali lako koristiti u budućnosti. Znam za mene, bilo je veliko olakšanje (i uštedjelo vjerojatno sati) samo pogledati bilješku na radnoj površini da bih kopirao i zalijepio Excelove formule za koje sam našao da tražim nekoliko puta dnevno.
Možete čak i zadržati ovu staru školu ako vam je draže. Uzmi mog starog urednika ureda: Omotala je svoj monitor ljepljivim bilješkama u različitim bojama koje su joj pomogle da brzo uputi statusne kodove i kratice koje su joj potrebne svakodnevno.
Kakav god sustav želite - bilješku u digitalnoj bilježnici, Word dokumentu ili čak ljepljivu bilješku - pronađite nešto što vam odgovara. I dok znam da ponekad može biti teško zaustaviti stanku na svom ludom popisu obaveza da biste radili na nečemu što se u trenu osjeća dosadno, ovo je radni hak koji će vam uštedjeti sate. To možete učiniti u vremenu koje će vam trebati da popijete kavu.
Pa što čekaš? To je jedna od najlakših stvari koju možete učiniti da poboljšate svoju dnevnu produktivnost.
