Evo nečeg sjajnog u vezi sa pametnim telefonima: netko vam šalje e-poštu, a dok čekate u redu ili u tranzitu, možete brzo poslati odgovor i provjeriti ga sa svog popisa.
A sada za nešto što nije baš sjajno kod pametnih telefona: omogućuju vam da reagirate odmah.
Dopustite mi da objasnim. Jeste li ikad preskidali dolaznu poruku i aktivirali brzi odgovor dok čekate unaokolo ili idete od mjesta do mjesta? (Ispovijed: Slao sam e-poštu dok sam bio na traci.)
Čini se prikladno, svrsishodno - čak obzirno - vratiti se nekome što prije. Međutim, ako vaš odgovor odustane od svih formalnosti (a niste na toj razini), ili još gore, ne odgovara na pitanje druge osobe; zapravo vas čini loše.
Dakle, evo dva puta kada će čekanje na vraćanje e-pošte ostaviti puno bolji dojam.
1. Kad vas pitaju nove ideje
Vaša ideja je oborena. Razumljivo, želite se vratiti tamo i pokazati da vam se u glavi vrti mnoštvo drugih sjajnih misli. Dakle, otkucate prvo ono što vam padne na pamet i kažete: "Kako bi bilo da isprobamo x?"
Međutim, kad netko zatraži novo razmišljanje, ona želi da budete, dobro, promišljeni. A možda će vam ideja koja vam padne na pamet i dalje biti vaš glavni suparnik nakon što ste završili s ručkom, završili sastanak u koji ćete uskoro uskočiti ili prespavati. Ali možda nije - i tada ćete morati slijediti svoje daljnje praćenje da biste ovaj put izgovorili da ste to stvarno preispitali.
Dakle, ako nije hitno, dajte si vremena za formuliranje odgovora. Zamislite tu početnu ideju u nacrtima kako je ne biste izgubili, ali prepustite se brainstorm-u da biste mogli smisliti neke mogućnosti.
Želite li odmah poslati otkaz kako biste dokazali da ste na vrhu? Pošaljite e-poštu s potvrdom o prijemu u kojoj piše da ćete biti u kontaktu s novim idejama u određenom vremenskom okviru (kao što je kasnije toga dana, u roku od 24 sata ili do kraja tjedna). Ako druga osoba zatraži novi pristup što prije, pokušajte s linijom poput "S vrha glave …" koja pokazuje da je to brzi prijedlog, a ne potpuno iscrpljen teren.
2. Kad je druga e-pošta stvarno duga
Zamislite ovo: Napišete dugačku poruku dodirujući nekoliko osjetljivih ili složenih točaka, a netko odgovori "Sjajno!" Samo 30 sekundi nakon što pritisnete slanje. Vjerojatno biste se pitali je li druga osoba zapravo pročitala ovo što ste napisali.
Ali kad se uloge promijene, možda ćete zaboraviti taj osjećaj i usredotočiti se na učinkovito upravljanje pristiglom poštom. Dakle, presnimite poduži email i budući da vam ništa ne iskače, pišete natrag "Zvuči dobro!" I provjerite je s vašeg popisa.
I dobro je - sve dok ne shvatite da ste pristali na nešto o čemu ranije niste razgovarali ili imate pitanje o nekoj od točaka.
Da biste izbjegli ovaj problem i ostavili bolji dojam, koristite jednu od dvije sljedeće strategije. Ako znate da netko želi hitan odgovor, pokušajte s gornjim prijedlogom - potvrdite primitak i podijelite kad ćete možda moći detaljnije pregledati e-poštu. Piše ovako: "Hvala vam što ste ovo poslali. Čitavo sam jutros na sastancima, ali temeljnije ću postupiti kasnije danas. "
Druga strategija je najbolja kada ste pregledali e-poštu, ona vam djeluje, a vaš je glavni cilj pokazati da, čak i ako brzo odgovorite, zaista ste je pročitali. U ovom slučaju spomenite jednu specifičnu stvar - bilo da se potpuno slažete sa točkom jedna ili cijenite ažuriranje u točki četiri. A osim ako vam nije poznat po brzini čitanja, još uvijek ga ostavite barem nekoliko minuta.
Da, čekanje na odgovoru radi postizanja boljeg dojma čini se kontratuktivno, jer pravodobnost je vrlina. Ali, na kraju, svima koji su uključeni lakše je ako odvojite vrijeme za slanje jednog promišljenog e-maila, a ne za brzi odgovor, pitanje kada kasnije e-poštu pročitate u cijelosti i pojašnjenje nakon što razmislite. Dakle, smanjite sebi pauzu i dajte sebi vremena da to obradite - oh, i pročitajte svoj odgovor.
