Uklanjanje duplikata podataka zapisa u programu Excel
Programi proračunske tablice kao što je Excel često se koriste kao baze podataka za stvari kao što su zalihe dijelova, prodajni zapisi i popisi za slanje e-pošte.
Baze podataka u programu Excel sastoje se od tablica podataka koji se obično organiziraju u redove podataka zvanih zapisa.
U zapisniku se odnose podaci u svakoj ćeliji ili polju u retku - kao što su naziv tvrtke, adresa i telefonski broj.
Čest problem koji se pojavljuje kao baza podataka raste u veličini je duplikat zapisa ili redaka podataka.
Ova dupliciranja mogu se pojaviti ako:
- Cijeli zapisi se upisuju u bazu podataka više puta, što rezultira s dva ili više identičnih zapisa
- Višestruka evidencija ima jedno ili više polja - kao što su ime i adresa - koji sadrže iste podatke.
U oba slučaja, duplikat zapisa može uzrokovati cijeli niz problema - kao što je slanje višestrukih kopija dokumenata istoj osobi kada se informacije o bazi podataka koriste u spajanju pošte - stoga je dobra ideja skenirati i ukloniti dvostruke zapise na redovnoj osnova.
I dok se lako može odabrati duplikat zapisa u malom uzorku poput onog na gornjoj slici, podatkovne tablice mogu lako sadržavati stotine, ako ne i tisuće zapisa, čineći ga vrlo teško odabrati duple zapise - posebno djelomično usklađene zapise.
Da bi se ovaj zadatak olakšao, Excel ima izgrađen alat za podatke nazvan, ne iznenađujuće, Uklanjanje duplikata, koji se može koristiti za pronalaženje i uklanjanje istovjetnih, kao i djelomično podudarnih zapisa.
Međutim, način na koji Uklanjanje duplikata alat je dizajniran, identični i djelomično podudarni zapisi moraju se rješavati zasebno.
To je zato što Uklanjanje duplikata dijaloški okvir prikazuje nazive polja za odabranu tablicu podataka i odabire koja polja treba uključiti u traženje odgovarajućih zapisa:
- Za identične zapise, potražite sva polja - označite oznake pored svih naziva stupaca ili polja;
- Za djelomično podudaranje zapisa - ostavite oznake za označavanje pokraj samo onih polja koja se podudaraju.
Nazivi polja naspram stupaca slova
Kao što je spomenuto, Uklanjanje duplikata alat sastoji se od dijaloškog okvira u kojem odabirete koja podudarna polja za pretraživanje provjeravajući željene nazive polja ili stupaca.
Informacije koje dijaloški okvir prikazuje - nazivi polja ili slova stupaca - ovisi o tome sadrži li vaše podatke redak naslova - ili zaglavlja - na vrhu tablice podataka kao što se vidi na gornjoj slici.
Ako se to dogodi - provjerite je li opcija na desnoj strani dijaloškog okvira - Moji podaci imaju zaglavlja - provjerava se i Excel će prikazati imena u ovom retku kao imena polja u dijaloškom okviru.
Ako vaši podaci nemaju redak zaglavlja, dijaloški okvir prikazuje odgovarajuće slova u dijaloškom okviru za odabrani raspon podataka.
Neprekidni raspon podataka
Za Uklanjanje duplikata alat za ispravno funkcioniranje, tablica podataka mora biti kontinuirani raspon podataka - to ne smije imati praznih redaka, stupaca i, ako je to moguće, praznih ćelija unutar tablice.
Nema praznina unutar tablice podataka je dobra praksa kada je u pitanju upravljanje podacima općenito, a ne samo kada traže duple podatke. Excelovi alati za podatke, poput razvrstavanja i filtriranja, najbolje funkcioniraju kada je podatkovna tablica kontinuirani raspon podataka.
Uklonite primjer duplikata podataka
Na gornjoj slici, podatkovna tablica sadrži dva identična zapisa za A. Thompson i dva djelomično podudarna zapisa za R. Holt - gdje se sva polja podudaraju, osim broja studenta.
Koraci navedeni u nastavku detaljno upotrebljavaju Uklanjanje duplikata alata za podatke na:
- Uklonite drugi od dva identična zapisa A. Thompson .
- Uklonite drugi parcijalno podudarni zapis za R. Holt .
Otvaranje dijaloškog okvira Uklanjanje duplikata
- Kliknite bilo koju ćeliju koja sadrži podatke u bazi podataka uzorka.
- Kliknite gumb Podaci karticu na vrpci.
- Klikni na Uklanjanje duplikata ikonu da biste označili sve podatke u podatkovnoj tablici i otvorili Uklanjanje duplikata dijaloški okvir.
- Uklanjanje duplikata dijaloški okvir prikazuje sve naslove stupaca ili nazive polja iz našeg uzorka podataka
- Kvačice pored naziva polja označavaju koji će se stupci Excel pokušati podudarati u traženju dvostrukih zapisa
- Prema zadanim postavkama, kada se otvori dijaloški okvir, sva imena polja provjeravaju se
Pronalaženje istovjetnih zapisa
- Budući da tražimo potpuno identične zapise u ovom primjeru, ostavit ćemo sve naslove stupaca provjerenih
- Klik u redu
U ovom trenutku treba vidjeti sljedeće rezultate:
- Dijaloški okvir treba zatvoriti i biti zamijenjen porukom koja kaže: Pronađene i uklonjene duplikate vrijednosti; Ostaje 7 jedinstvenih vrijednosti.
- Redak koji sadrži duplikat A. Thompson zapis će biti uklonjen iz baze podataka
- Iako postoje dva djelomično podudarna zapisa za R. Hol t, jer nisu usklađeni svi polja - razlikuje se broj učenika za dva zapisa - Excel smatra jedinstvenim zapisom podataka
Pronađite i uklonite djelomično usklađivanje zapisa s uklanjanjem duplikata
Provjera jednog polja u isto vrijeme
Budući da Excel samo uklanja podatkovne zapise koji se točno podudaraju za odabrana polja podataka, najbolji način za pronalaženje svih djelomično podudarnih podataka je da uklonite kvačicu za samo jedno polje u isto vrijeme, kao što je to učinjeno u koracima u nastavku.
Naknadna pretraživanja za zapise koji se podudaraju u svim poljima osim imena, dobi ili programa uklonit će sve moguće kombinacije za djelomično podudaranje zapisa.
Pronalaženje parcijalno usklađenih zapisa
- Ako je potrebno, kliknite bilo koju ćeliju koja sadrži podatke u podatkovnoj tablici
- Kliknite gumb Podaci karticu na vrpci.
- Klikni na Uklanjanje duplikata ikonu da biste označili sve podatke u podatkovnoj tablici i otvorili Uklanjanje duplikata dijaloški okvir.
- Odabrani su svi nazivi polja ili zaglavlja stupaca za podatkovnu tablicu.
- Da biste pronašli i uklonili zapise koji nemaju podudaranje u svakom polju, uklonite kvačicu osim onih naziva polja koje Excel treba zanemariti.
- U ovom primjeru kliknite potvrdni okvir pored studentska iskaznica zaglavlje stupca za uklanjanje kvačice.
- Excel će sada samo tražiti i ukloniti zapise koji imaju odgovarajuće podatke u Prezime , početni , i Program polja.
- Klik u redu
- Dijaloški okvir treba zatvoriti i biti zamijenjen porukom koja kaže: Pronađene i uklonjene duplikate vrijednosti; Ostaju 6 jedinstvenih vrijednosti.
- Redak koji sadrži drugi zapis za R. Holt s ID - om učenika ST348-252 uklonit će se iz baze podataka.
- Klik u redu za zatvaranje okvira za poruke
U ovom trenutku primjer tablice podataka trebao bi biti slobodan od svih dvostrukih podataka.
