Excelove opcije valjanosti podataka uključuju izradu padajućeg popisa koji ograničava podatke koji se mogu unijeti u određenu ćeliju na unaprijed postavljen popis unosa.
Kada se u ćeliju doda padajući popis, strelica se prikazuje pored nje. Klikom na strelicu otvorit će se popis i omogućiti vam da odaberete jednu od stavki popisa za ulazak u ćeliju.
Podaci koji se koriste na popisu mogu se nalaziti:
- na istom radnom listu kao i na popisu
- na drugom radnom listu u istoj radnoj knjizi
- u drugoj radnoj knjizi
Tutorial: Korištenje podataka pohranjenih u drugoj radnoj knjizi
U ovom udžbeniku izradit ćemo padajući popis pomoću popisa unosa koji se nalaze u drugoj radnoj knjizi.
Prednosti korištenja popisa unosa koji se nalaze u drugoj radnoj knjizi uključuju centraliziranje podataka o listi ako ih koristi više korisnika i štiti podatke od slučajnih ili namjernih promjena.
Bilješka: Kada se popisni podaci pohranjuju u zasebnu radnu knjigu, radne knjige moraju biti otvorene kako bi popis funkcionirao.
Slijedeći korake u nastavnim temama u nastavku vas vodi kroz izradu, korištenje i mijenjanje padajućeg popisa sličnog onom prikazanom na gornjoj slici.
Ove upute za instalaciju, međutim, ne uključuju korake oblikovanja za radne listove.
Ovo neće ometati dovršavanje vodiča. Radni list će izgledati drukčiji od primjera na stranici 1, ali padajući popis će vam dati iste rezultate.
Teme o vodiču
- Otvaranje datoteka i spremanje podataka o vodiču
- Izrada dvaju nazvanih raspona
- Otvaranje dijaloškog okvira Validation podataka
- Unos izvora podataka i popunjavanje padajućeg popisa
- Promjena stavki popisa
- Opcije za zaštitu popisa padajućeg popisa
Unos podataka o vodiču
Otvaranje dvije Excel radne knjige
Kao što je spomenuto, za ovaj vodič podaci za padajući popis bit će locirani u drugoj radnoj knjizi s padajućeg popisa.
Za ovaj vodič slijedite ove korake:
- Otvorite dvije prazne Excel radne knjige
- Spremite jednu radnu knjigu s imenom Podaci-source.xlsx - ova radna knjiga sadrži podatke za padajući popis
- Spremite drugu radnu knjigu s imenom padajući list.xlsx - ova će radna knjiga sadržavati padajući popis
- Ostavite obje radne knjige otvorene nakon spremanja.
Unos podataka o vodiču
- Unesite podatke u nastavku u ćelije A1 do A4 Podaci-source.xlsx radnu knjigu kao što se vidi na gornjoj slici.
-
A1 - Gingerbread A2 Limun A3 - Žitarice grožđa A4 Čokoladni čip
- Spremite radnu knjigu i ostavite ga otvorenim
- Unesite podatke u nastavku u ćelijama B1 na padajući list.xlsx radne knjige.
-
B1 - Vrsta kolačića:
- Spremite radnu knjigu i ostavite ga otvorenim
- Padajući popis će biti dodan u ćeliju C1 ove radne knjige
Izrada dvaju nazvanih raspona
Izrada dvaju nazvanih raspona
Imenovani raspon omogućuje vam da se uputite na određeni raspon ćelija u Excel radnoj knjizi.
Nazivi raspona imaju mnogo koristi u programu Excel, uključujući njihovo korištenje u formulama i prilikom stvaranja grafikona.
U svim se slučajevima koristi umetnuti raspon umjesto rasponu staničnih referenci koji ukazuju na lokaciju podataka u radnom listu.
Ako se koristi u padajućem popisu koji se nalazi u drugoj radnoj knjizi, moraju se koristiti dva naziva.
- Jedan je stvoren za stavke popisa u radnoj knjizi gdje se podaci nalaze
- Druga se kreira u radnoj knjizi gdje se nalazi padajući popis. Ovaj drugi nazivani raspon povezuje se s imenovanim rasponom u prvoj radnoj knjizi
Koraci
Prvo nazvan raspon
- Izaberite ćelije A1 - A4 od Podaci-source.xlsx radnu knjigu da ih istakne
- Kliknite na Name Box iznad gornjeg stupca A
- Unesite "Cookies" (bez navodnika) u okvir za ime
- pritisni UNESI na tipkovnici
- Stanice A1 do A4 Podaci-source.xlsx radna knjiga sada ima naziv raspona keksi
- Spremite radnu knjigu
Drugi nazivani raspon
Ovaj drugi nazivani raspon ne koristi reference ćelija iz padajući list.xlsx radne knjige.
Umjesto toga, kao što je spomenuto, to će se povezati s keksi naziv raspona u sustavu Podaci-source.xlsx radne knjige.
To je potrebno jer Excel ne prihvaća reference stanice iz druge radne knjige za navedeni raspon. To će, međutim, osim drugog imena raspona.
Izrada drugog nazvanog raspona, stoga, nije učinjeno korištenjem Naziv Box ali pomoću Upravitelj naziva opcija koja se nalazi na formule karticu vrpce.
- Kliknite na ćeliju C1 u padajući list.xlsx zbirka zadataka
- Kliknite na Formule> Upravitelj naziva na traci za otvaranje Upravitelj naziva dijaloški okvir
- Klikni na Novi gumb za otvaranje Novi naziv dijaloški okvir
- U retku vrste Naziv: Podaci
- U odjeljku Odnosi se na vrstu linije: = „podataka source.xlsx”! Keksi
- Kliknite U redu da biste dovršili navedeni raspon i vratili se u dijaloški okvir Upravitelj imena
- Kliknite Zatvori da biste zatvorili dijaloški okvir Upravitelj imena
- Spremite radnu knjigu
Otvaranje dijaloškog okvira Validation podataka
Otvaranje dijaloškog okvira Validation podataka
Sve opcije valjanosti podataka u programu Excel, uključujući popise padajućeg izbornika, postavljaju se pomoću dijaloškog okvira za provjeru valjanosti podataka.
Uz dodavanje padajućih popisa na radni list, provjeru podataka u programu Excel također se može koristiti za kontrolu ili ograničavanje vrste podataka koji se mogu unijeti u određene ćelije u listi.
Koraci
- Kliknite na ćeliju C1 padajući list.xlsx radnu knjigu kako bi bila aktivna ćelija - ovdje će se nalaziti padajući popis
- Klikni na Podaci karticu izbornika vrpci iznad radnog lista
- Klikni na Provjera valjanosti podataka ikonu na traci za otvaranje padajućeg izbornika
- Klikni na Provjera valjanosti podataka opciju na izborniku za otvaranje dijaloškog okvira Validation podataka
- Ostavite dijaloški okvir otvoren za sljedeći korak u vodiču
Upotreba popisa za provjeru valjanosti podataka
Odabir popisa za provjeru valjanosti podataka
Kao što je spomenuto, postoji i nekoliko mogućnosti za provjeru podataka u programu Excel uz padajući popis.
U ovom koraku ćemo odabrati Popis kao vrstu provjere valjanosti podataka koja će se koristiti za ćeliju D1 radnog lista.
Koraci
- Kliknite na postavke u dijaloškom okviru
- Kliknite strelicu prema dolje na kraju dopustiti line za otvaranje padajućeg izbornika
- Kliknite na Popis za odabir padajućeg popisa za provjeru podataka u ćeliji C1 i za aktiviranje Izvor line u dijaloškom okviru
Unos izvora podataka i popunjavanje padajućeg popisa
Budući da se izvor podataka za padajući popis nalazi na drugoj radnoj knjizi, drugi nazivani raspon stvoren ranije bit će unesen u Izvor line u dijaloškom okviru.
Koraci
- Klikni na Izvor crta
- Unesite "= Data" (nema navodnika) u liniji Izvor
- Klik u redu da biste dovršili padajući popis i zatvorili Provjera valjanosti podataka dijaloški okvir
- Mali dolje strelica ikonu koja se nalazi na desnoj strani ćelije C1
- Klikom na strelicu prema dolje trebao bi otvoriti padajući popis koji sadrži četiri imena kolačića unesenih u ćelije A1 do A4 Podaci-source.xlsx zbirka zadataka
- Klikom na jedno od imena unesite taj naziv u ćeliju C1
Promjena popisa padajućeg popisa
Promjena stavki popisa
Da bi se padajući popis mogao ažurirati s promjenama naših podataka, možda će biti potrebno redovito mijenjati izbore na popisu.
Budući da smo koristili a nazvanom rasponu kao izvor za naše stavke popisa, umjesto stvarnih naziva popisa, mijenjanje imena kolačića u imenovani raspon koji se nalazi u stanicama A1 do A4 Podaci-source.xlsx radna lista odmah mijenja imena u padajućem popisu.
Ako se podaci upisuju izravno u dijaloški okvir, promjena popisa uključuje povratak u dijaloški okvir i uređivanje izvornog retka.
U ovom ćemo koraku promijeniti Limun do kolača u padajućem popisu promjenom podataka u ćeliji A2 navedenog raspona u Podaci-source.xlsx radne knjige.
Koraci
- Kliknite na ćeliju A2 u Podaci-source.xlsx radnu knjigu (Lemon) kako bi bila aktivna stanica
- Tip kolača u ćeliju A2 i pritisnite tipku Enter na tipkovnici
- Kliknite strelicu dolje za padajući popis u ćeliji C1 padajući list.xlsx radnu knjigu za otvaranje popisa
- Sada bi se trebala čitati stavka 2 na popisu kolača umjesto Limun
Opcije za zaštitu popisa padajućeg popisa
Opcije za zaštitu popisa padajućeg popisa
Budući da su naši podaci na drugom radnom listu s padajućeg izbornika, dostupne su opcije za zaštitu podataka s popisa:
- Zaštitite radni list koji uključuje blokiranje ćelija A1 do A4 na listi 2
- Zahtijevanje lozinke za izmjenu radne knjige
- Imati radnu knjigu otvorenu kao Samo za čitanje
