Imam snažan strah od zaostalih obavijesti. Naravno, malo je oraha, ali odbijam ostaviti bilo kakvu crvenu zastavu na svom telefonu netaknutu. To znači da odmah otvaram svako bankarsko upozorenje (čak i ako znam da je kupovina bila moja), svaku e-poštu koju primim (čak i ako je zapravo ne pročitam odmah), i svaki tekst koji vidim (čak i ako ne učinim ' ne reagirajte odmah).
Moglo bi se pomisliti da zbog ovoga svaku sekundu dana provodim nosom u telefonu, ali ne. Ustvari uštedim puno gnjavaže i anksioznosti dosljedno brišući obavijesti i dostižući nuli dolazne pošte. Tada ste ne samo otvorili, izbrisali i odgovorili na svaku e-poštu, već ste je uklonili iz pristigle pošte u nekom ili drugom obliku.
Razgovarao sam s nekoliko ljudi s kojima surađujem zašto ostavljaju toliko poruka nepročitanih, zaostalih u pristigloj pošti i dobio sam vrlo razumne, logične odgovore: „Podsjeća me da im odgovorim“, „Koristim ih kao svoje - lista za dan, "" držim ih neotvorenim ako znam da ih u nekom trenutku želim pročitati, ali nemam vremena sada ", " lakše ih je pronaći ", " to je neželjena pošta, nemam to pročitati. "
Ali, također sam ih pitao da li bi se osjećali bolje ako nemaju ostatke e-pošte ili bi im to naglasilo da vide tako velik broj obavijesti pored svoje mape pristigle pošte, a većina njih je obojici rekla da. Jer čak i ako imate ono što mislite da je sustav bez gluposti, psihički će taj osjećaj nepotpunosti, nečega propustiti, ostaviti ljude da čekaju, i dalje gnjaviti na vas.
Stoga je vaša najbolja opcija sve otvoriti i ukloniti iz pristigle pošte.
Zvuči li vam to nemoguće? Mislite li da ste previše duboko u koljenu da biste stigli tamo gdje jesam? Držite se šešira jer ću vam u pet jednostavnih koraka raznijeti svoj um - i pretinac pristigle pošte.
1. korak: Pronađite svoje vrijeme
Prvo, prvo shvatite koliko će vam vremena trebati da to postignete. To ovisi i o tome koliko adresa e-pošte trenutno imate u pristigloj pošti - što je veći broj, to će duže trebati.
Ako želite da se radi o jednom i učinjenom, morat ćete blokirati dobar dio vremena. Pazite da se to lijepo uklapa u vaš raspored - nemojte to pokušavati kada ste pod stresom, preopterećeni ili ste lošeg raspoloženja, jer tada kroz pukotine padaju stvari poput važnih odgovora.
Suprotno tome, ako radije podnosite korak s djetetom, jedan dan odjavite pretplatu na sve smeće, drugi dan stvorite mape i tako dalje - budite sigurni da ćete i vi to vrijeme u svom rasporedu blokirati. Ako ga fizički stavite na svoj kalendar ili popis obaveza, osjećate se (više) obveznima da ga ispunite.
I samo kao napomenu, nijedna poštanska pošta nikad neće biti jednokratna stvar (o tome više kasnije).
2. korak: Procijenite pristiglu poštu
Sljedeće, pogledajmo dobro, dugo i dobro razmotrimo s čime radimo. Samo pogledajte - još ne dirajte, brišite niti klikajte na bilo šta. Pregledajte samo redove predmeta, datume i pošiljatelja te zabilježite trendove:
- Koje vrste e-poruka dobivate redovito? Radi li se o većini biltena? Smeće? Poruke šefa, obitelji ili prijatelja? Lančana slova?
- Koje su predmetne linije? Jesu li specifični? Daju li vam lako informacije o sadržaju?
- Od kojeg datuma su? Prije nekoliko mjeseci? Dolazi li većina njih iz jednog dana u tjednu?
- Tko vam šalje e-poštom? Vjerojatno je dobar dio njih samo nekoliko ljudi ili računa.
Ova vježba ne samo da će vam pomoći u pronalaženju vašeg najboljeg pristupa odgovaranju, organiziranju i kondenzaciji mape za pristiglu poštu, već će vam dati do znanja i vaše uobičajene navike. Ako obično čuvate poruke mjesecima bez provjere, onda je to problem sa odugovlačenjem. Ako imate više bezvrijedne e-pošte nego radne, to je prioritetno pitanje. Ako primate previše od istih ljudi, to je problem komunikacije. Ako primate većinu, recimo, ponedjeljka, to je pitanje s rasporedom. I vjerujte mi, sve je to lako popravljivo.
Idemo dalje…
Korak 3: Otkažite pretplatu i neželjenu poštu
Prvo što ćemo fizički učiniti jest početi brisati i odjaviti se na svu neželjenu poštu. Iznenadit ćete se koliko nereda to čisti sam, čak i prije nego što riješite važne stvari.
Evo vrsta koje najčešće dobivate:
- E-poruke od ljudi na koje uvijek odgovarate
- E-poruke od ljudi na koje ponekad odgovarate
- E-poruke od ljudi na koje nikad ne odgovarate
- Bilteni i pretplate (zapravo se pretplatite na)
- Upozorenja na društvenim medijima
- Bezvrijedne / neželjene poruke / PR poruke / neidentificirani pošiljatelji
Upravo su ove posljednje tri kategorije ono čime ćemo se prvo pozabaviti, hrpa "neradni" ili "za zabavu".
Bilteni i pretplate
Ovo su najvažniji od „bezvrijedne“ pošte, jer ste iz opravdanog razloga vjerovatno da ste ih pretplatili u nekom trenutku. To može biti trgovina koju volite i primati kupone, novine, znanstveni časopis, skup proizvoda.
Dakle, prije nego što glumim lošeg policajca i kažem da se riješim svega - što, iskreno, nije užasna ideja ako želite novi početak - sve razmotrimo u perspektivu i otkrijemo što zapravo koristite. Za svako postavite sebi ova tri pitanja:
- Koliko često ih otvarate?
- Ako ih otvorite, koliko često ih zapravo čitate?
- Ako ih čitate, koliko često ih tada koristite? (da li to znači ispisati je, poslati prijatelju, referencirati je u svom radu, spremiti i ponovo pročitati kasnije)
Ako ne možete odgovoriti na ta pitanja, odjavite i pretplatite se. Ako ne možete uspjeti do broja tri, odjavite se i izbrišite. Ako se ne sjećate kako ste ih započeli, odjavite se i izbrišite. Ako ih ne otvarate dovoljno često, odjavite se i izbrišite. Ako ste na ogradi - u redu - Unroll.me je aplikacija koja će vam pomoći riješiti ogromnu gomilu pretplata tako da posao ne morate raditi sami.
Budite ljubazni, ali budite iskreni prema sebi. Hoćete li se stvarno sjetiti upotrijebiti taj kupon prije njegovog isteka? Hoćete li se ikad stvarno vratiti i pročitati taj članak? Da li vas zaista zanima što čujete za XYZ? Ako nije oduševljeno "Da!", Uštedite kasnije glavobolje i prerežite kabel.
Upozorenja na društvenim medijima
Ovo čini sve one e-poruke koje dobivate od Twittera, Facebooka, Instagrama, LinkedIna, Medium,, Spotify, Snapchat, Skypea, Venmoa - jesam li propustio nijedan? Pa, ako mislite da se odnosi na ove, bacajte ga i u hrpu. Neki od njih vjerojatno kažu nešto poput „Jesse je komentirao vaš post“ ili „Imate 25 novih sljedbenika“, dok su drugi promotivne, sigurnosne provjere ili bilteni.
Radi nule u primljenoj pošti, upravo ću reći da biste trebali pokušati zadržati svoj račun i društvene medije što je moguće odvojenijim. Budući da dobivate obavijest u pristigloj pošti, vjerojatno ćete dobiti i obavijest o telefonu i jarko crveni broj u kutu svoje aplikacije - što u konačnici čini suvišnim.
Dakle, vaš sljedeći zadatak je da uđete u svaki vaš račun na društvenim mrežama, kliknite "Postavke" i isključite sva upozorenja putem e-pošte. Zatim kliknite na posljednju koju vam je poslala platforma i pritisnite "odjavite" kako biste bili sigurni da ste i vi nestali s njihovog popisa.
Ljepota ovoga je što to nije stalna odluka - uvijek se možete vratiti i promijeniti svoje postavke. Ali stavio bih veliki novac da vam ništa neće propustiti.
Starudija
Mnogo smeća koji stavimo na sebe, bilo da je to zato što svoje podatke prenosimo slučajnim prodavaonicama, ili na našoj društvenoj mreži objavljujemo adresu ili odgovaramo na neznanke. Dakle, moj najveći savjet za vas je da uvijek budete oprezni u načinu na koji odajete svoju e-poštu i kome.
No, nešto od toga je neizbježno, a to su stvari koje biste trebali jednostavno izbrisati bez otvaranja. A za ljude koji vam stalno šalju stvari obavezno ih prijavite kao neželjenu poštu prije nego što ih izbrišete kako se više neće pojaviti.
Korak 4: Organizirajte se
Nakon što riješite većinu pahuljica - i tek nakon što obradite pahuljicu - vrijeme je da dođete do mesnih proizvoda - ili do tri gore navedene kategorije.
Sada vam neću reći kako organizirati mapu za pristiglu poštu - ne postoji savršen sustav, idealna strategija ili metoda „svaka uspješna osoba radi ovo“. Vi ste čuvar svoje pošte i zato zaslužujete da je uredite kako želite. Navest ću nekoliko pristupa koje možete poduzeti:
Korištenje naljepnica i mapa
Ovo je opcija za ljude poput mene koji odbijaju upotrebu aplikacija kada mogu i sami. Prvo utvrdite za svaku poruku e-pošte, ako morate odgovoriti odmah, ako trebate odgovoriti kasnije ili ne trebate uopće odgovarati (za ovaj ću reći: otvorite ga, pročitajte ga ili bilo datoteku ili je istodobno izbrišite).
Zatim odlučite svoj plan djelovanja. Ako trebate odgovoriti ubrzo, ali nemate vremena sada, označite ga zvjezdicom ili ga stavite u mapu s oznakom "Trebate odgovoriti" i stavite bilješku na svoj popis obaveza da biste ponovno provjerili tu mapu.
Ako trebate čekati duže - možda zato što radite na nečemu povezanom - pošaljite kratki odgovor kojim ćete obavijestiti pošiljatelja da ste vidjeli poruku i javit ćete se njoj u roku od X dana. Zatim je upišite u drugu mapu s oznakom "U tijeku".
Pri imenovanju mapa provjerite jesu li specifične i učinite ih lako prepoznatljivim. Nema ničeg goreg od zaboravljanja kamo stavite svoje bankovne izvatke ili podatke o osiguranju jer je mapa imala oznaku "Razno".
Najvažniji trik za otvaranje svake poruke na licu mjesta je uspostavljanje drugog sigurnosnog sustava. Naravno, korištenje mapa drži ih organiziranim, ali s obzirom da su već otvorene, nema znakova upozorenja da ih provjerite. Stoga se naslonite na svoj popis obaveza, svoj mrežni kalendar ili telefonske podsjetnike kako biste bili sigurni da pratite kada nešto primite i kad se trebate nekome vratiti.
Upotreba aplikacija
Ako vam prvi pristup ne uspije, uvijek postoje aplikacije! I imam dosta toga za tebe.
Za Gmail isprobajte Inbox by Google, sjajan alat koji vam pomaže brzo pretražiti fotografije ili događaje, poredati poruke u kategorije, pa čak i sinkronizirati s kalendarom. Također, Boomerang, proširenje na Gmail, omogućuje zakazivanje e-pošte koja će se kasnije slati i slanje ažuriranja kada vi ili netko mora odgovoriti tako da ih nikada nećete morati ostavljati otvorenima.
Ostale izvrsne organizacije uključuju Sortd koji stvara korisne popise, Organizator koji automatski razvrstava vaše poruke i CloudMagic koji vam omogućuje da odgodite stavke da biste se kasnije vratili.
Da biste svakodnevno provjeravanje pristigle pošte više zabavljali, isprobajte Igra e-pošte koja vam uloži trud i nagradi vas pozitivnim povratnim informacijama. A za pohlepne korisnike mobilnih uređaja isprobajte Boxer, vaš vrhunski alat za učinkovito odgovaranje i razvrstavanje u pokretu.
Korak 5: Stvorite sustav za budućnost
Čestitamo! Vi ste (nadamo se) prošli svaku e-poštu, izbrisali je ili razvrstali i došli do tog prekrasnog broja nula.
Ali posao se ovdje ne zaustavlja - sada morate smisliti način kako to održavati. Evo dvije stvari koje preporučujem da učinite kako biste stalno primili dolaznu poštu:
Razgovarajte sa svojom mrežom
Kada ste analizirali pretinac pristigle pošte u drugom koraku, je li bilo određenih ljudi koji su se zaglavili? Da li zato što vam šalju najviše poruka ili zato što imaju uobičajeno vrijeme ili dan u kojem komuniciraju s vama?
Ovi vam točni ljudi mogu pomoći da održavate nulu u pristigloj pošti (tko bi pomislio?). Nakon što shvatite koji sustav funkcionira za vas, odlučite kako želite primati e-poštu i obavjestite mrežu.
Na primjer, moj šef pretražuje po predmetnim linijama kako bi pronašao adrese e-pošte koje joj trebaju, tako da joj uvijek osiguravam dovoljno informacija u retku predmeta kako bi ih bilo lako pronaći. Slično, šaljemo mnoštvo nehitnih ažuriranja naprijed i nazad. Umjesto da odgovorimo kako dolaze, postavili smo sustav za slanje samo određenih vrsta ažuriranja određenih dana. Sada znam točno koje vrste poruka očekivati i kada.
Otvorena komunikacija nije samo ključna za organizirani, poštivani radni tijek, već bi to nedostatak mogao pridonijeti i vašoj ludoj pristigloj pošti. Dakle, sjednite sa šefom i kolegama i recite im kako vam mogu bolje poslati stvari - i pitajte ih što im je draže!
Postojat će i slučajevi kad primate puno poruka e-pošte o stvarima o kojima biste lako mogli osobno razgovarati. Ako se to dogodi puno, umjesto da komunicirate putem interneta, zakažite tjedne sastanke kako biste pregledali sve te informacije.
Zakažite vrijeme e-pošte u svoj dan
Iako u vašoj pristigloj pošti ima stotine i tisuće nepročitanih poruka e-pošte, kladim se da svaki dan provjeravate svoj račun, ako ne i satno. Pa zašto onda tako brzo izlazi iz kontrole?
Pretpostavljam da to ne provjeravate aktivno . Vjerojatno ga osvježite, pomaknite se prema dolje da vidite tko je što poslao, a zatim zatvorite prije nego što otvorite ili stvarno nešto pročitate.
Promijenimo tu naviku - započnite izdvajati 15 minuta na početku i na kraju svakog dana (ili kratke trenutke svakih par sati), kako biste prošli i otvorili svaku pojedinu stvar koja dođe. Učinite to prioritetom kao i bilo koji drugi zadatak. Nakon nekog vremena moći ćete u sekundi otvoriti, pročitati, izbrisati, datoteke i označiti sve vrste e-pošte koje primite.
Posljednje što ću vam preporučiti je da radne i osobne račune držite odvojene. Što više kombinirate, veća je vjerojatnost da ćete na svom radnom računu stvoriti nepročitanu neželjenu poštu, a na vašem se osobnom računu izgubiti važne poruke.
Primijetio sam, nakon što sam pogledao gomilu računa svojih kolega, da su njihovi radni ljudi puno organiziraniji, jer, razumljivo, karijeru shvataju ozbiljno. Ali vaš osobni život zaslužuje koliko i ljubavi. Dakle, ako niste tamo u nužnoj pošti, dajte joj vremena i energije da budu jednako čisti. Jer iskreno vjerujem da je uredan život na svim područjima sretniji i manje stresan.
Je li to radilo za vas? Imate li još kakvih savjeta za hakiranje nulte pošte? Obriši me!
