Je li vaš Google kalendar pretjeran sa mnoštvom mikroprojekata? Zauzima li Trello sate vašeg dana? Jeste li napravili toliko mnogo popisa da ih više ne možete držati ravno?
Ne sumnjam da svoj raspored postavljate s najboljim namjerama, ali ako se čini da se vaši pokušaji organiziranja ne isplati, vjerovatno je da koristite pogrešnu vrstu alata za planiranje.
Većina današnjih popularnih alata za planiranje služi jednoj od tri svrhe. Obavezno upotrijebite pravi za posao koji pokušavate obaviti.
1. Osnovni popis obveza
Znate što je popis obveza. Ovakav raspored je izvrstan za pojedine članove tima ili za nelinearne projekte gdje redoslijed izvršavanja zadataka nije previše važan.
Alati poput Wunderliste i Any.do fenomenalni su za one koji traže nešto osnovnije jer imaju čisto korisničko sučelje i dostupni su na više uređaja. Stvorite i spremite svoje popise u web aplikacijama ili ih upravljajte telefonom u hodu.
Iskoristite je kada vaš prioritet ispunjava nepovezane ciljeve
Popisi obaveza su jednostavni i jednostavni, što znači da ih možete brzo planirati i modificirati bez bacanja bilo kojeg drugog dijela dana. Ako vaši svakodnevni zadaci ne ovise jedni o drugima, to će vam pomoći da zapamtite što morate raditi bez oduzimanja previše vremena za organizaciju.
Dakle, ako vas očekuje vikend i želite kupiti namirnice, idite na trčanje, druženje s prijateljima i slanje nekoliko poruka e-pošte; najbolje je kladiti sve ove nepovezane stavke na vaš zgodan popis obaveza.
2. Kanbanski raspored
Kanban alati usredotočeni su na pomoć u organiziranju zadataka u kante. U idealnom slučaju, kako se zadatak prelazi iz jedne skupine u drugu, bliži se završetku. Na primjer, ove kante mogu biti faze postupka ili podugovori u okviru većeg zadatka koji morate dovršiti.
Kanbanov raspored je ono što vidite kako se koriste alati kao što su Trello i Google Keep. Omogućuju vam jednostavno kretanje predmeta, postavljanje rokova i podsjetnika i dijeljenje vremenske trake s drugima.
Koristite ga kada se vaš prioritet probija kroz mnogo strukturiranih faza
Sustav kante pomoći će vam da vizualizirate faze u procesu i pratite pojedinačne projekte dok se oni kreću kroz te faze. Ne samo da vam ovo može pomoći u upravljanju projektima, već vam može pomoći i da uočite neefikasnost u vašem procesu.
Ako imate udaljeni tim zaposlenika koji radi na različitim aspektima istog projekta - a oni napredak prate rezultatima, a ne rasporedom - to je put.
3. Ganttov raspored
Ganttovi rasporedi naglašavaju pravovremenost i rokove. Pomoću ove vrste možete isplanirati koliko dugo treba proći svaki korak postupka i kako se svaki korak odnosi na korake koji dolaze prije i nakon njega.
Ljudi koji rade na temelju rokova često više vole koristiti Google Calendar ili Instagantt iz Asane. Oba ova alata omogućuju vam da kodirate svoje projekte (što mi se čini nevjerojatno korisnim). Uključuju i značajke povlačenja i ispuštanja, tako da jednostavno možete preurediti zadatke, ako se pojavi nešto neočekivano.
Koristite ga kada su vam prioriteti rokovi
Usmjerenost Ganttovog planiranja na pravovremenost pomoći će vam da razbijete podvrste svog većeg projekta i dodijelite odgovarajuću količinu vremena za svaki od njih. Smanjivanjem vremena potrebnog za dovršetak projekta, moći ćete efikasnije planirati svaki korak postupka i izbjeći taj stres koji se približava roku.
Ako želite biti sigurni da svi članovi vašeg tima na vrijeme dovršavaju podzadave dugog projekta, trebali biste to iskoristiti.
Učinite sebi uslugu i odvojite nekoliko minuta - danas - da napišete neke od najvažnijih aspekata svog rasporeda. Ne razmišljajte o alatu za upravljanje zadacima koji trenutno koristite: Samo zapišite što je važno u svakodnevnom radu.
Zatim pogledajte svoj popis i utvrdite koji bi raspored bio najbolji za vas. Trebate li sustav koji više zadovoljava vaše rokove ili vam je potreban jednostavniji popis koji ne treba sat vremena da planirate svaki tjedan?
Samo ne zaboravite zakazati vrijeme da me cvrkutate i kažete mi kako funkcionira vaš novi sustav.
