Kad sam prvi put upravljao drugima, sjećam se kako sam strpljivo stajao dok je analitičar iz mog tima pokušavao pronaći dokument koji mi je potreban na njenom računalu. Kad mi je, pet minuta kasnije, rekla da ga ne može pronaći i poslala mi je e-mail čim je pronašla datoteku, ostavila je na mene jako loš dojam (i zapitala me koje druge kuglice bi mogla ispustiti ).
Dakle, uzmi to od mene: iako imenovanje i organiziranje datoteka i mapa možda nije najseksepilnija tema koju sam obrađivao (kaže žena koja vam je donijela proračune i Excel savjete), obećajem vam, važna je. Pojednostavljen mrežni sustav za pohranu ne samo da će vam olakšati život i uštedjeti vam puno vremena, već će i šefu i kolegama izgledati organiziraniji i pored stvari. Evo vam smjernica za život.
1. Vaša radna površina je vaš virtualni stol
Znate kako vam ljudi kažu da svoj radni stol držite dovoljno čistim da šef ne misli da ste glupi? To se odnosi i na radnu površinu vašeg računala. Na to mjesto stavljate datoteke koje radite ovaj tjedan, a ne mjesto na koje biste trebali povlačiti svaki prilog koji ste ikada dobili.
Preporučam da parirate radnu površinu do što je moguće manje mapa. Imajte ga za svaki veliki projekt na kojem trenutno radite, kao i svoju glavnu mapu u kojoj možete lako pristupiti svemu ostalom. Ako još niste, postavite radnu površinu na mrežu (tako da se vaše ikone nikada ne preklapaju) i otkrijte veliku radost prečaca.
Ako vam je potrebna dodatna pomoć za donošenje strukture na početni zaslon, pokušajte s aplikacijama za organiziranje na radnoj površini, poput Clean ili DragThing na Mac računalima ili Ogradama na računalima.
2. Mape trebaju imati strategiju
Primijetio sam da većina ljudi ili ima pretjeranu mapu ili podmapu, ali nekolicina ih ispravno razumije. Kako znati gdje padaš? Pogledajte neke od najčešćih ili nedavno korištenih mapa i prebrojite dokumente u njima. Ako postoje desetine i desetine datoteka, vjerojatno biste mogli upotrijebiti malo više strukture; dok ako imate samo jedan dokument u okviru Radne datoteke> Klijent A> 2012> Studeni> Izvješće o prodaji , sigurno ste kronični preklopnik.
Evo nekoliko pravila kojih se pokušavam pridržavati:
3. Imena datoteka imaju svrhu
Kad imenujete datoteku, odaberite frazu koja nešto znači. Ako dobijem privitak koji se zove DSC1045.jpg ili Skica Idea.doc , nemam lak način znati o čemu se radi - ili još važnije, kasnije ga pretražujem. Dobar test: Zamislite da pronađete datoteku na radnoj površini nakon nekoliko mjeseci. Možete li lako reći što je to? Ako ne, preimenujte naziv.
Za dokumente koje izrađujete redovito, poput bilješki za mjesečne sastanke odbora, dokumente možete lakše razlikovati po datumu sastanka, a ne po temama. Nikada ne koristite mjesec-dan-godina, jer će se sortirati prvo po mjesecu, zatim po danu, a nakon toga po godini. Umjesto toga, koristite datum-godinu-mjesec (s mjesecima u brojevima) kako biste lako mogli kronološki sortirati. Na primjer: Koristite 2012-10-27 odbor Presentation.pdf umjesto Oct27-12 Board Presentation.pdf ili 10-27-2012 Board Presentation.pdf . To će vam uštedjeti tone vremena prilikom kasnijeg pretraživanja i pretraživanja.
4. Kontrola verzije, kontrola verzije, kontrola verzije
Ako se sjećate bilo čega u vezi s imenovanjem datoteka, neka to bude kontrola verzije. Ovo je jednostavno. Kada prvi put kreirate dokument, trebao bi završiti s v1. Na primjer, imenovao bih prijedlog: ClientA Prijedlog_v1.ppt . Svaki put kad spremite promjene i pošaljete je klijentima ili kolegama, ažurirajte je na verzije 2, 3, 4 i tako dalje. Nakon što dokument bude gotov, kasnije želite spremiti ClientA Prijedlog_vf.ppt ili ClientA Prijedlog_final.ppt za lak pristup. Jer nema ništa gore nego zapitati se je li postojala inačica 14 ili je li verzija 13 zaista konačna.
