Postoji mnoštvo savjeta kako postati produktivniji - od pravila kojih se treba pridržavati za povećanje učinkovitosti do detalja koje bi trebali imati na umu kako bismo uštedjeli radno vrijeme i više.
Ali koji su od ovih savjeta zapravo isprobani i istiniti - a koji su samo šum?
U mjesec dana isprobao sam četiri uobičajena savjeta o produktivnosti (plus zabavni bonus trik) koristeći softver DeskTime za praćenje vremena kako bih izmjerio kako su zapravo utjecali na moju produktivnost. Prema ovom malom eksperimentu, neki bi od najpopularnijih savjeta mogli biti pomalo precijenjeni - dok drugi očito imaju neku čarobnu moć da vam pomognu da popravite stvari.
Evo što sam naučio - i kako to možete primijeniti na svoj radni vijek.
Savjet br. 1: Zaustavite više zadataka
Glavna ideja ove metode je usredotočiti se na jedan zadatak istovremeno, izbjegavajući raditi više stvari istodobno. Studije i eksperimenti pokazali su da naši umovi najbolje funkcioniraju kada se koncentriramo na pojedinačni zadatak, što je primijetio Daniel Patrick Forrester iz tvrtke Bloomberg Businessweek . Međutim, također napominje da ovaj pristup jedinstvenom zadatku nije nešto što prirodno dolazi i često se moramo osposobiti da prestanemo obavljati više zadataka.
Kako je prošlo?
Već prvog dana otkrio sam glavni nedostatak ove metode: Ona vodi sklonosti perfekcionizmu. Kao rezultat, možete izgubiti puno vremena na detalje, što može spriječiti vašu dugoročnu produktivnost.
Još dva nedostatka ove metode isfiltrirana su kasnije tog tjedna.
Prvo, fokusiranje na jedan zadatak može zvučati jednostavno, ali nije. Možete zatvoriti sve jezičke na prijenosnom računalu i ostaviti otvoren samo povezani zadatak, ali ne možete učiniti isto što misli - sve ostale stvari koje morate učiniti i dalje lebde oko na stražnjem dijelu leđa.
Drugo, ova metoda u svom ekstremnom smislu znači potpuno isključivanje svih ostalih zadataka za cijeli dan, što može postati dosadno. Za mene je razumna višesatnost ono što dodaje neku dinamiku radnom danu i pomaže mi da ostanem zainteresiran.
Učinkovitost: 77%
Osobno zadovoljstvo: 2/5
Zaključak: Ako ne možete pobjeći od više zadataka, nastavite istovremeno raditi različite zadatke. Samo nemojte pokušavati i učiniti previše odjednom - studije pokazuju da to može učiniti da vam se mozak smanji, a vi vjerojatno ne želite da se to dogodi.
Savjet br. 2: Česta prekida
Glavna ideja ovdje je da se odmori tijekom dana pomažu da se vratite na posao opušteno i pod naponom te na taj način napravite više stvari. Studije sugeriraju da postoje razni optimalni omjeri između radnog i prekida rada, ali na kraju zapravo nije važno da li slijedite pravilo 52:17 ili odmarate svakih 90 minuta, sve dok nekoliko puta napustite svoj stol na dan.
Kako je prošlo?
Sve je išlo kako je planirano u ponedjeljak; razbijajući se često, završio sam prilično pristojnu količinu zadataka koji su se nalazili na mom popisu zadataka.
Ali onda je došao drugi dan i osjetila sam da se moram prisiliti napustiti stol. Štoviše, bilo je sve teže vratiti se na pravi put nakon ovih obaveznih odmora. Nakon što sam sljedećih dana imao isti problem, završio sam s promjenom cijelog pristupa: Umjesto da se prisilim da prekidam svaki sat, pauzu sam napravio svaki put kada završim zadatak ili sam se jednostavno zaglavio. Kao rezultat toga, bilo je trenutaka kada sam napravio tri odmora u satu, a puta sam bez odmora odradio petosatni „radni maraton“. Ali uspjelo je; Posao sam obavio jednu po jednu, a da se ne osjećam preopterećen, i to je bilo stvarno važno.
Učinkovitost: 75%
Osobno zadovoljstvo: 4/5
Zaključak: Odmorite se kad god vam zatreba, a ne kada biste trebali.
Savjet br. 3: Stvorite popis obveza s upravljanim zadacima
Postoje razni načini izrade popisa obveza. Ideja ovog popisa je raščlanjivanje svakog zadatka u djelotvorne korake koje trebate poduzeti kako biste dovršili svoje projekte. Guru produktivnosti David Allen predlaže da svaku stavku na svom popisu započnete glagolom kako bi vaše namjere bile konkretnije. Na primjer, umjesto da jednostavno na popis stavite "izvješće klijenta", detaljno opisujte radnje koje će biti uključene: prikupite podatke, analizirajte podatke, napišite izvješće i tako dalje.
Zatim morate ove zadatke rasporediti na način koji je zapravo izvediv. "Svakodnevni popis obveza trebao bi biti sastavljen od malih zadataka kojima je potrebno najmanje nekoliko sati da se završe", piše Cody Wheeler za Lifehack .
Kako je prošlo?
Dobra stvar ove metode je što se osjećate produktivno. Duljina moje liste obaveza zapravo se smanjivala i osjećala se prilično motivirajuće. Osim toga, ova metoda također mi omogućuje da primijetim manje stvari koje sam učinio kao dio čitavog projekta, poput literature za pretraživanje bloga, koja obično oduzima puno vremena, ali ne daje trenutne rezultate koje svi mogu vidjeti.
Međutim, iako je razbijanje zadataka u izvedive korake vjerojatno najučinkovitija metoda koju sam isprobao, ipak biste trebali mudro kreirati svoj popis; ne možete uključiti svako malo što želite učiniti, čak i ako je neophodno za dovršetak projekta. Jednostavno će vaš popis nepotrebno dugačak.
Učinkovitost: 80%
Osobno zadovoljstvo: 5/5
Zaključak: Smanjite popis na najviše šest ili sedam konkretnih, izvedivih zadataka dnevno. Pojedini zadaci kojima je potrebno manje od 10 minuta ne ispunjavaju uvjete za popis.
Savjet br. 4: Započnite s najvažnijim zadatkom
Ideja ove metode je započeti s najvažnijim zadatkom dana kada imate punu mentalnu energiju, a zatim obavite puno lakših zadataka kako dan prolazi, a vi postajete sve umorniji. U članku za Fast Company , Rachel Gillett predlaže:
„Prepoznajte važne zadatke i zahtijevajte svoje pune mentalne sposobnosti koje odložite do kraja dana kad su vam mentalne rezerve niske. Jednom kada utvrdite te zadatke, reorganizirajte svoju rutinu tako da možete raditi na njima neprekidno prvih sat dana. ''
Kako je prošlo?
Za mene, ovo nije baš tako kako je opisao Gillett. Ujutro mi jednostavno treba malo vremena da se upustim u radni tijek. Mogla bih obavljati neke svakodnevne zadatke, ali definitivno ništa što „nije zahtijevalo moje pune mentalne sposobnosti.“ Tako sam se borila s ovom metodom dan i pol dok nisam odustala kako bih konačno završila stvari.
Učinkovitost: 66%
Osobno zadovoljstvo: 1/5
Zaključak: Pronađite svoje vrhove produktivnosti (DeskTime u tu svrhu ima "ljestvicu produktivnosti"), a zatim zakažite svoje prioritete za to vrijeme. Ne mora biti prva stvar ujutro - baš kad god vam je glavni dan.
Bonus savjet: 2 piva za kreativnost
U studiji koju je napravilo Sveučilište u Chicagu, istraživači su otkrili da malo opijenost može povećati vašu produktivnost za kreativne zadatke. Dok je dokazano da vam kava olakšava jednostavno obavljanje zadataka, pokazao se udio alkohola u krvi od 0, 07 (protuvrijednost dva piva) koji pomaže kreativnim zadacima.
Kako je prošlo?
Tjednima sam odlagala pisanje članka - jednostavno nisam mogla doći u tok. Tako sam jednog poslijepodneva pribjegao ovom pokusu posljednje mjere. Prvo sam pivo popio punu pivu, a zatim se vratio za svoje računalo i lagano pijukao drugo.
Prvo pivo činilo je čuda; u trenutku su tekle riječi, ideje su se stavljale i stranice su se brzo punile. Činilo se da je pivo isključilo moju samokritičnost i otvorilo vrata za moje kreativno pisanje.
Međutim, drugo je pivo bilo pogreška; dok sam ga pio, moja sposobnost koncentracije brzo se raspadala.
Učinkovitost: Pa, posao je dovršen, zar ne?
Osobno zadovoljstvo: 5/5
Zaključak: Popiti pivo učinio je sjajne stvari kako bi oborio ideje na papiru, ali nemojte očekivati da ćete nakon toga moći učiniti nešto doista produktivno. Jedno pivo bilo bi sasvim dovoljno za moju toleranciju.
