Ja sam profesionalac u postizanju nule pristigle pošte. Uz spomenuto, još nisam daleko uz ljestvicu, pa dobijam samo nekoliko poruka e-pošte na sat vremena.
No, kako se počnete penjati po redovima, taj broj obavijesti postaje sve veći i veći. I što je još važnije, ovisi i broj drugih odgovornosti koje preuzmete. U osnovi, e-pošta se pomiče na dno popisa "stvari koje morate učiniti" jer to mora.
Međutim, to ne zaustavlja gomilanje poruka. Dok mnogi ljudi koriste aplikacije i hakere za upravljanje protokom, izvršni direktor Tom Patterson koristi drugi pristup. Prema jednom od najbolje ocijenjenih članaka godine LinkedIn-a, ovaj je problem riješio koristeći OOO poruku dok je u uredu :
Prilično pametno, zar ne? Kao menadžer, ovo mu je omogućilo da se usredotoči na stvari koje su važne, istovremeno potičući svoj tim da riješi vlastite probleme. Betty Liu, vrhunska influencerica LinkedIna i autorica članka, rezimira zašto ovaj pristup djeluje tako dobro:
„Pitanja koja su izgledala kao hitna riješila su se sama bez 200 e-mailova koji lete preko terena„ Odgovori svima “. Stvari koje su stvarno bile hitno opravdale telefonske pozive. A ako su Tomovi ljudi znali da ga treba prekinuti samo za stvarno važne stvari, oni su to sami donijeli i donijeli svoje odluke. Ništa se od toga ne bi dogodilo da je Tom cijelo vrijeme bio dostupan putem e-pošte kako bi se pobrinuo za svaki detalj. "
Uz ovo rečeno, vjerojatno niste generalni direktor - što znači da ova tehnika možda neće raditi za vas, a može čak i smetati nekim ljudima iznad i ispod vas. Ali ovo što sugerira je da postoje načini na koje možete koristiti OOO poruke i za pomoć u tome.
Na primjer, kad krenete na odmor, na primjer, možete postaviti svoje OOO poruku dan ranije kako biste smanjili nepotrebne napred-nazad. Ili možete stvoriti automatski odgovor da biste otišli svaki vikend kako biste uvježbavali svog šefa da šalje manje poruka nakon radnog vremena. Ili ga možete iskoristiti za jedno popodne za svoj interni tim kada pokušavate završiti ogromni projekt i nećete imati vremena da odgovori na nehitne stvari.
To izgleda ovako:
Provodim ovo popodne popunjavajući tromjesečno izvješće o podacima. Kako bih to uspio obaviti na vrijeme (i učiniti da to izgleda dobro za sve vaše ljude), danas odgovaram samo na hitne e-poruke između 13:00 i 18:00. Nakon toga vratit ću se svima. Hvala na razumijevanju!
Moja poanta? Ne morate biti izvršni direktor da biste preuzeli kontrolu nad primljenom poštom. Morate biti spremni pronaći pristup koji ima smisla za vas (i vaš tim).
