Priliv pametnih telefona bio je nevjerojatan za radno mjesto: uz mogućnost slanja e-pošte, pretraživanja interneta i teksta 24/7, svoj posao možemo obavljati doslovno bilo kada i bilo gdje. Ali vezanje na zaslonu osjetljivom na dodir može djelovati i protiv nas - s jedne strane, mi smo beskonačno dostupni, a s druge je lako ignorirati one u našoj stvarnoj prisutnosti.
Dakle, kako ostati istovremeno povezan i profesionalan? Evo modernih načina za najčešće situacije sa pametnim telefonima.
1. Je li u redu da moj pametni telefon ostane van sastanka?
Ovisi. Ako ga koristite za prikupljanje informacija relevantnih za raspravu, neka ostane izvan - samo objasnite što radite. Ako se radi o internom sastanku i očekujete važan poziv klijenta, neka telefon vibrira i budite sigurni da odstupite od sastanka kad primite poziv. Ali ako prisustvujete sastanku s klijentom - ili internom sastanku na kojem ne očekujete poziv - odložite telefon i provjerite tek nakon završetka sastanka.
2.
Govor vašeg tijela govori jednako glasno kao i vaš glas onima koji vas okružuju. Ako ste usredotočeni na nešto drugo osim na osobi koja razgovara, projicirate neprofesionalnu i rastrojenu sliku. Čak i ako vaš telefon ne zvoni, gledanje prema dolje i tiho prisluškivanje poruke još uvijek govori o tome kako se trenutni sastanak nalazi na vašoj listi prioriteta.
3. Mogu li koristiti svoj telefon za snimanje bilješki bez uvrede?
Da, ali budite jasni u svrhu svojih postupaka prije nego što počnete. Možete reći: "Napravit ću nekoliko bilješki dok razgovaramo kako bih postigao da uhvatim vaše glavne poene." Ostanite angažirani na sastanku (ne zavirite u taj tekst koji je upravo stigao, ma koliko diskretno smatrali da jeste) i budite sigurni da povremeno kontaktirate i uspostavite kontakt očima kako bi svi znali da ste stvarno s njima.
4. Kako da kažem svom menadžeru da odloži telefon i prilagodi se?
Ne postoji jednostavan način za prikrivanje svog šefa zbog loših manira, ali svoj stav možete izraziti na suptilan način ako vodite razgovor jedan na jedan. Predložite reprogramiranje ako je vaš menadžer pokopan u pametnom telefonu pitajući: „Izgledate prilično zauzeti, trebamo li odgoditi naš sastanak?“ Također možete riješiti problem oko toga što sastanke održavate što bržim i sažetim. Ali, ako vaš šef šalje SMS-ove tijekom sastanka s klijentom, možda ćete trebati (pažljivo) istaknuti da vaš klijent ne izgleda zadovoljan zbog ometanja posla.
5. Kako mogu diskretno primiti poziv dok ručam s klijentom?
Nažalost, to se ne može učiniti. Čak i ako je telefon postavljen da vibrira. Razmislite: je li dolazni poziv toliko važan da vrijedi prenijeti poruku da vam klijent nije vaš glavni prioritet? Ako čekate hitan poziv (npr. Iz bolnice, jer je član obitelji bolestan) ili informacije koje bi bile korisne za vaš sastanak, naravno da su to iznimke od pravila - ali trebali biste unaprijed pripremiti društvo za večeru o mogućnost tih prekida unaprijed. A bilo koji drugi razlog jednostavno ne može biti opravdan.
6. Kako se bavim telefonskim pozivom s neprimjerenog mjesta (tj. Aerodroma, ručka, vožnje)?
Govorna pošta postoji s razlogom. Nema ništa loše u tome da nekoga nazovete za pet ili 10 minuta, kada se ne osvrnete i možete bolje čuti i biti uslišani. Ako znate da je poziv vrlo važan, javite se na telefon i zamolite da ga nazovete za nekoliko minuta kada dođete na idealnije mjesto za razgovor. Što god učinite, suzdržite se od potrebe da vičite stvari privatnog poslovanja na javnom mjestu.
7. Šef mi je samo ostavio govornu poštu. Koliko dugo se moram vratiti njoj?
Ovisno o sadržaju i temi, imate jedan radni dan - ali obavite to brže, ako je poziv hitan.
8. Kako tretiram tekstove i e-poštu nakon radnog vremena?
Na e-poštu poslano nakon radnog vremena može se odgovoriti sljedeći radni dan, osim ako vaš šef šeta drugačije. Tekst je drugačiji - sama priroda komunikacije podrazumijeva neposrednost - tako da biste trebali odgovoriti što je prije moguće. A ako vi šaljete poruku, uvijek biste trebali biti jasni vaša očekivanja za vrijeme odgovora.
9. Kada je prihvatljivo slanje teksta na poslu?
Ako klijent pokrene tekstualni razgovor s vama, savršeno je u redu odgovoriti. Ali čak ni u današnjem svijetu tehnički pametnoga rada, nemojte pretpostaviti da su svi pretjerano upoznati sa slanjem teksta. Ako radite tekst na poslu, neka to bude profesionalno. Izbjegavajte emotikone ili sleng kratice poput OMG, LOL i BTW.
10.
Ako ste u nedoumici, slijedite ovo jednostavno pravilo: ljudi s kojima se susrećete licem u lice imaju prednost. Usredotočite se na bilo koga kome šaljete SMS, e-poštu ili birate broj.
