Ikad smo izašli sa sastanka razmišljajući, "wow, nismo nigdje stigli?"
Okupljanje grupe često može biti najučinkovitiji način za napredovanje velike odluke ili plana. Ali djeluje samo ako je sastanak postavljen ispravno.
Dakle, kad je red na vas da vodite, pomoću ovih pet koraka pripremite svoj sastanak za uspjeh - prije nego što uopće uđete u vrata.
1. Pozovite prave ljude
Ništa ne može isključiti sastanak poput pogrešnih ljudi u sobi. Ako je vaš cilj da grupa donese odluku do kraja sastanka, pobrinite se da za stolom budu svi koji imaju veći ulog ili moć veta nad tom odlukom. Raspravljate o novoj strategiji prodaje proizvoda? Vjerojatno ćete željeti da lideri u prodaji i upravitelj proizvoda budu tamo, ili se ništa neće odlučiti.
S druge strane, previše "ekstra" ljudi - ili ljudi koji su znatno stariji ili mlađi od svih ostalih u sobi - može odbaciti dinamiku. Ako vam ne treba šef PR-a koji se bavi proizvodnjom promjena, nemojte ga pozvati. Ako je financijski direktor sve zastrašio, udaljite je s početnog sastanka o brainstormingu.
2. Razmislite o zadavanju domaće zadaće
Želite li da ljudi počnu s čiste ploče ili bi bilo korisno da svi uđu u sastanak s nekim pozadinskim informacijama? Ako predstavljate plan o kojem želite upisati, pošaljite ga noć prije (a ne sat prije), tako da su šanse da će barem neki od sudionika imati vremena da ga pregledaju i probave.
A ako želite da ljudi donose ideje na sastanak - recite im.
3. Odredite dnevni red
Ako organizirate sastanak, morate odrediti dnevni red. Ako sastanak započnete riječima: „Ovdje smo da razgovaramo o našoj strategiji društvenih medija. Tko ima ideje? “- Pa, tražiš kaos.
Umjesto toga, podijelite - ili napišite na bijelu ploču ili preokret - teme o kojima planirate raspravljati u grupi, redoslijedom kojim ih želite pokriti. Na primjer, vaš dnevni red može biti:
Kad svi znaju plan, vjerojatnije je da će ostati na temi. Uz to, dnevni red vam daje strukturu na koju se možete obratiti: ako rasprava izbije iz teme ili zastoja, možete podsjetiti sve koji su u sobi o čemu biste trebali raspravljati.
4. Recite ljudima ciljeve
Ciljevi nisu isti kao dnevni red. Dnevni red je ono o čemu ćete razgovarati. Ciljevi su ono što želite postići ili ciljevi sastanka: odluke koje treba donijeti za stolom, sljedeći koraci o kojima je potrebno dogovoriti.
Na primjer, ciljevi gore navedenog hipotetičkog skupa mogu biti:
5. Nema iznenađenja: "Predprodajte" svoje velike ideje
Ako predstavljate veliki plan ili preporuku, uvijek je u vašoj prednosti znati kako ljudi u sobi reagiraju. Tko će vas vjerojatno podržavati? Tko će vas vjerojatno osporiti i koje će prigovore vjerojatno iznijeti?
Prije sastanka identificirajte ključne ljude čije je mišljenje važno i podijelite svoj plan ili preporuku s njima jedan na jedan. Pitajte za unos. "Prodajte" svoju ideju prije velikog sastanka. Zapamtite bilo kakve nedoumice koje postavljaju i prilagodite način na koji predstavite svoj plan kako biste se riješili tih problema.
VP financija misli da će vaš plan pokretanja koštati previše? Obavezno pripremite procjenu proračuna i saznajte troškove ostalih pokretanja kako biste svoj predloženi proračun mogli staviti u perspektivu. Na taj način, razgovor neće prestati raditi kad kaže da vaš plan "zvuči skupo."
S druge strane, ako svi vole komponentu vašeg plana društvenih medija - sjajno. Ne gubite 20 minuta objašnjavajući zašto su društveni mediji važni, samo uskočite u detalje svog stvarnog plana ili usmjerite pažnju grupe na druga područja za koja donosite odluke.
Ako se organizirate prije vremena, okupite pravu grupu i izbjegnete iznenađenja, postavit ćete se kako biste maksimalno iskoristili vrijeme grupe. Osim toga, sigurno ste impresionirali sve u sobi svojom spremnošću i dobili priliku da zasijedite kao vođa.
