Za početak da kažem da, da, previše je sati u danu. Vaš popis obaveza nikada nije prazan, ne vraćate se kući što prije želite i ne osjećate se kao da ste postigli sve što želite učiniti.
Budući da vam ne mogu čarobno pružiti više vremena u danu (iako sam prilično siguran da bi to bila najbolja super moć ikad), dopustite mi da podijelim s vama tajnu o tome da napravite više u vremenu koje imate: agresivno čuvajući svoj raspored.
Pod tim mislim da ne vodim sastanke (iako vjerujem da je manje njih bolje), mislim upravljati ravnotežom i redoslijedom događaja u vašem danu kako biste postigli maksimalnu produktivnost. Ovo je jedna od najmoćnijih stvari koju možete učiniti sami - u stvari, gotovo da vam se čini dodavanjem više vremena u dan.
Evo dva jednostavna koraka za početak:
1. korak: Zamislite svoj idealan tjedan
Prvo sjednite i ukratko odgovorite na sljedeća pitanja:
- Kakva su vaša radna vremena u prosjeku dana i tjedna?
- Koji su vaši stalni sastanci - ili stvari koje je potrebno učiniti u određeni datum i vrijeme?
- U koje doba dana ste najproduktivniji? (npr. Učinite li se puno ujutro, a nakon ručka ostanite zatišje?)
- Postoje li dani u tjednu koji su za vas više ili manje produktivni? (Slučaj ponedjeljkom, bilo koga?)
- Da li su različite vrste rada bolje izvedene u različitim danima ili vremenima? (Moja suosnivačica Kathryn šali se da je slanje e-pošte o prodaji u petak poslijepodne crna rupa, pa tada radi različite vrste posla.)
Nakon što odgovorite na ova pitanja, napravite korak unatrag i pogledajte kako bi se vaš raspored, sastanci, svakodnevne zadaće i nivoi produktivnosti uklopili u jedan savršen radni tjedan.
Zatim koristite prazan kalendar da biste zapravo nacrtali taj raspored. Uključite vremensko razdoblje koje je najbolje za fokusiran rad (idealno, dijelovi vremena kad se osjećate vrlo produktivnim), blokove koji su najbolji za sastanke (moj suradnik Adrian voli ih zakazati popodne - napajaju je kad bi inače budite pospani), i, naravno, blokovi za odgovaranje na e-poštu.
Korak 2: Zamijenite kalendar obrnuto (uspoređujući druge da odgovaraju vašem rasporedu)
Sada se stvari izmišljaju i možda se nećete moći pridržavati ovog rasporeda svaki tjedan. Ali možete i trebate je čuvati poput zmaja koji voli disanje vatrom - posebno svoje vrijeme za fokusirani posao. Kažem vam, da imate pregršt neprekidnih blokova na kojima stvarno možete raditi neprocjenjivo je istisnuti više vremena iz svog dana.
Tretirajte ta razdoblja rada kao i svaki drugi sastanak u vašem kalendaru. Kad vas netko pita jeste li tada slobodni, niste (osim ako to vrijeme ne možete preložiti za kasnije u danu ili tjednu). Ako ljudi iz vaše tvrtke mogu vidjeti vaše slobodno ili rezervirano vrijeme u vašem kalendaru, možete čak i staviti svoje radno vrijeme na to da ne biste uzeli od vas.
Još jedan sjajan način da zaštitite svoje vrijeme je da preuzmete vodeću ulogu u zakazivanju sastanaka. E sad, ne kažem preuzeti nekoga od drugog, ako niste vi koji obično koordinira zakazivanje - to bi iziskivalo više posla, a to definitivno nije pomak u pravom smjeru!
Ono što mislim je, javite ljudima koja vremena rade za vas što je prije moguće - a u idealnom slučaju, prije nego što itko izbaci neko vrijeme. Ako želite imati sastanke popodne ili određenog dana, izbacite "Bilo kada poslije 15 sati" ili "Petak je širom otvoren". Na taj način opcije će biti usidrene u vašim prijedlozima, a ne u vremenima koja želite zadržati sebi.
Nikad nećete moći dodati vrijeme danu, ali možete biti pametni u svojim satima. I povećavanjem produktivnog vremena (i ne baš produktivnog vremena, brzo ćete shvatiti da možete učiniti više).
