"Pizza je ovdje!"
Tako bi trebao započeti svoj sljedeći sastanak, rekao je Jeff Bezos, izvršni direktor Amazona.
Kada razmišljamo o tome koliko zaposlenika treba doći, Bezos ima stroga pravila o dvije pice. Drugim riječima, ako svi ne bi dobili par kriški pite, dolazi previše ljudi.
Teorija kaže da je izbjegavanje sudionika sastanka najvažnije za produktivnost. U Bezosovom slučaju, to znači da se lista poziva obično kreće između pet i osam.
Naravno, zakazivanje sastanka u osam neće raditi za svaku organizaciju ili vrstu sastanka. Pravilo dviju pizza idealno je za, recimo, vježbe razmišljanja i rješavanje problema, gdje je kvaliteta uvelike važnija od količine. Također je sjajno imati na umu pri održavanju sastanaka za donošenje odluka, jer kada pokušavate postići dogovor, lako je imati situaciju s previše kuhara.
Suprotno tome, jednosmjernom sastanku za razmjenu informacija trebao bi prisustvovati svatko za koga su informacije relevantne. Na primjer, ažuriranje napretka i budućih ciljeva tvrtke definitivno bi trebalo obuhvaćati cijelu tvrtku. Slično tome, ako pokušavate smisliti strategiju s više odjela, predstavnik iz svakog odjela mora biti tamo - čak i ako to znači naručiti dodatnu tortu ili dvije.
U svakom slučaju, dobro je pravilo poput Bezosa, jer vas prisiljava da preispitate pravila o sastancima. Previše je sastanaka neproduktivno zbog napuhanih lista poziva. Ali ako unaprijed razmislite o popisu gostiju i provjerite možete li opravdati razlog svake osobe, vaši će se sastanci transformirati. Zajamčena produktivnost.
