Od olovaka do zalogaja do uredskih tračeva - kad sjedite pet stopa dalje od svog suradnika, dijeljenje svega je neobično. Pa ipak, da razgovaramo o konačnim detaljima prezentacije koju ćete sastaviti za 30 minuta, šaljete joj e-poštu? Nešto nije u redu s ovom slikom.
E-pošta, konferencijski pozivi, mrežni kalendari i aplikacije za chat pomažu nam da budemo u kontaktu i pratimo kada smo daleko daleko. Međutim, alat je jednako učinkovit kao i ruka kojom se rukuje. Znajući kada trebate koristiti svaku vašu aplikaciju i kako izvući maksimum iz njih često čini razliku između izgubljenih sati i isporučenih proizvoda.
U Blinkistu radimo na tome da čitanje i učenje učinimo efikasnijim, tako da se pojednostavljenje nalazi u našem DNK. Kad smo primijetili da komunikacija postaje neefikasna čak i u našem malom timu, krenuli smo u smišljanje onoga što se događa što nas je spriječilo da radimo najbolje. Otkrili smo da smo optimiziranjem načina na koji koristimo svakodnevne alate mogli učiniti puno više.
U nastavku identificiramo četiri uobičajena alata koja također vjerojatno zloupotrijebite i kako možete popraviti obrazac.
1. E-pošta
The Fumble
Koliko god je e-pošta jednostavna, postoji puno načina da se pogrešno shvati: upotreba e-pošte kao pokretača za dugu raspravu i za odgovore s jednom riječju koji bi se za početak mogli spojiti ili prenijeti osobno. I koliko je primamljivo koristiti vaš lanac e-pošte kao mjesto za opsežnu argumentaciju s dokumentacijom, e-pošta nije mjesto za kritičke rasprave oko detalja projekta. Ono što radite u svakoj od ovih slučajeva je dodavanje komplikacija i vremena kašnjenja vašim aktivnostima i aktivnostima vaših primatelja.
Popravak
Za važne ili hitne zadatke upoznajte se licem u lice kako biste brže rješavali probleme i brže dobivali odgovore. Radeći uživo, vi ne štite samo svoje vrijeme, već pomažete i svojim suradnicima. Ako svi znaju da hitne vijesti nikada ne stižu putem e-pošte, nema razloga za stalno osvježavanje pristigle pošte i ljudi se mogu usredotočiti na to što umjesto toga učine stvari.
Zamislite e-poštu kao način da pokrenete raspravu ili odredite dnevni red, pa kad sjednete sa svojim timom da učinite čaroliju, to se može.
2. Konferencijski pozivi
The Fumble
Konferencijski pozivi su lijepi - možete ih obavljati bilo kada i bilo gdje - ali zato što se mogu osjećati ležernije od osobnih sastanaka, mogu uzrokovati i probleme s učinkovitošću.
Prvo, budući da se osjećaju neformalno, previše je ljudi da se uvuku u njega. Rezultat je da umjesto da se pođu kritičnim poslovima samo oni koji rade, vaš tim je zarobljen na sastanku sumnjive korisnosti.
Drugo, lako je zanemariti da, iako se mogu činiti ležernijim, mogu vrlo mentalno oporezivati. Konferencijski pozivi zahtijevaju pripremu i intenzivno slušanje, što će vam zalogaj izaći iz svakodnevnog omjera fokusa. Zakažite jednu prerano ujutro i to vam može uskratiti fokus tokom dana. Olovite ga nakon nekoliko sati, a vi ćete se baviti danom definiranim u iščekivanju radnog vremena u kasnim satima.
Popravak
Prvo, imajte na umu da ne moraju svi biti pozvani. Umjesto toga, uključite ljude koji su informirani o projektu i koji su važni sudionici. Neka jedna osoba na sastanku vodi bilješke i dijeli s ostatkom tima kako bi se ostali mogli usredotočiti na posao.
I ne zaboravite mudro odabrati vrijeme svog poziva. Kad god je to moguće, ne planirajte konferencijske pozive prvo ujutro ili kasno u noć. Ako nađete vrijeme između sebe, zaštitit ćete svoj fokus.
3. Chat
The Fumble
Inter uredski chat, posebno za tvrtke smještene na više katova ili na različitim lokacijama, vrlo je koristan surogat za lice licem u lice: događa se u stvarnom vremenu, omogućava trenutni prijenos datoteka i olakšava spontanost. Kao i kod konferencijskih poziva, i same vrline chata su njegove mane.
Glavni problem uredskog razgovora jest taj što se ljudi slobodno slobodno pišu sa pitanja bez manžeta jer ih tehnički ne prekidaju - primatelj i dalje može odabrati hoće li odgovoriti ili ne. Stvar je u tome što smo reaktivna bića i osjećamo da trebamo zaustaviti ono što radimo i prisustvovati ljudima koji nas pinguju. Iako je vaša namjera stupanja u vezu putem chata biti nenametljiva, imate malu kontrolu nad tim da li je rad vašeg kolege prekinut. Ako vidi obavijest o poruci, vjerojatno je da će je potražiti. Čak i ako ne odgovori izravno, dio njezine pozornosti sada će biti preusmjeren vašom primjedbom ili pitanjem.
Popravak
Općenito, chat treba koristiti samo za brza pitanja koja vas sprečavaju da idete dalje sa svojim radom ili da odredite vrijeme sa suradnikom za razgovor o većem problemu. Sve drugo, stavite u e-poštu kako ne biste uznemiravali svoje kolege.
A ako ste na kraju primanja previše razgovora? Isključite obavijesti kao što biste željeli za e-poštu. Mnogobrojne usluge omogućuju korisniku da "nevidi", što je lijep način da ostanete uključeni (pogotovo ako ste dio stalnog ažuriranja grupnog chata), a da pritom niste dužni odgovoriti.
4. Kalendari
The Fumble
Broj 1 koji zloupotrebljavaju ljudi sa svojim kalendarima postupa s njima kao s popisima obaveza. Ako pogledate svoj kalendar i vidite nešto što nalikuje, "pokupite mlijeko" ili "zakažite frizuru", vrijeme je da razmislite o tome kako ga upotrebljavate.
Druga zlouporaba kalendara je da ga ne koristi za zaštitu svog vremena, a ne samo da ga organizira. Kad vam se obrati prijedlog novog projekta i kalendar vam kaže da ga možete uklopiti, imajte na umu da to ne mora nužno značiti da biste trebali. Važno je prvo pogledati svoje ciljeve i vrijednosti.
Popravak
Cilj je da vaš kalendar ostane sveti prostor za sastanke i događaje koji su vezani za određeni datum i vrijeme ili uključuju ljude koji nisu samo vi. Možete započeti mijenjati postupke kalendara s popisom obveza za zadatke poput pozivanja liječnika ili branja cvijeća. Precrtavanje malih zadataka neizmjerno je zadovoljavajuće i stavljajući ih na upravljiv popis poprimiti će drugačiji karakter - onaj koji vam omogućuje da ih vidite kako se uklapaju u važne događaje, a ne da sami postanu događaji.
I ne zaboravite uvijek uskladiti nove mogućnosti sa svojom ulogom i svojim ciljevima. Sve što se ovdje i sada ne podudara s vašom željom za budućnost ne pripada na podlogu (ili u vaš kalendar).
Sa samo nekoliko jednostavnih ugađanja, možete koristiti alate koji su vam na raspolaganju kako biste učinili više. Podijelite ove savjete po uredu, a cijelo će vam radno mjesto biti efikasnije prije nego što to znate!
