Većina nas je bila tamo: imate završiti osam milijuna stvari, ali čini se da nikada ništa neće biti učinjeno. Sastavite popis obveza nakon popisa obveza i osjećate se kao da dodajete više predmeta na popis nego što odjavljujete. Znači li to da ste samo strašni u upravljanju vremenom, ili je to nešto drugo?
Evo zastrašujuće (ali čudno utješne) činjenice: Ogromnih 89% ljudi redovito ne ispunjava svakodnevni popis obaveza. Dakle, ne brinite, niste sami!
Još jedan razlog da ne brinete: Postoje jednostavne strategije koje možete upotrijebiti da biste učinili više i učinili svoj popis obveza lakšim za upravljanje. Slijedi pregled naših najboljih savjeta o popisima obaveza - jer vrijeme je da postanete jedan od onih 11% koji zapravo završavaju ono što su namjeravali učiniti.
1. Uzeti ozbiljno pravilo 1-3-5
Preko dana se lako uhvatiti ukoštac sa svim sitnicama koje nastaju. Naravno, stvarno ste željeli završiti taj gigantski izvještaj povjerenstva koji vam stoji na glavi već tjednima, ali samo ste morali ispuniti svoj popis obveza sa još 17 stvari koje trebaju vašu neposrednu pozornost.
Ili?
Ovdje dolazi u obzir pravilo 1-3-5: mapiranjem jedne velike stvari, tri srednje stvari i pet manjih stvari koje želite obaviti taj dan (i, da, to je obično broj zadataka koje možete razumno obavite u jednom danu), odmah ćete znati gdje su vaši prioriteti (i što može čekati). A ako je prioritizacija zapravo vaš najveći problem kada je riječ o produktivnosti, to će vam pomoći da se poboljšate.
Ako radite na poslu u kojem se stvarno pojave i koje trebate riješiti što prije, ostavite jedan od svojih medija i jedan ili dva mala mjesta svaki dan da biste ispunili najvažnije trenutne potrebe.
Da bismo to još olakšali, za vas smo stvorili vrlo jednostavnu (i prilično) proračunsku tablicu za preslikavanje svojih 1-3-5 stavki koje možete preuzeti ovdje.
2. Koristite Eisenhowerovu metodu
Alex Honeysett radi na velikoj prekidu Eisenhowerove metode, ali suština je u tome što morate početi razumjeti dvije stvari o svakom vašem dokumentu: Koliko je to važno i koliko je hitno? Velika lekcija ovdje je da ono što je važno nije uvijek hitno i obrnuto.
Ideja davanja prioriteta zadacima može biti zastrašujuća (posebno ako ne znate gdje bi trebali biti vaši prioriteti), pa ovaj sustav stvara vrlo jednostavnu mrežu na kojoj možete temeljiti vaš popis obaveza. Potražite stvari koje su i hitne i važne, a to učinite prvo. Ne trošite vrijeme brišući se oko stvari koje su samo hitne i blokirajte određene dijelove vremena u svom rasporedu za one koji su važni, ali to ne trebate učiniti u tom trenutku. I ništa što utvrdite nije hitno ili važno? Učinite sve što možete da biste to uklonili sa previše prepunog spiska obaveza.
3. Obvezati se samo na jednu aplikaciju za popis obveza
Jednom mi se dobra prijateljica žalila kako se nikad nije mogla približiti da joj se napravi popis obveza, a kad je otvorila računalo, vidjela sam zašto: Imala je devet različitih radnih mjesta ili popisa obaveza aplikacije istodobno idu na njenu radnu površinu!
Mnogi čine pogrešku misleći da se izraz "što više uživa" odnosi se na aplikacije (posebno one produktivne), ali za veliku većinu ljudi to ne čini. Pola dana ćete provesti u nečistoći sa svime, a nema načina da naučite novce i nedostatke svake pojedine aplikacije.
Umjesto toga, malo vremena razgledajte svoje mogućnosti aplikacije za produktivnost (evo dobrog popisa za započinjanje) i odaberite samo jednu za koju ćete se obavezati. Preuzmite je, pročitajte značajke i posvetite cijeli mjesec korištenje isključivo te aplikacije za svoje potrebe popisa obveza. Šokirat ćete se koliko ćete još više moći kad ne budete stalno fidžirali s toliko različitih stvari.
4. Budite precizni o tome što podrazumijeva svaka stavka predmeta na popisu
Ne biste trebali davati jednaku težinu sastavljanju izvještaja koji će vam trebati pet sati za pisanje i slanje e-pošte koja vam treba samo dvije minute vašeg vremena. Umjesto toga, raščlanite korake koje svaka stavka s popisom obveza podrazumijeva sve dok ne preduzmu isto vrijeme i trud (jedan stručnjak sugerira da svaki zadatak treba trajati najviše 10 minuta) i smatrajte ih svojim vlastitim zadatkom. stavke popisa.
Ako zapravo vizualizirate koliko će sve raditi, lakše je u skladu s tim planirati ostatak popisa obaveza i svoj dnevni raspored. Iako samo izgovaranje "pisanja izvješća odbora" može izgledati jednostavno, crtajući šest koraka koji će vam omogućiti da blokirate pravu količinu vremena i premjestite druge stavke popisa na kasnije, ako je potrebno,
5. Napravite popis "Gotovo"
Imam prijateljicu koja se drži klasičnog spiska obaveza i papira, a jedan od razloga što joj se toliko sviđa je taj što voli izgled što su predmeti prekriženi na listu papira nakon dugog dana. Ima osjećaja za postignuće koji ne postoji s puno aplikacija za popis obaveza.
Stvaranje popisa "Gotovo" (više o tome ovdje) ne samo da vam daje isti osjećaj postignuća kada ste u stanju pogledati sve što ste radili taj dan, već ako pogledate popis i shvatite da zaista niste ništa postigli, ujedno je sjajan poziv na buđenje koji trebate preusmjeriti i preispitati na što trošite svoj dan.
Imajte na umu prilikom isprobavanja bilo kojeg novog trika o produktivnosti, za koji je potrebno vrijeme prilagodbe, pa ako vam se čini da stvari ne djeluju nakon jednog dana, ne odustajte. Dajte bilo koji novi trik sa popisom zadataka najmanje mjesec dana. Bit ćete mašina za produktivnost u kratkom vremenu!
