E-pošta istovremeno je revolucionirala naš profesionalni život i načinila ih glavoboljom.
Sa revolucionarne strane, mogućnost slanja ljudi pravovremenim porukama - i to u pravom trenutku u lice u svako doba - je predivna. Možemo se obratiti drugima ne prekidajući im večere, buditi ih u noći ili natjerati da se zaustave usred sastanka, razgovora ili drugog događaja da nas prepoznaju. Ipak, istodobno, shvaćamo da će se naše poruke vjerojatno vidjeti nekoliko minuta ili sati od našeg slanja.
Međutim, s potpunom glavoboljom, e-pošta je narušila našu kvalitetu života, mogućnost započetog posla i za mnoge osjećaj dobrobiti. Studije posljednjih godina pokazuju da prosječni profesionalac provede do jedne trećine svog radnog tjedna prvi u inboxu. Za zaposlene profesionalce koji si ne mogu priuštiti da odustanu od jedne trećine dnevnih sati, to se često pretvara u mnogo kasnih noćnih sati provedenih kroz poruke, samo da bi se probudili i pronašli desetke novih upravo tamo koji čekaju.
I nakon nekoliko mjeseci ili godina ovog ciklusa, možete zamisliti kako bi se osoba na prijemnom kraju vaše tako važne poruke e-pošte mogla osjećati tek sitno odvratno, čak i prije nego što je otvorite.
Dakle, kako možete koristiti ovaj alat u svoju korist - bilo da je to aktivna potraga za poslom ili u svakodnevnom profesionalnom životu - bez stvaranja ruševina u pristigloj pošti druge strane ili da se osjećate pokopani živo?
1. korak: zapitajte se: "Je li ova poruka važna za zaslugu e-pošte?"
Budimo iskreni. Razuman postotak bilješki koje šaljete (posebno strašni šarmeri "Mislim da ću ići naprijed i CC svima") vjerojatno nije trebao biti poslan. Mogli ste skočiti preko stola svog suradnika, poslati mu kratki tekst ili shvatiti sve što vam je usamljeno.
Prije nego što paprikom prskate zemlju komunikacijom, zapitajte se "Treba li ovo poslati?" I odmah nakon toga (pod pretpostavkom da je vaš prvi odgovor "da") zapitajte se: "Je li ovo najbolji medij za poruku koja mi treba prenijeti?"
Ako je odgovor da, nastavite.
Korak 2: Dobro iskoristite liniju predmeta
Ako želite da vaša poruka bude pozitivno primljena, pročitajte brzo i, ako ste zaslužili, odgovorite na to, učinite to: Strategirajte pravo iz teme.
Umjesto da bacate neki škripavi, pretjerano korišteni ili potpuno dosadni predmet (npr. „Praćenje“ ili „Pitanje“ ili „Trebate pomoć“), zgrabite osobu zdravo. Razmislite o nečemu poput: "Preporučeno od strane Bill Smith-a - uloga menadžera marketinga" ili "Pravovremeni zahtjev - trebate potpis do podne u četvrtak" Heck, ako je vaša poruka dovoljno kratka, cjelokupnu e-poštu učinite naslovnom linijom ("Mogu li posuditi vaš ured @ 2 Premijer danas? ”)
Poanta je ova: Pretpostavimo da će vaš e-mail sjesti u gomili s gomilom drugih u pristigloj pošti primatelja. Uvjerljiva linija teme pomoći će vam da se pravovremeno pročita (i na nju odgovori).
Oh, i bočna napomena, rezervišite "označi ovo hitno" opciju za doista hitne situacije. Najbrži način da nervirate nekoga je „crvena zastava“ nešto što je hitno nikome osim vama.
Korak 3: Olakšajte stvari drugoj strani
Kao osoba koja svakodnevno prima 100+ poruka e-pošte, radim jako naporno kako bih olakšala život ljudima kojima šaljem e-poštu. I volim to kao ludo kad rade isto za mene. Kako, konkretno, to možete učiniti?
Prvo, ako je vaša bilješka više točka informacija nego nešto na što očekujete odgovor, razmislite da započnete s nečim poput: "Nije potreban odgovor - samo sam vam htio reći da …"
To će također olakšati teret vašeg pristigle pošte jer se druga strana neće osjećati prisiljenom vratiti bilješku rekavši: "Hvala na ovom" ili "Poruka je primljena."
Dalje, držite stvar što je moguće kraće. Provjerite i lektorirajte prije nego što pogodite poslati. Je li sažet? Možete li izrezati sve što nije bitno? Jeste li krenuli niz raskalašen tok misli i završili s esejem od 14 odlomaka? Nemojte slati nešto nezgrapno ako možete upotrijebiti istu poruku s pola kopije.
Ako imate jednu ili dvije točke „ne smijete propustiti“ koje pokušavate napraviti, razmislite o podebljanju tako da ih recenzent vidi odmah. (Koristite samo njegu - ne želite da ona izgleda kao da vičete na osobu.)
I na kraju, radite kao ludi da u sve e-poštu stavite sve što trebate za komunikaciju, a ne pet. Povremeno, „Ups! Zaboravio sam privitak! "Ili" Oh, pucanje, još jedna stvar … "štucanje se naziva ljudskim. Redovito slanje tri ili četiri poruke brzog požara jednoj osobi - jer niste uspjeli prikupiti svoje misli prije nego što sjednete za svoje računalo - neće se smatrati srdačnim.
Svakako, ne biste trebali uopće izbjegavati slanje e-pošte zbog straha da će mu se zamjeriti što ste se usudili popuniti njihovu mapu. To je jedan od najboljih alata za poslovnu komunikaciju koji imamo, posebno za one od nas koji radimo s ljudima u više vremenskih zona.
Ali primjena strategije u vašem pristupu - i poštovanje primatelja - definitivno će vam pomoći da maksimizirate snagu poruke i šanse da dobijete povoljan odgovor.
