Dragi pregovarači,
Zbunjen korporativni komunikator
Dragi zbunjeni,
Prošlo je 20 godina od kada su poslovni ljudi počeli upotrebljavati e-poštu, a mi još uvijek nismo pronašli način da izbjegnemo većinu problema koji uzrokuju.
Prema dr. Randiju Guntheru, kliničkom psihologu Južne Kalifornije, riskiramo da komuniciramo međusobno ako ne upotrijebimo neki od pet načina komunikacije: riječi, ton glasa, dodir, držanje i izraze lica.
Kada razgovaramo telefonom, prilagođavamo ono što izgovaramo ne samo kao odgovor na izgovorene riječi, već i ton kojim te riječi izgovaramo. Je li naš poslovni suradnik zahtjevan i oštar, inzistiran i direktivan, hladan ili topao, sumnjiv ili određen, povremeni ili formalni? Više ili manje prirodno prilagođavamo vlastiti ton da odgovara onoj drugoj osobi ili da je snižimo ako joj se temperatura čini previsoka za zajedničko rješavanje problema.
Ali čak i telefonom nedostaje puni izraz naših ideja. Kada razgovaramo telefonom, nedostaju nam govor tijela i izrazi lica, a oba mogu izraziti sumnju kada naglašavamo našu sigurnost, otpornost kad zahtijevamo poštivanje zakona ili humor kad izbjegavamo sukobe.
Dodajte ovim manjcima naše međusobno nepoznavanje konteksta u kojem svaka strana komunicira, a vi imate ono što profesor Raymond A. Freidman na Graduate School of Management u Owenu naziva "dubokim asocijalnim razgovorom."
To je loša vijest.
Dobra vijest je da su "samo riječi" sposobne prenijeti kontekst i ton, kao i empatiju, strast, znatiželju i sumnju. Da nije tako, ne bismo plakali kada bi nam roditelji čitali Bambija , ne bismo se naljutili kad bismo čitali o najnovijim etničkim čišćenjima i ne bismo se smijali dok smo čitali šaljivu kolumnu u našem Facebook feedu. Samo treba malo više paziti.
Evo samo nekoliko načina na koje na pregovore vođene putem e-pošte možemo dodati odgovarajući ton, teksturu, kontekst i emociju - s primjerom skripte koju možete prilagoditi vlastitoj situaciji.
1. Postavite scenu i unesite osjećaj u razgovor
3. Spomenite osjećaje koji poslovne komunikacije obično nedostaju
6. Nemojte se bojati spomenuti vlastiti sumnju
7. Zatvorite naglašavajući visok stupanj samopouzdanja u vašu sposobnost pronalaska uzajamno korisnog rješenja
Ukratko, ponesite što više vlastite osobnosti, prigušene emocije, poštovanje prema vašem pregovaračkom partneru i optimizam u vašoj mogućnosti postizanja sporazuma. Što više u e-poruci oponašate razgovor iz stvarnog života, manje će prostora biti sumnji i nerazumijevanja. Ovaj uzorak razgovora ostavlja mnogo prostora vašem pregovaračkom partneru da traži pojašnjenja, postavlja pitanja i daje dodatne prijedloge. Samo to bi trebalo izbjeći nesporazume koji vode u zastoj.
Nemam razloga sumnjati da ste, kako kažete, dobri u pregovorima jedan na jedan i osobno. Uključite u svoju e-poštu sve one kvalitete koje unesete u te pregovaračke sesije, bilo da su im simpatičnost, autoritet, jasnoća, briga za dobrobit vašeg pregovaračkog partnera, zajedničke vrijednosti ili vrhunske vještine rješavanja problema.
Sretno s vašim određenim izazovima i slobodno nam pišite za više detalja, boljeg objašnjenja ili izvješća o uspjehu novih vještina koje ste uložili u svoje pregovore e-poštom.
Ovaj je članak dio naše serije Pitaj stručnjaka - stupac posvećen pomaganju u rješavanju najvećih problema s karijerom. Naši stručnjaci uzbuđeni su odgovoriti na sva vaša goruća pitanja, a možete ih poslati i slanjem e-maila na urednik (at) themuse (dot) com i koristeći Pitajte stručnjaka u retku za temu.
