Vlada je notorna za stagnaciju. Kad se izgovaraju riječi poput "najnovije ivice", obično se odnose na privatni sektor (ili rom-com s figurama iz ranih 90-ih). U industriji poput ove, često morate igrati nadoknadu da biste mogli ostvariti inovacije. (To sam doživio iz prve ruke, kad sam radio da pomognem odjelima New Yorka da započnu s online plaćanjem - dobro u doba Amazona.)
Ali ako ste odabrali karijeru u vladi - ili bilo kojoj drugoj industriji koja se sporo mijenja - šanse su da ste tamo u ime napretka. Radeći u vladinim operacijama, moj je posao bio zamijeniti starinske, neučinkovite procese onima koji rade bolje, brže i jeftinije. Ponekad sam uspio, a ponekad i nedvosmisleno. Ali neuspjeh nije ništa ako nije učinkovit učitelj. Evo nekoliko lekcija koje sam naučio u potrazi za učinkovitijom vladom koja bi mogla pomoći svima koji pokušaju utjecati na promjene uslijed velike birokracije.
1. Tražite bolje prakse, a ne najbolje prakse
Govori menadžmenta infiltrirali su se čak i u vladine redove: "Koristimo sinergijski pristup da bismo ušli u inozemstvo do snažnog rješenja!"
Možda je najdraža među dugačkim popisom tih umornih izraza ideja najboljih praksi, fraza koja se poput kauboja baci na rodeo. Kao voditelj projekata u vladi New Yorka, dio mog posla bio je istražiti kako su druge vlade i privatne tvrtke upravljale nekim aspektom svog poslovanja, te utvrditi hoćemo li nešto ponoviti ponavljajući njihove uspjehe. Održavali smo forume i izrađivali PowerPoint prezentacije u izobilju, a sve u ime preciziranja prakse, nazivajući je najboljom i obećavši se da ćemo je usvojiti za sebe.
Ali kako sam shvatio, ideja da je nešto najbolje podrazumijeva da se to ne može prebaciti. To sugerira da ste iscrpno pretražili. Pretpostavlja se da će primjena principa u jednom okruženju funkcionirati jednako dobro u drugom. Pojam najboljih praksi je na pravom putu, ali ako zaista želite utjecati na promjene, morat ćete prilagoditi svoj cilj boljim praksama. To nije samo semantika; to je potpuno preoblikovanje cilja.
Bolje prakse znače da je nakon što su pronađene ili primijenjene najbolje prakse vaš posao daleko od izvršenog. Bolje prakse uzimaju u obzir da, kako biste ostali na vrhu svoje igre - bilo da je igra održavanje parka, smanjenje kriminala ili nešto malo više privatni sektor - vaše prakse se nikada ne smiju prestati razvijati.
2. Potražite dalje od podataka
Bivši gradonačelnik New Yorka Michael Bloomberg jednom je tvitnuo: „U Boga vjerujemo. Svi drugi donose podatke. "Živimo u vremenu donošenja podataka na temelju podataka. A ovo je uglavnom pozitivan razvoj - sve što nije poduprto brojevima samo je mišljenje, teorija koja čeka da se dokaže. Problem je što često podatke tretiramo kao činjenice, a brojke, poput Georgea Washingtona, kao nesposobne lagati.
To je daleko od istine. Prije svega, isti se brojevi mogu upotrijebiti za pripovijedanje različitih - čak i suprotnih - priča. Kako su se izjasnili oni koji su podržali zabranu prodaje bezalkoholnih pića preko 16 unci? Brojevi. A kako su protivnici napravili svoje? Upotrebom istih brojeva u različitom kontekstu. Kao što je Mark Twain jednom uskliknuo, "Činjenice su tvrdoglave, ali statistika je pouzdanija." Štoviše, nisu svi vladini zaposlenici koji prikupljaju podatke obični Nate Silver. Nedostaci u prikupljanju i analizi podataka često nas dovode do pogrešnog tumačenja brojeva koji nam pokušavaju reći.
Pouka: Da, odluke bi se trebale zasnivati na podacima, ali isključivo fokusiranje na njih zatamnjuje dio slike, a važno je nadopuniti hladne, tvrde brojeve kvalitativnim istraživanjem. Ako, na primjer, želite znati kako će na nova poduzeća utjecati novi propis, pitajte ih. S alatima kao što je SurveyMonkey, ova vrsta platna može se obaviti korištenjem ograničenih resursa. Nudi nijansu koju podaci ne mogu, a nagovješćuje nijanse sive između crne i bijele.
3. Ulaz je ključan
Imali ste ideju, odredili plan provedbe i razvili proračun. To je lak dio. Sada morate uvjeriti moćnike koji će se boriti za promjenu. Možete nazvati ovo sponzorstvo izvršne vlasti, ali ono što doista znači osigurati da ljudi s ovlastima provesti promjenu budu u potpunosti. Najbolji način da se dobije ovakav buy-in je predstavljanjem smislenih projiciranih rezultata: dolari koji se štede, papir koji se eliminira, kupci do nove inicijative. Možda ste smislili Porsche ideja, ali čak i Porscheu je potreban benzin za pomicanje centimetara.
Ali isplata od vrha prema dolje nije jedina vrsta koja će utrti put do značajnih promjena. Razmislite o svim ljudima koje bi ova promjena mogla dotaknuti i pokušajte ih izbjeći da ih zasljepljuju. Recimo da primjenjujete novu tehnologiju kako biste ubrzali postupak kojim svećenici dovršavaju svakodnevno vođenje evidencije. Angažirajte ovo osoblje od početka, izvucite njihove frustracije i ideje i uključite ih, u razumnoj mjeri, u krajnji proizvod. Grupa ljudi koja je preslušavana i uključena u proces promjena, umjesto da joj se to nametne, mnogo je vjerojatnije da će doći do promjene (i čak je pozdraviti).
4. Potražite promjene koje najviše poslužuju, ali ne sve
Evo dijela gdje uzimam dio onoga što sam gore rekao. Iako je važno prikupiti povratne informacije raznih dionika dok oblikujete promjenu koju se nadate provesti, pokušaj ugoditi svima može biti recept za polaganu i bolnu smrt inače solidne ideje. Prekomjerna prilagodba bila je posebno česta prepreka u tehnološkim projektima na kojima sam radio kao voditelj projekata. Sa samo najboljim namjerama da razviju najbolji mogući proizvod, tim se često zamarao sa zahtjevima koji bi trebali izgraditi cijeli tjedan, ali samo za potrebe 2% korisnika.
Ponekad morate izvaditi čarobnu crvenu olovku i pojednostaviti je. Razmislite o publici kojoj se služite i najvišim prioritetima koje želite ostvariti. Sve što vas smatra luksuzom ili kao zahtjev male skupine posebno glasnih ljudi, treba uzeti u obzir za rezanje bloka. To će vam uštedjeti vrijeme i novac. I na kraju, bolje je ugoditi većini postizanjem rezultata brzo i učinkovito nego razočarati sve jer ste se utopili u detaljima.
5. Budite strpljivi
Napokon, zapamtite da je promjena u vladi - ili bilo kojoj drugoj birokratskoj industriji - moguća, ali je spora. Ponekad trebate pričekati da politički vjetrovi preusmjere smjer. Ponekad je to zakonodavni postupak ili ugovor koji ostaje zaglavljen u uredu za nabavu.
Jedna od najzaslužnijih promjena zauzela se za projekt internetskog plaćanja koji je izveo odjela New Yorka iz ledenog doba papirnih čekova i poslovnih knjiga i u novo tisućljeće elektroničkim platnim i računovodstvenim sustavima. Nipošto nije seksi, ali štedi grad milijune dolara. Prošle su pune četiri godine od vremena kada je dokument sa uputstvom lebdio preko mog stola, dok se nije pokrenuo cjeloviti program.
Ako se brinete za brze popravke, teško ćete ih naći bilo gdje u krajoliku vlade (ili na drugi način birokratskog ureda). Ali vjerujte mi: velika promjena vrijedi pričekati. Zapravo, to je razlog zašto posao radimo u prvom redu.
