Leslie, izvršna direktorica neprofitne organizacije, željela je redizajnirati brošuru za program organizacije koja pomaže mladima u rizičnom boravku u školi, a ona je postavila Emmu, upraviteljicu ureda.
Emma je provela sate ažurirajući slike, boje i fontove. Bila je ponosna na svoju hrabriju i svjetliju revanšistu, uzbuđena što je pokazala svom šefu.
No, kad je to učinila, očito je postojao problem. "Oh", primijeti Leslie za novu brošuru, "Izgleda sjajno. Ali zašto je primjerak još uvijek isti? "
Zapanjena, Emma nije mogla vjerovati svojim ušima. Nikad nije razmišljala o pregledu primjerka. A Leslie to nikada nije predložio. Kako bi dvoje ljudi koji govore o jednoj jednostavnoj stvari mogli imati tako različita tumačenja?
Leslie i Emma su iskusili klasični problem ovekovećen od strane Georga Bernarda Shawa, "Najveći problem u komunikaciji je iluzija koja se dogodila."
Na radnom mjestu će biti ljudi koji, poput Leslie, nisu baš najbolji u prenošenju vaših ideja. A kad to ne učine, može stvoriti prepreke. To vas može poslati odmotavanjem u krivo komuniciranje. Potrošeno vrijeme, užasan ponovni posao i potpune propuste mogu se povećati kada vaš kolega ili šef ne priopćavaju ono što žele učinkovito ili djelotvorno.
Možete poželjeti cijeli dan da ovi ljudi jasnije komuniciraju. Ali to vjerojatno ne bi trebalo biti vaša strategija. Umjesto da želite, pokušajte sa sljedeće tri tehnike da biste dobili jasniju, učinkovitiju komunikaciju od ostalih.
1. Kad uzimate zadatak
Emma je mislila da čuje što želi njezin šef. Napokon su stajali u istoj sobi i razgovarali jedni s drugima. Ali u stvarnosti, Leslieva uputstva da "redizajnira brošuru" bila su nejasna i nepotpuna.
Sjajna strategija za postizanje jasnijeg i preciznijeg postavljanja drugih je postavljanje pitanja koja daju jasnost.
Evo kako bi to zvučalo od Emme: "Leslie, kad kažeš" redizajniraj brošuru ", možeš li reći više o meni što misliš pod tim i koja su tvoja očekivanja?"
Emma bi prilično brzo saznala da ona i njen šef imaju jedinstvene ideje o konačnom proizvodu. Potom je mogla razmotriti još pitanja i pitati se o svemu, od grafike i sheme boja do roka za prvi nacrt.
Pitanja su vaše tajno oružje na radnom mjestu. Kada ste u nedoumici, zamolite druge da pojasni svoja očekivanja. Pitajte dok niste sigurni da razumijete. Bićete zapanjeni kako to sve strujira najviše.
2. Kad ste na sastanku
Jeste li ikad bili na sastanku koji je sastancima dao loše ime? Vidio sam menadžere koji jure naizgled bez jasne svrhe ili željenog ishoda. Povrh svega, vođa zvuči kao da svoje misli obrađuje naglas, više nego što olakšava grupni razgovor. Nitko nije siguran što bi trebalo shvatiti ozbiljno kao ideju, a što zanemariti. I svi razmišljaju o gomili posla na svojim stolovima. Nakon nekog vremena, tim zaboravlja kakav je smisao čak i razgovaranja i mentalno napusti prostorije, odustao od provjere e-pošte na svojim telefonima.
Neuspjeh sastanka može biti teško mjesto da zatražite od šefa ili kolege da budu učinkovitiji u svom govoru. Ali možete, i ne morate biti zlobni oko toga. Jednostavno prekinite kada postoji stanka i zatražite pojašnjenje.
"Bobe, primjećujem neke namrštene obrve u sobi. Izgleda da vas neki od vas ne prate na ovu temu. Možete li nas povući nekoliko koraka i pregledati ključne točke na visokoj razini? Želim biti siguran da znamo što vam treba od nas. "
Vjerojatno ćete dobiti kimanje slaganja, a drugi će uskočiti kako bi iskazali zbunjenost. Dobit ćete potrebne podatke, a isto tako i vaše kolege, koji će vam se bez sumnje kasnije zahvaliti na izjavi.
3. Kad radite na e-pošti
Većina komunikacija na radnom mjestu, ne iznenađuje, događa se putem e-pošte. Pa kad od Angele, vašeg prijatelja iz projekta, dobijete dugački, raskalašen, nefokusiran tok, želite plakati.
Trebat će vam 30 minuta da prođete kroz odlomke, otkrijete što ona kaže, utvrdite trebate li nešto učiniti, a zatim smislite kako odgovoriti. Jedan pogled i sjećate se zašto mrzite otvaranje e-pošte ove žene. Možete frustrirano udariti glavom o zid.
Umjesto toga, vježbajte da tražite ono što vam treba, na ljubazan, nekonfrontacijski način. Pitajte Angelu da li bi bila otvorena za preoblikovanje svojih e-poruka kako biste brže mogli odgovoriti. I zapamtite, ako ćete nekoga tražiti da učini nešto drugačije, recite joj i zašto je to dobro za nju.
"Hej Angela, primjećujem da su često tvoje e-poruke duge i detaljne. Super je što dajete toliko informacija, ali kad brzo pogledam, ne mogu uvijek dešifrirati točno ono što vam treba od mene i kada - a mrzim nedostajuće rokove ili pogrešno tumačenje uputstava. Možete li postaviti glavnu točku na vrh, kako bih vam brže odgovorio ili čak detaljnije objasnio temu? Na primjer, "Radnja potrebna do petka u 9 sati | ACME projekt "podsjetit će me da to odmah uvrstim u svoj raspored".
Vjerojatno ćete odmah početi dobivati e-poštu više kvalitete od Angele i učinit ćete uslugu svojoj kolegici pomažući joj da profesionalnije komunicira. Pomilovajte se po leđima.
Bilo bi sjajno kada bi svi komunicirali na način koji ništa nije ostavio mašti. Realnost je da komuniciramo na složenim, bučnim radnim mjestima koja su prepuna distrakcije i stresa. Kada se vode važni razgovori, dobra je praksa pomoći onima koji vas okružuju da sažeto komuniciraju kako biste iz njih izvukli potrebne informacije. Možda vam bude pomalo neugodno kad prvi put pokušate, ali dugoročno će vam to biti bolje i ugodnije. Bonus, uštedjet će vam sati stresa i pogrešne energije u procesu.
