"Riješite se svih papira."
Bila sam voditeljica projekata koja je radila u uredu gradonačelnika New Yorka i to je bio zadatak koji mi je bio dodijeljen. U birokratiji sa stotinama tisuća zaposlenih, tisućama procesa na papiru i ograničenim proračunom za novu tehnologiju, od mene se tražilo da napravim plan za digitalizaciju gotovo svega.
Ovo je bio zastrašujući projekt ako sam ga ikad vidio. U stvari, to je bilo pored nemogućih s obzirom na ograničenja unutar kojih sam radio. Ali nisam mogao dignuti ruke i reći ne. Imao sam posla i morao sam negdje započeti.
Eliminacija projektnog rada nije bila neuspješan uspjeh. Zapravo, bio je bliži nekvalificiranom neuspjehu. Ako danas uđete u bilo koji ured New Yorka, zasigurno ćete naći papir nagomilan na stolovima, u poštanskim sandučićima i spremnicima te reciklirati kante.
Ipak, projekt me naučio više o tome kako započeti nadmoćniji zadatak nego bilo koji uspjeh koji sam ikada imao. Evo kako sam naučio uzeti nešto naizgled nepremostivo i riješiti ga u komadima veličine ugriza.
1. Pregled stanja velike slike
New York City ima desetak odjela, od kojih svaki ima desetak odjela, od kojih svaki ima svoje interne procese. Postoji papir koji već postoji u ormarima i kutijama, a papir tek treba stvarati kada kupci i zaposlenici ispune obrasce i prijave. Bilo mi je nemoguće znati odakle ću započeti prije nego što sam pregledao sve procese stvaranja papira vani. Koji su stvorili najviše papira? Koji su se podvrgli digitalizaciji, a koji su imali složene čimbenike, poput potrebe za prihvaćanjem novca? Koji bi proizveo najveći prasak za najniži dolar?
Proveo sam solidnih nekoliko tjedana ukrašavajući svaki odjel da bih dobio osjećaj o opsegu ovog napora. Ova početna procjena može vam pomoći u definiranju vašeg opsega, kao i onoga što spada unutar i izvan njega. To vam može pomoći komunicirati s višim zadacima o širini zadatka i dobiti njihovu povratnu informaciju o onome što im je najviše stalo. I pomaže vam u navigaciji do logičnog polazišta.
2. Pronađite primjer uspjeha na manjoj skali
U slučaju uklanjanja projektnog papira, Zdravstveni odjel nedavno je pokrenuo projekt smanjenja papira potaknut premještanjem ureda. Nisu htjeli ponijeti sa sobom sve svoje papirnate zapise ako nisu morali, ali nisu znali koje odnijeti i koje iza sebe. Stoga su implementirali višefazni projekt: Definirajte što zakonski treba zadržati, uništiti ono što nije, i skenirati sve za što nije potrebna papirnata kopija. Uveli su tehnologiju i osoblje kako bi se to dogodilo i imali su rezultata za to.
Jedna veličina ne odgovara uvijek svim, a nova razmatranja nastaju kada povećate razmjere određenog projekta. Ali primjer uspjeha ne samo da nudi provjerene metode za postizanje istog cilja koji ste i vi koji želite postići, već vam može omogućiti i da učite od neuspjeha drugih. Pruža model koji možete koristiti kao početnu točku. Možda ćete je trebati izmijeniti, proširiti ili prilagoditi vlastitim ciljevima, ali lakše je reagirati na nešto nego započeti s potpuno praznog platna.
3. Prepoznajte malo viseće voće
Da, „voće s niskim viskom“ sigurno se negdje nalazi na popisu pretjerano korištenog uredskog žargona, pa nazovimo ga onim što jest: jednostavne stvari. Ono što najmanje košta i treba najmanje vremena. U slučaju uklanjanja projektnog papira, to je značilo stvari poput uklanjanja zastarjelih papira, izrade jednostavnih internetskih obrazaca i odlaganja zapisa davno prije njihovih datuma isteka.
Postoji nekoliko razloga za početak s jednostavnim stvarima. Prvo, to vam daje ureze na pojasu. Taj osjećaj kretanja prema naprijed, koliko god mogao biti minimalan, bitna je psihološka pobjeda. To vam daje zamah, gorivo za još izazovniji posao. I drugo, omogućava vam da pokažete napredak dionicima na projektu, generirajući vjeru u svoju sposobnost postizanja budućih faza rada.
4. Izložite svoje najveće prepreke
Čak i dok otkidate male uspjehe, važno je preuzeti taj osjećaj nemoguće nadmoćnog izazova i razbiti ga u konkretne prepreke. Bez da ih imenujemo, mnogo je teže razviti strategije za njihovo prevladavanje. U svijetu uklanjanja papira jedna je prepreka bila složenost prikupljanja podataka unesenih u internetski obrazac, a druga je udovoljavanje zakonskim zahtjevima za elektronički potpis.
Postavljanje ovih prepreka moglo bi dovesti do otkrića da uočena prepreka nije tako veliki izazov kao što ste prvobitno pretpostavili. To bi moglo, alternativno, dovesti do velikog zastoja u prometu za koji ste prethodno smatrali da je manje bitan. Znajući kakve su prepreke rano, spriječit će vas da zaslijepite kad ste već u koljenu. Također vam može pomoći da organizirate resurse koji će vam trebati za rješavanje, bilo da se radi o političkoj podršci, financiranju ili stručnom vodstvu.
5. Prestanak rada
Kineski filozof Lao Tzu čuveno je rekao, "putovanje od tisuću milja započinje jednim korakom." Također je istina da se put od tisuću milja sastoji od četiri manja putovanja od 250 milja, ili 10 putovanja od 100 milja. Razbijanje vašeg zastrašujućeg projekta u upravljive faze čini ga mnogo manje zastrašujućim. I daje vam realne privremene prekretnice kojima treba težiti između prvog i izvedenog koraka.
Pokušavajući digitalizirati procese temeljene na papiru u vladi New Yorka, bilo je nekoliko mogućnosti za postepeno ukidanje rada. Jedan od pristupa bio je rješavanje određenog broja odjela istovremeno. Prvo je trebalo odrediti koji papir se može eliminirati, nastaviti primjenom tehnologije za digitalizaciju te na kraju obukom osoblja i oglašavanjem nove tehnologije kupcima. Najlogičniji način postupnog ukidanja prevelike količine posla razlikuje se ovisno o prirodi samog djela, ali uvijek se vrijedi pozabaviti prije nego što uđete previše duboko.
6. Postavite očekivanja
Što god učinite, nemojte pretjerano obećavati ono što niste sigurni da možete isporučiti. Pitajte što vam je potrebno da se to dogodi. A ako to ne možete dobiti - bilo da se radi o ljudima, novcu ili tehnologiji - objasnite načine koji mogu utjecati na vašu vremensku traku. Ponekad će rukovoditelj nešto zatražiti bez nungiranog razumijevanja rada potrebnog za njegovo postizanje, ali nakon što sastavite svoju procjenu i utvrdite prepreke, u stanju ste priopćiti ovu nijansu.
Odmahivanje glavom i trčanje u drugom smjeru uobičajena je, a ponekad i opravdana, reakcija na najsnažnije projekte. Ali zajamčeno je da vas nema nigdje. Čak i najzahtjevniji zadatak može se uskladiti s pravim izgledima, čvrstim razumijevanjem predstojećeg rada i nizom realnih i ostvarivih koraka za provjeru na vašem putu.
