Kako raste količina e-pošte koju šaljemo i primamo, pojavljuje se novi problem: pronalaženje određene poruke - ili određenog podatka - u vašoj ogromnoj arhivi.
Srećom, uz nekoliko unaprijed osmišljenih pritisaka na tipke i nešto naprednog know-how-a za pretraživanje, lakše možete nego ikad dosad dohvatiti potrebne podatke iz e-pošte.
Trik 1: Napišite sada da biste ga pronašli kasnije
Jedna od stvari koje radim prije slanja e-pošte jest čitanje radi pretraživanja. Razmišljam o onome što bih tražio da kasnije pronađem ovu e-poštu i provjerim jesu li te riječi u e-pošti.
U većini slučajeva ništa ne mijenjam, ali s vremena na vrijeme otkrijem da sam upisala „partnerstvo o kojem smo jutros razgovarali“, umjesto „Mashable partnerstvo o kojem smo jutros razgovarali“ ili „Bilješke o sastanku sa Jack "umjesto" Bilješke o susretu s Jackom Smithom iz Amazona ". Kada u budućnosti pretražujem ovu nit, znam da ću pretraživati" Mashable "ili" Jack Smith Amazon ", a bez tih brzih ispravki, ne bih pronašli smo stvar.
Trik 2: Koristite naljepnice i mape
Ako ste korisnik Gmail-a, možete upotrijebiti naljepnice - ili možda želite sve arhivirati u jedan veliki ocean e-pošte. Smatram da je najbolji razlog za razmatranje upotrebe naljepnica potraga.
Na primjer: Moja suosnivačica Kathryn i ja relativno često pišem o gradu Chicagu. Neki od e-mailova povezani su s našom prodajnom ekspanzijom u gradu, a drugi su u potpunosti nepovezani (poput konferencije koja se tamo održava ili kandidata koji ima sjedište). Mogućnost pretraživanja „Kathryn Chicago“ pod oznakom „Sales“ pomoći će mi da brzo pronađem ono što tražim nego da pretražim sve svoje e-poruke za tim istim upitom.
Isto vrijedi i za mape u drugim klijentima e-pošte, poput Outlooka. Ako budete mogli pretraživati ograničeniji niz e-poruka, lakše ćete pronaći ono što tražite.
Trik 3: Znajte svoje naredbe za pretraživanje e-pošte
Na kraju, znajte svoje mogućnosti pretraživanja. Razlika između pretraživanja e-poruka koje sadrže „Kathryn“ bilo gdje u tijelu, nasuprot e-porukama koje je Kathryn poslala u Kathryn ili s „Kathryn“ u naslovnoj liniji je prilično značajna. Za Gmail su to najbolje naredbe za pretraživanje koje treba znati:
-
Za traženje e-poruka određenoj osobi ili od nje: na: XYZ i od: XYZ
Savjet stručnjaka: Za obje ove naredbe možete birati između adrese e-pošte, imena ili prezimena, npr. S adrese: [email protected], iz: jane, od: smith. Ako netko ima više adresa e-pošte, unošenje njegovog imena ili prezimena donijet će rezultate svih njih. -
Za traženje e-pošte s određenim riječima u retku predmeta: predmet: XYZ
Savjet savjeta: Ako želite potražiti frazu, obavezno je stavite u navodnike. Tema: NYC putnici će tražiti e-poštu s natpisom "NYC" u naslovnoj liniji, a "putovanje" negdje u tijelu - umjesto toga vam je potreban predmet: "NYC putovanje". -
Za traženje e-pošte s prilogom: has: attachment.
Savjet stručnjaka: Možete tražiti određene vrste datoteka koristeći naziv datoteke: doc, naziv datoteke: ppt i tako dalje. -
Za traženje e-pošte s određenom oznakom: label: XYZ
Savjet savjeta: Ako kliknete na oznaku na Gmailu, to će se već dodati na traku za pretraživanje, tako da je možete koristiti kao početnu točku za svoje pretraživanje. -
Da biste suzili pretraživanje na e-poštu koja su pročitana ili nepročitana: je: nepročitano ili je: pročitano
Za više, pogledajte sjajne primjere ovih naredbi za pretraživanje Digital Inspiration na djelu.
Koristite li neke druge trikove kako biste zadržali pretraživanje e-pošte?
