E-pošta: Pronalazi svoj put u svakom kutku našeg života. Osobni e-mail. Radna e-pošta. Školska adresa e-pošte. Drugi osobni e-mail (za neželjenu poštu). Poslovni svijet je vodeći pokretač e-pošte, generira više od 108 milijardi e-poruka dnevno.
S dominacijom e-pošte u vašim razgovorima u svim aspektima vašeg života, posebno u profesionalnom životu, svakodnevno ćete slati puno zahtjeva. Od zamolbe nekoga iz računovodstva da vodi izvještaj za vas do toga da se molite s nekim drugim u grafičkom dizajnu kako bi vam pomogao u oblikovanju prijedloga, vjerojatno šaljete puno e-mailova tražeći usluge.
No, ako vaš zahtjev nije osobno, primatelj postaje previše jednostavno da ignorira vašu poruku dok ne nestane u zaboravljenoj pošti - ili, još gore, izbrišite je u potpunosti.
Pa kad vam je potrebna usluga, kako napisati e-poštu koja će dobiti odgovor? Kratki odgovor glasi: pažljivo. Evo nekoliko uputa koje će vam pomoći da napravite poruku koja će zapravo privući pažnju vašeg čitatelja - i odgovor koji vam je potreban.
Koristite liniju predmeta prema svojoj prednosti
Prvo stvari: Predmetna linija postoji s razlogom. Pomoću njega jasno obavijestite primatelja zašto ste upravo dodali još jednu poruku e-pošte u svoju mapu i odmah ćete povećati šanse da će je on ili ona zapravo otvoriti.
Nejasna tema (poput „Imate pitanje“) nije od pomoći i može biti iritantna - i ne želite da netko otvara vašu e-poštu u razdraženom stanju uma kada vam nešto treba. Umjesto toga, poštujte vrijeme svog primatelja i obavijestite ga konkretno zašto ste poslali komunikaciju. Na primjer: "Trebate pregled, prilagodbe brošure programa."
Trebate pomoć da napišete sjajnu temu? Pogledajte ove savjete.
Pozdravite svog čitatelja prije nego što napravite zahtjev
Često dobivam e-mailove od studenata koji odmah pokreću zahtjev, zahtjev ili pitanje bez da se trudim da prvo kažem: "Dobro jutro" ili čak jednostavno, "Bok." zahtjeva, pa ni to nemojte činiti e-poštom.
Ne morate se upuštati u dugački niz ugodnih činjenica, ali ne smeta vam upasti u nešto osobno prije nego što pokrenete svoj zahtjev: "Bok Randi! Kako je bilo 10K ovog vikenda? Pomislio sam na vas u subotu i poslao vam dobre vibracije. "Ili:" Dobro jutro, Jacob. Kako si proveo vikend? Bilo je sjajno vrijeme u vrtu - nadam se da ste uspjeli iskoristiti sve! "
Te su pozdrave kratke i jednostavne, ali pokazuju lijepu razinu istinskog zanimanja primatelja. Sjećate se što sam ranije govorio o tome da ne želite da vas čitatelj iritira prilikom otvaranja adrese e-pošte? Teško je biti neugodan s nekim tko komentira ili postavi pitanje o nečemu što vam je važno. Vaš primatelj je, na kraju krajeva, čovjek s osjećajima i interesima izvan ureda. Ponekad je najbolji način da se povežete s nekom osobom i povežete je sa nečim.
Sjetite se onoga što ste naučili na nastavi engleskog jezika
Ako je vaš zahtjev hitan, može biti primamljivo otpustiti e-poštu u žurbi s kraticama u obliku teksta, žurno napisanim rečenicama i raskalašenim odlomcima lišenim smislenih interpunkcijskih znakova. Ako se nađete u ovom stanju, stanite. Duboko udahnite. Kada tražite pomoć, posljednje što želite učiniti je da netko teško shvati vaš zahtjev. Ako vaš primatelj ne može shvatiti vašu e-poštu, samo ste naštetili šansama da dobijete pomoć koja vam je potrebna.
Na primjer, beznačajan odlomak bez odgovarajućih zareza prisilit će čitatelja da čita i ponovno čita odjeljke kako bi bio siguran da on ili on razumije što pokušavate komunicirati. To vam oduzima dodatno vrijeme i može biti vrlo frustrirajuće - dvije stvari koje želite izbjeći. Popravak je jednostavan: Napišite cjelovite rečenice. Razdijelite duge odlomke na manje odlomke. Koristite zareze na odgovarajući način.
I posljednji interpunkcijski savjet: Ako sklon završite rečenice nizom uskličnika, prestanite. Ako ne najavite da je vaš tim upravo osvojio bajlijunski ugovor, za vašu rečenicu nije potreban niz uskličnika.
Ne piši roman
Da, prilikom slanja zahtjeva e-poštom, trebate malo precizno uključiti pozdrav, cjelovite rečenice i odgovarajuću interpunkciju. Ali potpuno je moguće te stvari izvršiti i podnijeti svoj zahtjev u samo nekoliko rečenica, a ne u nekoliko odlomaka.
Neki stručnjaci za karijeru sugeriraju da e-adrese trebaju biti pet rečenica ili manje. Postoji čak i alat koji vam može pomoći da ograničite svoju e-poštu na broj rečenice po vašem izboru.
Ovisno o složenosti vašeg zahtjeva, možda se nećete uvijek moći držati prijedloga od pet rečenica, ali trebali biste napisati svoj prvi nacrt, a zatim razmislite možete li izrezati bilo koji materijal kako biste ga lakše čitali. Zatim pogledajte krajnji proizvod i zapitajte se je li zahtjev jasan ili će se učinkovitije odgovoriti telefonom ili osobno.
Na primjer:
Vidjeti? Polirano, ali do točke. Umjesto da piše paragrafe o razlozima zbog kojih bi Randi bila idealan kandidat, autorica je dala jasno i sažeto objašnjenje što želi, nakon čega je uslijedila zahtjev da se o tome dalje raspravlja.
Ne šaljite e-poštu
Znam - samo ste pročitali cijeli stupac o kreiranju učinkovitog „pitaj“ e-poštom, a sada vam kažem da ne hitite poslati. Koji je dogovor?
Upisivanje e-pošte nije uzaludno. Ponekad unos i uređivanje zahtjeva može vam pomoći da razmislite o svojoj poruci tako da vam je jasno što želite pitati, kako ćete podržati svoj zahtjev i kako možete odgovoriti na pitanja ili nedoumice koje proizlaze iz zahtjeva. To vam može biti dragocjena vježba za pripremanje za traženje licem u lice.
Neki su zahtjevi u potpunosti prikladni e-poštom. Međutim, ako imate važan zahtjev i izravan pristup osobi koja vam može pomoći, zapitajte se bi li lični razgovor bio korisniji od elektroničkog zahtjeva. Nema konteksta, tona glasa, izraza lica ili emocija putem e-pošte. Ponekad, sjedeći nasuprot nekoj osobi i dopuštajući mu da vidi vašu izvornost, osjećaje, osmijeh ili zabrinutost - znate, stvari koje vas čine ljudskim - vašu poruku mogu prodati daleko bolje od većine promišljeno izrađenih (ali lišenih -iz čovječnosti) e-pošta.
Za zapisnik, nisam anti-tehnologija. Pišem puno poruka e-pošte i provodim previše vremena jureći zečeve putem Twittera. Ali ako stvarno trebam nečiji doplatak ili pomoć, vjerujem da mogu i trebam se potruditi da uzmem telefon ili odem do njegova ureda da objasnim što želim i zašto mislim da mi ta osoba može pomoći.
Čuvajte svoj zahtjev sažetim, do kraja i poliranim - bilo elektronskim putem ili licem u lice - i imat ćete puno bolje šanse za pomoć koja vam je potrebna.
