Ako ste korisnik društvenih medija, vjerojatno vam nije nepoznanica ideja o zakazivanju poruka koje će biti poslane kasnije. Godinama se vrte alati koji vam omogućuju to; samo ima smisla moći pisati postove kada to želite, ali objavljivati ih kada to ima najviše smisla za vaše čitatelje.
Ali da li ste se ikad zapitali zašto nismo u mogućnosti zakazati poruke na komunikacijskom alatu koji koristimo čak i više nego na društvenim medijima; stvar na koju trošimo više od dva i pol sata dnevno; platforma koja upravlja suvremenim poslovnim svijetom? Govorim o e-pošti, a tu sam da vam kažem da ako nikad niste razmišljali o tome kako zakazivanje e-pošte može poboljšati vaš život (i karijeru), trebali biste.
Mi u The Muse već duže vrijeme koristimo (čitajte: opsjednuti) alat za planiranje e-pošte Boomerang za Gmail. Otkrili smo da nam ne samo što pomaže u boljem upravljanju pristiglom poštom, već da nam je zapravo pomogao u poboljšanju komunikacije i poboljšanju karijere.
Ne vjerujete nam? Evo nekoliko pametnih načina korištenja ovog alata.
Nikad ne zaboravite ponovo slijediti
Recimo da ste upravo napustili intervju i znate da trebate poslati hitnu zahvalnicu e-poštom osobama s kojima ste razgovarali. Ne želite ga odmah poslati - jer bi to izgledalo pomalo nestrpljivo -, ali također ne želite ući u svoj dan i zaboraviti ga poslati za nekoliko sati.
Sjednite i sada napišite e-poštu, ali zakažite je za dva ili tri sata. Možete nastaviti sa svojim danom znajući da će impresivna zahvalnost napomenuti pravo vrijeme nakon intervjua.
Ovo djeluje za bilo koju vrstu praćenja. Recite da vas netko pita da se obratite za nekoliko tjedana nakon što se otvori njegov raspored - umjesto da se do tada ta poruka zadrži u vašem umu (i u inboxu) ili da jednostavno zaboravite slijediti, napišite poruku sada i zakažite je za tri tjedna van.
Možete čak zakazati stvari tako da se vrate na vrh pristigle pošte ako vam netko nije odgovorio - olakšavalo vam je sjećanje da provjerite kad drugi nisu kontaktirali.
Obavezno pročitajte važne poruke
Ljudi, posebno uspješni, obično ne sjede čitav dan u pristigle pošte i čitaju nove poruke dok dolaze. Dakle, ako ne želite da se vaša poruka zakopa u sve dolazne poruke e-pošte, najbolje je da je pošaljete strateški je to tako da se nalazi pri vrhu mape pristigle pošte kad sjednu da se bave time.
Na primjer, podaci su pokazali da većina ljudi želi odgovarati na e-poruke prije nego što uđu u ured ujutro i za vrijeme ručka. Dakle, ako većinu svojih e-poruka napišete na kraju radnog dana (ili kasnije te večeri ispred televizora uz čašu vina), njihovo slanje u tom trenutku neće im privući pažnju koju zaslužuju, pa zakažite ih za idealnije vrijeme sljedeći dan. Možete čak i odrediti koji dan dolazi - razmislite o rasporedu stvari za srijedu, kada je opseg prometa e-pošte uglavnom manji, tako da ćete imati manje konkurencije.
U najmanju ruku, ovaj vam trik može pomoći da izgledate super u igri. Volite raditi do kasno u noć, ali ne želite li da vaš šef ili klijenti misle da gori ulje za ponoć? Sljedeće jutro zakažite e-poštu da bi izgledalo kao da ste već spremni za rad.
Dobijte informacije tačno kad vam trebaju
Boomerang vam ne omogućuje samo zakazivanje e-mailova drugim ljudima, već vam omogućuje da ih i sami zakažete.
To znači, umjesto da stvari ostavite u pretrpanoj pošti dok ne dođe pravo vrijeme da se s njima pozabavite - ili ako budete trebali pretraživati poštu kada vam je potreban podatak - samo zakazajte da stigne na vrh pristigle pošte točno kada treba mi vrhunski um.
Dakle, ako imate e-poštu punu podataka za sastanak sljedeći tjedan? Zakažite je tako da dođete na vrh mape pristigle pošte 20 minuta unaprijed, tako da tada možete prijeći preko nje. Je li vam netko postavio pitanje na koje ne možete odgovoriti dok sutra ne razgovarate sa šefom? Neka vam se vrati sutra popodne - kad se zapravo možete nositi s tim.
Ostanite u kontaktu sa svojom mrežom
Jedan od najtežih dijelova izgradnje dobrih profesionalnih odnosa je sjećanje ostati u kontaktu u redovitim intervalima. Možete upotrijebiti taj isti trik da problem uklonite u pupoljak!
Sljedeći put kad pošaljete kontakt e-poštom da biste je prijavili ili joj snimili poruku u kojoj joj se zahvalila što je dobila kavu neki dan s vama, Boomerang će se vratiti na vrh mape pristigle pošte za mjesec ili dva, kada se želite uvjeriti da opet dodirnite bazu s njom. Svoje odnose ćete neprestano razvijati - a da ne morate pokušavati pratiti kada biste trebali krenuti u kontakt.
Ostanite na vrhu svojih ciljeva
Ovo je zabavan način korištenja ovog alata - napišite poruku budućnosti vama i zakažite ga za tri mjeseca, godinu dana, kad god se osjećate kao najdragocjeniji. Zacrtajte gdje želite biti u to vrijeme kako biste vam pomogli da pregledate svoje ciljeve, vidite koliko ste stigli i procijenite područja u kojima još trebate poboljšati.
Ako imate profesionalnu verziju usluge, možete čak zakazati ponavljajuće poruke - što znači da biste mogli sebi poslati tjedni ili mjesečni podsjetnik da odvojite malo vremena za samostalno razmišljanje i razmišljanje o velikoj karijeri. Ili možete samo poslati tjedne motivacijske citate ili potvrde kako biste nastavili dalje.
Ovo je tek početak - postoji toliko načina da vam zakazivanje e-pošte može pomoći. Isprobajte Boomerang još danas i Tweet @erinacelous mi recite kako ćete koristiti alat!
