Kao član Gen Y, nadamo se da već znate najvažnija pravila etiketa e-pošte: Budite kratki i slatki i nemojte stavljati ništa u e-poštu koja ne biste željeli proslijediti svojoj baki, šefu, ili vaš značajan drugi.
Ali ponekad, najljepši dio pisanja e-pošte uopšte nije sadržaj - to je kako započeti i završiti. Pogotovo na radnom mjestu, nije uvijek jednostavno poput započinjanja s "Dragi Joe" i odjave s "Hvala, Kelly."
Dakle, kada sastavljate poruku menadžeru za zapošljavanje, izvršnom direktoru ili čak šefu, evo kako osigurati da svoj najbolji cyber-stopalo napravite naprijed - od početka do kraja.
1. Od koga?
Prvo: prvo je vrijeme za povlačenje svog računa e-pošte "[email protected]". Stvarno. Nije sladak ni kreativan, neprofesionalan je. Ako koristite račun e-pošte iz bilo kojeg drugog razloga osim razgovora s prijateljima s fakulteta, poslužite se adresom koja sadrži vaše prve i posljednje inicijale ili ime i ostavite ga pri tome. Također, budite pažljivi kada koristite brojeve 0 ili 1 u svojoj adresi e-pošte; može ih biti teško razaznati velikim slovima O ili malim slovom L.
2. Izbjegavajte pozdrave Gaffes
Odabir prve riječi e-pošte je jednostavan - “dragi” ili “zdravo”, oboje djeluju u gotovo svakoj situaciji. Ali, nakon toga može postati varljivo. U redovnim komunikacijama na radnom mjestu obično se obraća osobi s njezinim imenom i upotrebom naslova može izgledati pretjerano formalno, zaluđeno ili maloljetno.
Ali postoje i iznimke: neki izvršitelji na gornjoj razini preferiraju „gospodine“ ili „gospođice“ pa vrijedi čuvati uho da bi čuli kako se drugi ljudi normalno obraćaju njemu ili njoj. I sigurna je oklada kada se prvi put susrećete s liječnikom ili profesorom za kojeg bi radije da im se obraća kao „Dr.“
Prilikom slanja e-pošte za traženje posla najbolje je koristiti naslove. Ali ako ne znate spol osobe s kojom kontaktirate, ne pogađajte - idite samo s imenom. Da, Christina "Chris" Brown mogla bi vam oprostiti što ste je nazvali gospodinom, ali posljednja stvar koju želite učiniti je osramotiti se prije nego što uđete u srce e-pošte.
Napokon, ako nemate određeno ime primatelja (npr., Šaljete upit za posao na središnju HR adresu), jednostavan "zdravo" je sasvim dovoljan.
3. Zatvorite ljubaznošću
Možda imate svoju omiljenu liniju za zatvaranje e-pošte, ali uvijek morate uzeti u obzir vaš odnos s dopisnikom i razlog e-pošte prilikom odjave. Evo kratkog pogleda na neke najčešće korištene linije i poruke koje prenose:
Srdačan pozdrav: Ovo je univerzalno raspoloženje i 100% prikladno u većini situacija, ali može se smatrati pomalo zgusnutim ili nepoželjnim za dopisivanje s nekim koga dobro poznajete.
Srdačan pozdrav: Ova je fraza profesionalna, ali s malo topline. Uobičajeno je za manje poslovne formalne e-poruke, poput suradnika koji nešto češće rade zajedno. To se može dodatno skratiti na "Pozdravi" kada šaljete e-poštu nekome poznatom.
Najbolje: o ovom odjavi široko se raspravlja i na njega se gleda kao na sve, od iskrenog do sitnog obrasca, ovisno o filteru primatelja. To je jednostavno skraćena verzija „Srdačan pozdrav“ i može konotirati pozitivne osjećaje. Ali, to se također može pogrešno tumačiti kao neistinito ako nemate prethodni međusobni odnos s osobom s kojom šaljete e-poštu.
S poštovanjem: Ovo je službeno slanje koje je prikladno za slanje e-pošte izvršnom direktoru, predsjedniku odbora ili izvršnom direktoru tvrtke na visokoj razini.
Fondly: Ovo je definitivno socijalno zatvaranje, a ne profesionalno. Šalje poruku ljubaznosti i istinskog interesovanja - ali s onom razinom poznatosti koja se najbolje drži izvan profesionalne prepiske.
Srdačan pozdrav: Ovo je formalnija verzija „simpatično“, ali još uvijek je najprikladnija za društvenu e-poštu.
Svojim uistinu: Često se smatra poprilično zamršenim za e-poštu, ovo zatvaranje može se najbolje koristiti za formalniju prepisku kao što je tiskano pismo.
4. Učinite svoj potpis korisnim
Provjerite jesu li u retku potpisa uključeni osnovni podaci: vaše puno ime, naziv, naziv tvrtke i kontaktni podaci, uključujući telefonske brojeve i e-poštu. Logotip tvrtke također može biti estetski ugodan dodatak.
Kad šaljete e-poruke povezane s pretraživanjem posla, koristite svoje ime i podatke za kontakt. Iako budite dobro razmislite koje podatke o kontaktu dajete - ako ne želite da potencijalni poslodavci nazovite liniju na kojoj recepcionar ponekad pokupi, onda nemojte davati taj broj. A ako Facebook, Twitter i LinkedIn profesionalno koristite, u redu je i te podatke uključiti.
Ponekad ćete vidjeti e-poštu kao što su citati ili duhovite strane kao dio potpisa - ali nastavite s oprezom prije nego što počnete misliti da vaše potrebe trebaju ovu vrstu nadogradnje. Poslovne e-adrese moraju sadržavati upravo to: posao. Vaš potpis nije mjesto za isticanje vaših osobnih uvjerenja ili interesa.
Kad idete da napravite e-poštu, budite sigurni da obratite onoliko pozornosti na liniju za otvaranje i zatvaranje kao i ostatak vašeg sadržaja. Nemojte dopustiti da izbjeljivanje pakiranja iznervira ili ometa primatelja prije nego što on ili ona stignu do najvažnijeg dijela vaše e-pošte - poruke.
