Podnošenje izvješća o troškovima nalazi se tamo s korijenskim kanalima na mojoj ljestvici zabave. Unatoč činjenici da mi tvrtka legitimno duguje dobar novac, gotovo uvijek se bojim da moram podnijeti te izvještaje.
To vjerojatno ima svoje korijene u mom prvom poslu izvan fakulteta, kada sam od šefa pitao za neke upute o tome koji su troškovi prikladni za predstojeće poslovno putovanje. Jednostavno je rekla: "Upotrijebite svoj najbolji sud."
Hm, hvala. S obzirom da nikad nisam bio na poslovnom putu, imao sam osjećaj da se moja najbolja prosudba vjerojatno razlikuje od njezine.
Ali, mislim da je to bila stvar. Kad sam postao menadžer i moji zaposlenici su mi postavili isto pitanje, našao sam se na isti neodređeni odgovor. Htjela sam testirati svoje osoblje kako bih vidjela kako se ponašaju bez nadzora - ako prođu divljački i pokupe stotine dolara na pijaci jedne noći, mogla bih dovesti u pitanje njihove vještine donošenja odluka (i da, mogla bih ih prenijeti i za promocija umjesto osobe koja je razumno rješavala izazov).
Moral priče? Kad vam šef kaže "Koristite svoje najbolje prosuđivanje" kada kompaniju trošite na novac, ona to znači. Način na koji podnosite svoje troškove reći će puno o vama kao zaposleniku, a može utjecati i na vašu reputaciju kod šefa.
Srećom, razvio sam nekoliko trikova tijekom godina - i oni će vam dobro doći da se provjerim kada vršim povišice.
Gledaj i uči
Najbolji način da procijenite koliko biste trebali potrošiti je gledati svoje iskusnije kolege. Vrlo je vjerojatno da ćete jesti, piti i boraviti na istim mjestima, tako da ćete imati puno šansi da odugovlačite i vidite što prvo rade.
Evo primjera: Kada zajedno sa kolegama krenete na večeru, pustite da prvo naručite sve ostale i obratite pažnju na cijenu narudžbe svake osobe. Kad vam dođe red, provjerite je li vaš izbor najjeftiniji ili u istom rasponu kao i narudžbe s nižim cijenama u grupi. Ne, to samo zato što vaš šef naručuje filet mignon, ne znači nužno i da ga morate slijediti. Ali kad svi putnici veterani naruče Cobbove salate, slijedite njihove napore i vaš šef nikada neće dovoditi u pitanje cijenu vašeg obroka.
A što ako na vašem putovanju neće biti niko drugi? Pokušajte prethodno napraviti neko istraživanje. Pitajte druge kolege stvari poput "Krenuo sam u Chicago - možete li predložiti nekoliko mjesta za jelo?" Saznajte gdje ostatak tima obično dolazi, a imat ćete nekoliko mjesta za koja znate da su sigurna za potrošnju.
Ne budi pohlepan
To se vjerojatno čini očiglednim, ali mogu vam reći iz iskustva, lako je osjetiti kao da možete malo živjeti kad vam ured doleti, plaća vaš hotel i šalje vas na fantastične večere s klijentima. Iako ćete možda vidjeti kako to rade i drugi ljudi jer znaju da će ih netko drugi pokupiti, bolje je kladiti da potrošnju svedete na minimum kad god je to moguće.
Pravilo: Ako ga ne biste kupili vlastitim novcem, ne trošite ga. Čaša vina uz večeru? Fino. Čaša vina, plus tri koktela, nekoliko aplikacija i desert? "Potrebu" za tim neće biti lako opravdati.
Ne budite jeftini
Čini se razumnim da ne biste trebali pretjerati s troškovima tvrtke - ali što je s manje skupim predmetima? Možete li potrošiti svoju jutarnju latte i bagel tijekom putovanja na posao? Tehnički, sigurno, možete tražiti od svoje tvrtke da vam nadoknadi 4, 67 USD koji ste platili za malu kavu i bagel, ali garantiram da nećete osvojiti bodove kada vaš šef to vidi u vašem detaljnom izvješću.
Na primjer, jedan sam zaposlenik podnio izvještaj o troškovima za parkiranje u iznosu od 1 USD sa sastanka klijenta. Šalite li me? Vratila sam joj dolar, ali od tada sam se uvijek osjećala kao da pokušava pobjeći od kompanije zbog svega što je mogla.
Da, vaša tvrtka treba platiti razumne troškove kada ste vani i kada želite zastupati tvrtku, ali nizak i smanjeni troškovi učinit će vas da izgledate neprofesionalno i nezrelo, da ne spominjemo mizerno. Evo dobrog pokusa: Ako se radi o nečemu što obično kupujete sebi u redovnom radnom danu, nemojte ga trošiti (ali zadržite svoje primitke, u suprotnoj šansi, šef vam nudi da plati i sitnice).
Uvijek tražite potvrde
Na toj bilješci, uz zadržavanje potrošnje u razumnim granicama, čuvanje primanja najvažnije je zapamtiti kada ste na dužnosti izvan ureda. Ne mogu ni izračunati koliko puta sam zaposlenicima podnio izvješća o izdacima bez ikakvih dokaza o izdacima. Bez obzira koliko mislite da vam se šef vjeruje, ona ne može samo prihvatiti vašu riječ zbog toga što ste potrošili 256 dolara na vašem posljednjem poslovnom putovanju.
Kad sam pitao jednog zaposlenika zašto ne uključuje svoje primitke za relativno mali trošak - jedan koji bih u potpunosti odobrio - priznala je da se brine da možda neću odobriti robu, pa je jednostavno „zaboravila” tražiti potvrdu. Bila je u pravu: nisam je odobravala. Ali ne zato što sam prigovorio kupnji - jer nisam imao nikakvih dokaza da se to zapravo dogodilo.
Kratki savjet: Izvucite iz sobe sobu stacionarnu kuvertu i držite je u torbici ili aktovci. Omotajte veliku gumenu vrpcu oko novčanika da vas podsjeti da tražite potvrdu - a zatim je bacite u omotnicu čim je primite. Ako ima nešto neobično u vezi s troškovima, napišite ga na poleđini prije nego što ga predate.
Svaka tvrtka i svaki šef imaju različit pristup upravljanju troškovima, što znači da ne postoji čvrsto i brzo pravilo koje će se primjenjivati u svakoj situaciji. Ali, pridržavajte se ovih smjernica i vaš šef nikada neće imati razloga sumnjati u vašu najbolju prosudbu.
