Ponekad morate pisati oštre e-poruke.
Morate podijeliti povratne informacije s nekim u drugoj kancelariji ili se ne slagati sa dionicima ili reći nekome koga su zabrljali - a postavljanje poziva ili osobni sastanak bilo bi prekomjerno postupanje (i riskirati da situaciju učinite još većom),
Ipak, kada se najviše benigne bilješke mogu pogrešno protumačiti, ulozi su još veći kada imate nešto kritično za reći.
Kao netko tko radi na daljinu - neprestano šaljem ljudima povratne informacije. I iako sam to učinio stotine puta, ipak mi se malo jame u želucu kad pišem da nečiji rad treba puno promjena.
Ali ljudi često reagiraju mnogo pozitivnije nego što bih zamislio. Priznajem formulu koju koristim zbog koje oštre e-poruke odlaze što je moguće ljubaznije i korisnije.
Evo kako se to raščlanjuje:
Redak 1: Reci nešto prijateljski
Kada pišete uvodnu liniju (to jest), može vam biti korisno zamisliti da je to razgovor. Ako bi se netko približio vama i zaronio u njihovu točku, mogli biste biti smješteni.
Zato je redak poput Kakav je bio vaš vikend? ili se nadam da će vam se ova bilješka dobro doimati, koliko god se činilo suvišnim, što pomaže u poticanju stvari na pravu notu.
2. redak: Hvala Njemu ili njoj
Ako je primjenjivo, lijepo je primjetiti napore druge osobe. Ne želite se zaroniti u ono što su učinili krivo bez priznavanja vremena koje su potrošili na ono što su vam poslali.
Jednostavno je: Hvala vam puno na ovome.
Redak 3: Istaknite nešto pozitivno
Nitko se ne želi osjećati kao idiot (ili kao što mislite da su glupi). Dakle, iako se ne želite šetati oko grma, važno je izdvojiti vrijeme da ukažete na jačinu rada druge osobe.
Pokušajte, vidim gdje bi to moglo dovesti. Na primjer, možete reći izravnom izvještaju da možete vidjeti kako će strategija koju implementirati pomoći momčadi da bolje funkcionira. Ili možete reći kolegi da su obavili sjajan posao baveći se glavnom brigom klijenta.
Naravno, važno je ovaj komentar održati iskrenim. Trebali biste spomenuti nešto što je zapravo korisno, a ne biste trebali tako veliko pohvaliti da ostatak vaše poruke primatelja zaslijepi.
Tijelo e-pošte: prođite kroz promjene (i rezultate)
Vjerovali ili ne: Ljudi cijene kad znaju zašto ste odlučili raditi drugačije. To je kontraintuitivno (jer tko želi čuti kako su oni detaljno zabrljali?), Ali u stvarnosti pokazuje da imate visoko mišljenje o njima.
To pokazuje da se ne biste složili s njima samo zbog toga. Pored toga, pokazuje da mislite da su dovoljno pametni da učite iz povratnih informacija i ostvarite svoja očekivanja u napretku.
Da ne biste pretjerano razmišljali o onome što je pošlo po zlu, ograničite se na rečenice koje slijede format …. A ako imate više promjena, upotrijebite metke.
To izgleda ovako:
Ili:
- Vidjet ćete da smo napravili neke promjene na palubi terena, na temelju povratnih informacija vodećeg tima.
- U skladu s tim, volio bih vidjeti te promjene koje se provode kroz druge aspekte prezentacije, jer želimo da budu dosljedni.
Zadnji redak
Uvijek zavrnite s pitanjem možete li nešto pojasniti ili odgovoriti na bilo koje pitanje.
Iako me molim, obavijestite li mogu li odgovoriti na bilo koja pitanja, može se činiti očitim, ali služi u svrhu. Čitav duh vaše e-pošte čini suradljivijim.
Iznenada, kreće se od riječi: "ovdje su promjene - razdoblje" do "ovdje su promjene - da li biste me obavijestili ako bilo koja od njih nema smisla?" Pokazuje da i dalje cijenite mišljenje druge osobe.
Sve što vam preostaje je odjava - bilo koji standardni odjavljivanje (najbolje, iskreno, hvala!).
Stavljajući sve zajedno
- Primjer promjene i kako će ona dati pozitivan rezultat
- Ako je primjenjivo: primjer promjene dvije i kako će ona dati pozitivan rezultat
- Ako je primjenjivo: primjer promjene tri i kako će ona dati pozitivan rezultat
Sada kada ste sastavili doista konstruktivne povratne informacije, odvojite malo vremena za razmišljanje o svom predmetu. Možda je sve što trebate odgovoriti, ali moglo bi biti da mala promjena utječe na cijeli ton. (Jeste li znali da je „danas“ poželjnije „hitno“? Više o tome - i drugim riječima koje treba izbjegavati - ovdje.)
Neće svaka poruka koju pošaljete biti puna hvala - i to je u redu. Ako uzmete vremena da ga napišete zamišljeno, to će preći dug put.
