Većina tvrtki je upoznata s onim što se može učiniti u Microsoft Wordu i Excelu, ali razumijevanje onoga što Microsoft Access može učiniti je malo teže shvatiti. Ideja stvaranja baze podataka i nastojanja da se održavaju čini se kao nepotrebna upotreba resursa; međutim, za male poduzetnike, ovaj program može pružiti nekoliko različitih prednosti, posebno kada je riječ o upravljanju rastom i organizacijom. On pruža mnogo robusniji način za male tvrtke za praćenje podataka i projekata od programa Excel ili Word.
Pristup može potrajati više vremena za učenje od uobičajenih Microsoftovih aplikacija, ali ima i najveću dodanu vrijednost za praćenje projekata, proračuna i rasta. Svi podaci potrebni za pokretanje male tvrtke za usporedbu i analizu održavaju se u jednom programu, što olakšava pokretanje izvješća i grafikona nego u većini drugih programa. Microsoft nudi niz predložaka za pojednostavljenje procesa učenja, a korisnici mogu prilagoditi predloške dok idu. Razumijevanje osnova programa Microsoft Access može pomoći malim tvrtkama da vide punu vrijednost u svakodnevnom poslovanju.
Bonus: ako već koristite proračunsku tablicu, lako je pretvoriti Excel spreadsheet u Access bazu podataka.
Održavanje podataka o kupcu
Baza podataka programa Microsoft Access omogućuje tvrtki da prati sve potrebne informacije za svakog klijenta ili klijenta, uključujući adrese, podatke o narudžbi, fakture i plaćanja. Sve dok se baza podataka pohranjuje na mreži gdje svi zaposlenici mogu pristupiti i ažurirati, informacije mogu ostati aktualne. Budući da su informacije klijenata ključne za svaku malu tvrtku, baza podataka može (i treba) biti osigurana. Dodavanje obrasca u bazu podataka pomaže malim tvrtkama da zaposlenici unesu podatke dosljedno.
Kako se korisnici upoznaju s programom, mogu se dodati više razrađene komponente, poput kartiranja na adrese klijenata. To omogućuje zaposlenicima potvrdu adresa za nove kupce ili planiranje ruta za isporuke. Također omogućuje tvrtkama stvaranje faktura, slanje e-pošte i redovne pošte te praćenje kada i kako su plaćeni računi. Ažuriranje i spremanje podataka o klijentima u Accessu pouzdaniji je od proračunske tablice ili Word dokumenta i pojednostavljuje upravljanje tim informacijama.
Praćenje financijskih podataka
Mnoge tvrtke kupuju softver posebno za praćenje financijskih sredstava, ali za malu tvrtku, to može biti overkill; štoviše, nastoji stvoriti dodatni posao. Ne samo da se računi mogu kreirati i pratiti u bazi podataka Access, već i svi poslovni troškovi i transakcije mogu biti zabilježeni. Za tvrtke koje imaju puni Microsoft Office Suite, uključujući Outlook i Access, podsjetnici za plaćanje u programu Outlook mogu biti povezani s bazom podataka. Kada se podsjetnik pojavi, korisnici mogu izvršiti potrebna plaćanja, unijeti podatke u programu Access, a zatim zatvoriti podsjetnik.
Moguće je da je potrebno kupiti sofisticiraniji softver dok se posao povećava, a te tvrtke imaju prednost ako su svi financijski podaci pohranjeni u Accessu. Mnogi drugi programi mogu prilagoditi podatke izvezene iz Accessa, što olakšava migraciju informacija kada dođe vrijeme.
Upravljanje marketingom i prodajom
Jedan od najmanjih, ali najmoćnijih načina upotrebe pristupa jest praćenje marketinških i prodajnih informacija. S postojećim informacijama o klijentu koji su već pohranjeni u bazi podataka, lako je slati e-poštu, letke, kupone i redovnu poštu onima koji bi mogli biti zainteresirani za prodaju ili posebne ponude. Mala poduzeća mogu pratiti koliko njihova postojeća klijenta reagira na sljedeće marketinške kampanje.
Za nove klijente moguće je izraditi i pratiti cijele kampanje s jedne lokacije. To olakšava zaposlenicima da vide što je već dovršeno, što je još potrebno učiniti i što su potrebni za praćenje.
Praćenje proizvodnje i inventara
Slično praćenju klijenata, praćenje podataka o oglasnom prostoru, resursima i zalihi ključno je za bilo koju tvrtku. Pristup olakšava unos podataka o pošiljkama u skladišta i znati kada je vrijeme da naruče više od određenog proizvoda. To je osobito važno za proizvođače koji zahtijevaju niz različitih resursa za dovršenje proizvoda, kao što su dijelovi aviona ili farmaceutski sastojci.
Čak i uslužne djelatnosti moraju voditi inventar, a sve te informacije na jednom mjestu olakšavaju uvid u koja se računala dodjeljuje zaposleniku ili određuje kada se uredska oprema treba nadograditi. Bez obzira na to mogu li praćenje vozila, mobilnih uređaja, serijskih brojeva, podataka o registraciji, korisničkim dnevnicima ili životnom vijeku hardvera, male tvrtke lakše pratiti svoj hardver u programu Access.
Osim hardvera, tvrtke moraju biti u stanju pratiti softver. Od registracije i broja računala koja su dopuštena za korištenje softvera na informacije o verziji i korisniku, tvrtke moraju moći brzo i precizno povući podatke o njihovim trenutačnim konfiguracijama.
Pokretanje izvještaja i analiza
Možda najsnažniji aspekt pristupa jest korisnikova sposobnost generiranja izvješća i grafikona sa svih podataka. Sposobnost sastavljanja svega što se pohranjuje u različitim bazama podataka čini ono što Microsoft Access čini centrom za mala poduzeća. Korisnik može brzo generirati izvješće koje uspoređuje troškove resursa s trenutačnim cijenama, izradi grafikon koji prikazuje koliko je zaliha za nadolazeću marketinšku kampanju ili pokrenite analizu koja identificira koji klijenti stoje iza plaćanja.Uz malo dodatnog znanja o upitima, mala poduzeća mogu preuzeti kontrolu nad načinom prikaza podataka.
Još važnije, Microsoft Access može biti povezan s ostalim Microsoftovim proizvodima. Mala poduzeća mogu pregledati izvješće, potražiti podatke klijenata i generirati fakture u programu Word. Spajanje pošte može stvoriti pisma redovne pošte dok korisnik istodobno generira e-poštu u programu Outlook. Podatke se mogu izvesti u Excel za detaljniji pogled na pojedinosti i odatle se šalju na PowerPoint za prezentaciju. Integracija s ostalim Microsoftovim proizvodima možda je najbolji razlog upotrebe pristupa za centraliziranje svih informacija tvrtke.
