Nije uvijek lako razraditi živce kako bi delegirali posao.
Možda ćete se morati boriti protiv vlastitih sklonosti mikro upravljanja, perfekcionističkih sklonosti, odupirući se porivu da zaposlenici daju konture u 17 koraka ili bolno detaljne upute. Morat ćete se pomiriti s činjenicom da samo zato što netko radi nešto drugačije ne znači da on ili ona to rade pogrešno .
Ali što se događa kada konačni nacrt naiđe na vaš stol i to je samo loše?
Što ako je puna pogrešaka pri upisu? Što ako je izgled potpuno pogrešan ili su vaše smjernice grubo zanemarene? Što ako je vaš zaposlenik slijedio vaše smjernice, ali rezultat je i dalje neumoljiv?
Doista je primamljivo oduzeti te odgovornosti i gledati to kao potvrdu da ste cijelo vrijeme bili u pravu - nikome se ne može vjerovati, a ako želite nešto učiniti ispravno, to morate učiniti i sami!
Usporite kolut, prijatelju. Prije nego što bacite ručnik delegacije, prođite kroz ovih sedam koraka.
1. Razgovarajte s osobom (ili barem telefonom)
Reći nekome kome treba da ponovi svoj posao uvijek je malo teško, a može biti teško izraziti strpljenje, empatiju, toplinu ili humor putem e-pošte.
Ako se ne možete osobno upoznati, potražite video chat ili telefonski poziv. Na taj način možete ugoditi neugodan razgovor toplim, prijateljskim glasom.
2. Počnite s nečim što cijenite
Ako je moguće, pohvalite nešto stvarno specifično, kao što je font koji je odabrao, njegovu savršenu gramatiku ili činjenicu da je to okrenuo unaprijed, kako biste taj uspjeh mogli ponoviti u budućnosti.
Kad započnete razgovor na pozitivnoj noti, stvarate siguran prostor tako da možete isporučiti druge, manje pozitivne vijesti bez pokretanja obrane. (Samo pripazite da ste iskreni i da ne sastavljate nešto lijepo kao dio "komplimentnog sendviča.")
3. Ponovite ono što ste tražili i zašto
Zatim opišite kako rad ne odgovara vašim očekivanjima, budete li što je moguće specifičniji. "Želio bih vidjeti neke promjene" nije nimalo konstruktivno poput: "Tražim smiješniji, zanimljiviji ton, zanimljiviji uvod i sažetije rečenice."
Stoga, umjesto da kažete marketinšku prezentaciju „promašio je marku“ i ostavite to pri tome, podsjetite zaposlenika koliko je važno usredotočiti se na ciljanu publiku. Ako poruka ne stigne do njih, onda je sve naporan posao bez razloga. Zatim podijelite neke pomake koje želite vidjeti, kao što su dodatni slajdovi o utjecaju.
4. Zatražite ideje za promjene
Da li vaš zaposlenik također vidi područja za poboljšanje? Ili nije siguran kako će i gdje drugačije raditi stvari?
Iako želite dati određene povratne informacije, oduprite se želji da istaknete svako pojedino mjesto koje želite vidjeti promjene. Umjesto toga, podijelite neke konkretne prijedloge, a zatim ga zamolite da opiše koje mogućnosti vidi za poboljšanje projekta. Ovo će vam pomoći da provjerite jeste li na istoj stranici - i pomoći će mu da nauči uočiti potencijalne zablude za sebe u budućnosti.
5. Pitajte što vam se najviše čini izazovno
Od promjena koje ste od nje tražili da se učini što se čini najstrašnije ili zbunjujuće? Da li se bori s uređivanjem kopija? Razumije li softver koji treba koristiti?
Dajte joj još jednu priliku da zatraži pojašnjenje i pomoć.
6. Dajte još jedan
Prvih nekoliko puta ako delegirate, možda ćete se samo razbiti i pomisliti: „Brže je ako to učinim sam!“ I da, prvi put kada trenirate - i ispravite - nekome može biti potrebno više vremena nego da ste to učinili radite sami.
Međutim, nakon što druga osoba shvati što želite i kako to učiniti, moći ćete predati sve više i više projekata, oslobađajući vremena za posao koji stvarno volite.
7. Pogledajte drugi nacrt i pohvale, upute ili dodijelite
Što mislite o drugom pokušaju vašeg delegata? Ako je 80% puta tamo (a ovaj projekt je jedan, morat će je ponoviti) ponovite korake jedan do šest. U protivnom, podsjetite se pravila 80/20, pohvalite se njezinim poboljšanjima, spomenite dodatne smjene koje ćete dodati i sami dovršite posao.
Ako je rezultat 50 do 80% puta, podijelite to mišljenje. Zajedno, vi i vaš delegat možete odlučiti vrijedi li još jednog pokušaja, a zatim ponovno proći kroz korake jedan do šest.
Ako je rezultat i dalje manji od 50%? Jamčevinu. Vaše je vrijeme bolje potrošiti pronalazeći nekoga kome će dodijeliti taj projekt ili ga ponovo pregledati ako je to zaista zadatak vrijedan delegiranja.
Uz ovaj plan, trebali biste moći dobiti rezultate koje želite drugi put. I nadamo se da će vam ovi razgovori pružiti bolje rezultate odavde - prvi put.
